Plan para la implementacion de una gestion de la calidad

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INTRODUCCIÓN

Publicidad y Color S.A, empresa de publicidad en vía pública, tenida una estrategia de diferenciación durante ocho años antes de focalizarse sobre la reducción de costos. El cambio entre los dos tipos de estrategia causada ineficiencia y una disminución en el volumen de negocios. La implementación de una gestión de la calidad total en esta empresa sería importante para eliminar las causas que no permiten a la empresa de lograr su éxito. Se estudiarán los antecedentes generales de la empresa y los factores críticos de éxito antes de desarrollar el plan de la implementación con el pre-diagnóstico de la empresa, la elaboración del manual de calidad y una auditoría interna. Finalmente, la institucionalización sería presente para mantener en permanente actividad la implementación con incentivos que permiten de reconocer el trabajo de los equipos de mejora continua y círculos.

1.-OBJETIVO GENERAL

Identificar los principales problemas que afectan a Publicidad y Color, relacionarlos con la ISO 9001-2008, y así, lograr un completo entendimiento y compenetración por parte de la alta directiva y de todos los otros miembros de la organización para participar activamente de los procesos y de la toma de decisiones.

2.-ANTECEDENTES GENERALES

Publicidad y Color es una empresa de publicidad que en un principio logró una posición importante en el mercado, pero en el transcurso del tiempo comenzó a tener problemas como por ejemplo la desorganización, la cual llevó a una falta de seriedad en el trabajo de los empleados. Por esta falta de seriedad, no fueron capaces de satisfacer la entrega de los productos con incumplimientos de plazos y rechazos por productos defectuosos.  Una mejor organización de trabajo fue necesaria con un enfoque basado en procesos para alcanzar más eficazmente objetivos.

Por otro lado, la empresa se focaliza en una estrategia de costos, lo cual fue perjudicial, porque dentro de sus clientes habían grandes empresas que necesitaban trabajar con una empresa de publicidad confiable, porque las gigantografías y los diversos artículos que proporcionan las empresas de publicidad son productos que necesitan ser resistentes al clima y entonces entregar buena calidad. Una empresa con una estrategia de costos va a perder a clientes importantes si los productos no son conformes a que los ellos esperan.

                  Además la empresa cuenta con un equipo de trabajo fue antiguo, el que no aceptaba ni estaba dispuesto al cambio, una de las cosas más importante en el mundo del marketing. Tener una nueva equipo, con más energía, que pueda aceptar los nuevos medios de trabajo y que tienen diversas especialidades y experiencia puede producir resultados más eficaces.  Además, el estilo de liderazgo autoritario implementado todo el tiempo en la empresa Publicidad y Color no fue eficiente ni suficiente para satisfacer los requerimientos del mercado, sino que fue necesaria la implementación de un estilo participativo para que los empleados pueden tener más libertad y entonces más motivación para cumplir un trabajo.

                Por último, Publicidad y Color trabaja con empresas, las cuales son un cliente fiel que pueden solicitar muchos productos, por lo que la empresa tiene que mejorar su antiguo enfoque y ahora dedicarse a entender y conocer a sus clientes para saber sus necesidades y expectativas, porque un cliente satisfecho es un potencial cliente fiel.

3.-FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

        Primero consideramos que un factor importante es el conocimiento del propósito de la organización, su misión, visión y objetivos, para que todos los integrantes de la empresa manejen la misma información y compartan una estructura, de esta manera adecuándose a la políticas que se implementan dentro de la organización y participando activamente.

        También creemos que un factor clave es el estilo de liderazgo, porque al mantener un estilo autoritario como el que tenía Publicidad y Color en un principio perjudicaba y desmotivaba a las personas, por eso proponemos un estilo adhocrático ,más simple, evitando la burocracia y flexible, de tal manera de evitar planes complicados y que los empleados puedan tomar decisiones rápidas, empleando mejor el tiempo y así adquiriendo el compromiso de cumplir los requisitos y mejorar continuamente

        Otro factor crítico es la CAPACITACIÓN, la cual tiene que ser constante y continua, para mejorar paulatinamente y mantener a las personas activas y motivadas, además para tener en cuenta los nuevos requerimientos del mercado y los cambios tanto en los clientes como en sus requerimientos de materiales, innovación y diversas características.

        Luego mencionaremos como factor potenciar el empowerment, es decir,  mantener a los empleados motivados y otorgándoles el poder de decidir, y así el personal actuara como si fuera propietario de la empresa y buscara satisfacer siempre al cliente.

        También es clave que exista una clara filosofía y una marcada cultura organizacional, para que la política de calidad sea comunicada y entendida por todos dentro de la organización, sin confusiones ni dudas.

        Y por último creemos que es fundamental una continua revisión de la política, los resultados y la calidad de los productos en cada etapa del proceso, no solo el resultado final, sino que cada parte del proceso para encontrar los errores desde el principio, optimizando tiempo y dinero, sin atrasar tanto los pedidos y gestionando mejor todo el proceso.

4.- DEFINICIÓN DE LAS TAREAS A REALIZAR POR FASES

4.1 PRIMERA FASE: “LA PREPARACIÓN”

         4.1.2 Primera Etapa: Pre - diagnóstico y Definición de Equipos de Trabajo. Identificar los paradigmas. Seis paradigmas que afectan a PUBLICIDAD y COLOR.

4.2 SEGUNDA FASE : “PUESTA EN MARCHA E IMPLEMENTACIÓN”

4.2.1 PRIMERA ETAPA: PROPOSICIÓN DE ORGÁNICA DEFINITIVA PARA PUBLICIDAD Y COLOR

4.2.2 CUARTA ETAPA: ELABORACIÓN DE MANUAL DE LA CALIDAD

Publicidad y Color al comenzar con una clara ventaja competitiva  se posicionó exitosamente en el mercado de la publicidad, tratando de sacar provecho de la situación y de obtener mayores cuotas de mercado cambió su estrategia a liderazgo de costo, lo cual se tomaron decisiones como: No comprar más lonas vinílicas sintéticas producidas en Alemania, cambiandolas por telas de fabricación China y despedir al personal más antiguo en la empresa y contratar mano de obra más barata, lo que provocó un sinfín de problemas para la empresa

Dada la explicación anterior a modo de resumen clasificamos a los seis paradigmas más relevantes que afectaron negativamente a Publicidad y Color estas son:

1.    Negativa del personal a los nuevos procedimientos de trabajo

2.    Problema de liderazgo y gestión de la directiva

3.    No se consideran los principios de la gestión de calidad

4.    Capacitaciones no aprovechadas por el personal

5.    Cambio en la estrategia de diferenciación a liderazgo de costo

6.    Problema de relaciones interpersonales dado por una estructura muy rígida.

Dentro de la primera etapa recomendamos la siguiente estructura orgánica:

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La cual consideramos que en el órgano de dirección deben estar ambos socios creadores de la empresa, pero que deben tener una mejor comunicación, además contar con asesoramiento laboral, para motivar a los trabajadores constantemente y darle las capacitaciones necesarias para su trabajo, luego notamos que Publicidad y Color debe tener un apoyo de una secretaria, para coordinar  reuniones y tomar los pedidos de los clientes y por ultimo contar con los departamentos esenciales para una buen funcionamiento de la empresa, estos son: Recursos Humanos el cual se fija en el reclutamiento y selección de los trabajadores,  contratación, capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la empresa, Departamento de Control, para verificar que los trabajos se están cumpliendo y no tener atrasados, Departamento de Finanzas para tener todos los libros contables bien detallados y calculados, y el Departamento de Marketing, para darle un nuevo valor a la empresa y que esta tenga nuevamente los altos estándares de calidad.

Misión:

“Empresa especializada en gigantografías que cuenta con equipos de última tecnología y así elaborar productos de alta calidad y larga duración con el fin de satisfacer las necesidades de las empresas ubicadas en Chile.

Laboralmente nos centramos en la motivación y el desempeño de nuestros colaboradores con el fin de generar un ambiente grato, con un estilo participativo y menos burocrático permitiendo trabajar eficazmente.”

Valores:

Los valores de Publicidad y Color son muy relevantes para obtener un claro juicio moral permitiendo definirse como empresa y así poder tener a un equipo de trabajo comprometido con esta, la cual guiara los valores de cada persona

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