PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

CONCEPTO DE PLANEACIÓN:

La planeación es una función o técnica administrativa dinámica, considerada como uno de los mejores métodos para preparar a una organización para los cambios continuos que se dan en el entorno tanto interno como externo.

La planeación implica el desarrollo de un programa para realizar los objetivos y metas deseados en la organización. Implica reconocer la necesidad de acción, investigando y analizando la necesidad, desarrollar una propuesta para la acción basada en la investigación y análisis, y tomar una decisión.

DEFINICIÓN:

La planeación consiste en elegir un curso de acción y decidir por anticipado qué es lo que debe hacerse, en que secuencia, cuándo y cómo.

La planeación proporciona la base para las acciones efectivas que resultan de la habilidad de los administradores para anticiparse y prepararse para los cambios que podrían afectar los objetivos empresariales. Es la base para integrar las funciones administrativas y es, en especial, necesaria para controlar las operaciones de la organización.

PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN:

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una Administración racional. Los principios son verdades fundamentales de aplicación, patrones que sirven como guía de conducta a observar en la acción administrativa. Por lo tanto, para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios.

FACTIBILIDAD. Al establecer planes es imprescindible que estos sean realmente posibles de realizarse; es decir,  que se puedan hacerse realidad.

OBJETIVIDAD. La planeación debe sustentarse en hechos reales y no en opiniones subjetivas.

PRECISIÓN. Todo plan debe elaborarse con bases exactas y concretas.

FLEXIBILIDAD. A pesar de que los planes debe ser precisos, es necesario que exista un margen de holgura, pues durante su aplicación puede surgir la necesidad de modificarlos o ajustarlos según lo exijan las circunstancias o condiciones operantes del momento.

CUANTIFICACIÓN. Los planes serán más técnicos mientras más sean cuantificados; es decir, expresados en números, estándares, cantidades, etc.

UNIDAD Y EQUILIBRIO. Independientemente de que cada plan tiene un objetivo particular o específico, todos deben integrarse en un plan general sin dejar de ser consistentes en sus propósitos.

PROCESO DE LA PLANEACIÓN:

La planeación es la fase inicial del proceso administrativo. Toda empresa requiere de ésta, como etapa preliminar para el logro de una eficiencia máxima en su acción.

La planeación es un proceso continuo y sujeto a cambios, acorde al desarrollo constante de la empresa. Para efectuar una adecuada planeación es necesario llevar a cabo una serie de actividades que son conocidas también como elementos de la planeación. Entonces, el proceso de planeación se define como:

“La serie de actividades o elementos que se deben tomar en cuenta para realizar una planeación adecuada”.

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PROPÓSITOS

OBJETIVOS

                    PROCESO                ESTRATEGIAS

                     DE LA                        POLÍTICAS

                 PLANEACIÓN                PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS

PRESUPUESTOS

MISIÓN Y VISIÓN:

Una manera de entender mejor la misión y visión, así como su relación de interdependencia, es pensar en todo lo que se da en los inicios de una empresa.

Primero, la empresa es sólo un conjunto de ideas. El origen de una empresa se basa en la creencia de que la nueva empresa puede ofrecer algún producto o servicio a ciertos clientes, en algún lugar, utilizando cierta tecnología y a un precio razonable. El dueño de una nueva empresa generalmente cree que la filosofía de su empresa producirá una imagen pública favorable, y que esta opinión sobre la empresa puede ser comunicada y ser adoptada por grupos de interés importantes.

“Cuando la serie de creencias sobre una empresa en sus inicios se plantea por escrito, el documento resultante refleja las mismas ideas básicas que apoyan las declaraciones de la misión y la visión. Conforme una empresa crece, los propietarios o gerentes descubren que es necesario revisar la serie fundamental de creencias, aunque dichas ideas originales estén reflejadas en las declaraciones revisadas de la misión y le visión”. (Fred R. David)

Muchas empresas cuentan con la declaración de su misión y su visión, pero la declaración de la visión debe establecerse primero, porque una visión definida proporciona el fundamento para plantear la declaración de la misión integral. Establecer la visión de la empresa implica responder a la pregunta “¿qué queremos llegar a ser?”.

El enunciado de la visión debe ser corto, formado de preferencia por una oración y desarrollada con la aportación y participación de tantos gerentes como sea posible.

La misión es el enunciado sobre el propósito o cometido que distingue a una empresa de otra similar, es la declaración de la “razón de ser” de una empresa. Responde a la pregunta “¿cuál es nuestro negocio?”. Definir la misión es esencial para establecer objetivos y formular estrategias con eficacia.

La misión, llamada en ocasiones credo, propósito, filosofía, creencias, principios de negocios o declaración que ”define a un negocio”, revela lo que una empresa desea ser y a quién quiere servir.

Toda empresa tiene una razón de ser, aún si la alta gerencia no ha planteado de modo consciente esta razón por escrito.

La misión debe responder a los siguientes cuestionamientos:

¿Quiénes somos?

¿Para quién lo hacemos?

¿Qué hacemos?

¿Por qué lo hacemos?

Además, debe contener las siguientes características:

• Enfocada al cliente.
• Positiva y motivadora.
• Entendible para todo el personal.

La visión consiste en redactar en lenguaje claro y objetivo  adónde quiere llegar la organización o cuál es su meta; dicho de otra manera, visión es proyectar a futuro la misión de la empresa.

Visión es la herramienta administrativa que permite, con base en los acontecimientos del presente, proyectar hacia el futuro a la organización.

Para una empresa, determinar adónde desea estar en el futuro es una tarea que en la mayoría de los casos no es fácil, ya que esto significa prácticamente tomar una radiografía de su estado actual y proyectarlo a un futuro deseado.  

La visión deberá reunir las siguientes características:

• Debe definir claramente el futuro deseado.
• Debe tener un enfoque positivo.
• Debe representar para la empresa un reto alcanzable.
• Debe ser altamente motivadora para todos los integrantes de la organización.
• Debe ser redactada en un lenguaje entendible para toda la organización y, de ser posible, tener la particularidad de que sean memorizables los elementos básicos de la misma.

La misión y la visión de cualquier organización requieren estar firmemente apoyadas por valores, ya que estos son la base para formar la cultura de trabajo, la cual a su vez constituye la disciplina esencial necesaria para guiar el éxito en cualquier organización.

Propósitos

Como se sabe, las empresas tienes propósitos o misiones. En todo sistema social las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna, y el propósito de un negocio generalmente es la producción de bienes y servicios.

Los propósitos son aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

• Se expresa genéricamente.
• Su determinación es una función reservada de mayor jerarquía.
• La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa.
• Algunos se modifican al sufrir alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social.
• Toda organización debe establecer los propósitos como base para la reformulación de un plan.
• De los principios parte la acción inicial de un organismo social.

Las características de los propósitos son:

• Básicos o trascendentales, porque constituyen el fundamento de los demás elementos.
• Genéricos o cualitativos, porque se expresan en término de número.
• Permanentes, porque están vigentes durante todo el periodo de vigencia de la organización.
• Semipermanentes porque pueden abarcar un periodo determinado.

Un propósito puede ser, por ejemplo, como Pemex, buscar petróleo, producir, refinar y vender una gran variedad de productos derivados de éste. Desde combustible hasta sustancias químicas. Otro, como el Sistema de Transporte Colectivo Metro, dar más y mejor servicio a sus usuarios en cada una de sus líneas.

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