Planeacion De La Auditoria Administrativa

Planeación de la auditoria Administrativa.

El autor J. C. Burton dice: “Aun cuando ya se ha escrito sobre auditoría administrativa, hasta la fecha no se ha hecho un esfuerzo formal por construir un marco para este tipo de auditoría”. Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.

2. Establecer normas de desempeño.

3. Elaborar informes sobre auditoría administrativa.

4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.

A continuación profundizaremos en estos cuatro aspectos de acuerdo con lo que es necesario que abarquen si se desea una verdadera certeza de la efectividad de la administración.

1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.

Sobre este aspecto J. C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas: La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definición puede satisfacerla un auditor con experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la calidad de la función social, etc. Nos sigue comentando este autor que dos auditores diferentes podrían obtener de una auditoría resultados levemente distintos; pero la variación no debe exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita un correcto cuidado profesional.

La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relación con el futuro, una auditoría no puede hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. La auditoría administrativa es constructiva. La perspectiva actual de la administración está orientada básicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a la administración del presente, debe tomarse en cuenta implícitamente el futuro. De esta manera, lo que el auditor administrativo debe hacer, es medir y evaluar si la dirección está llevando a cabo adecuadamente o no su función orientada al futuro. Esto implica una auditoría de procedimientos, que constituye con toda claridad una porción de la auditoría administrativa. Parte del procedimiento de auditoría debe preocuparse por el presente, ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. Por lo tanto, la otra parte de la auditoría administrativa se centra en la elaboración de un informe final de resultados del presente, y en la evaluación de los mismos.

La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar. La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe. Una información que realmente trasmita los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor. Sin embargo, en ocasiones ocurre que el auditor sólo obtiene un éxito relativo, no porque no conozca todos los datos sino porque no dedicó el tiempo necesario ni puso todos los medios para trasmitir esos datos a la dirección superior. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor, es trasmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la administración. El texto de un informe debe ser interesante, trasmitir el mensaje de una manera objetiva y fácil de entender, y debe presentarse a la mayor brevedad posible para que la dirección pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la acción e influye bastante en la decisión que se tome.

2. Establecer normas de desempeño.

Para desarrollar una auditoría administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos.

Aunque los procedimientos por sí solos no pueden crear el control, es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la valoración de los sistemas y procedimientos que la organización ha establecido. Un primer paso para la creación de medidas de control podría consistir en identificar los diversos f actores de control administrativo dentro de la empresa.

Dentro de los seis factores internos, pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administración y la calidad de los procesos mediante los cuales se opera .El último factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo con el medio ambiente social, económico y político en el cual opera la empresa.

Por tanto se podrán ponderar funciones, determinar factores por evaluar, asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Esto nos llevará a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciación de la forma de operar de un organismo.

3. Elaborar informes de auditoría administrativa.

Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello con-viene considerar los aspectos siguientes:

Planeación del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:

• ¿Quién lo va a leer?

• ¿Qué uso va a tener?

Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:

a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:

• Portada

• Carta de presentación

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