Planeacion

PLANEACIÓN

¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?

Como dijimos en el capítulo 1, la planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo. Tiene que ver tanto con los fines (qué) como con los medios (cómo).

Objetivos de la Planeación

• Marca una dirección: saber a dónde vamos

• Reduce la incertidumbre: proveer cambios e impactos

• Reduce las redundancias: suposiciones de actividades

• Establece criterios para controlar: sin metas como saber si tuvimos éxito.

Metas

• Resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones enteras. En este contexto es sinónimo de objetivo.

• Marcan la dirección.

• Forma los criterios para medir logros.

• Son los cimientos de la planeación.

Planes

• Documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las metas, así como la asignación de recursos, calendarios y otras acciones necesarias para concretar las metas.

• Cuando los gerentes planean, establecen metas y planes.

Metas económicas se pueden cuantificar y estratégicas son mesurables.

Metas Económicas (Algunos ejemplos)

• Crecimiento de los ingresos

• Crecimiento de las ganancias

• Aumento de dividendos

• Aumentar márgenes de utilidad

• Mejorar rendimiento sobre capital invertido.

• Aumentar flujo de efectivo

• Mejorar precio de las acciones

Metas estratégicas (Algunos ejemplos)

• Mayor participación en el mercado

• Aumentar la calidad de los recursos

• Reducir los costos, en relación a la competencia

• Ampliar línea de producción

• Mejorar reputación entre los clientes

• Ser reconocido como líder en tecnología

• Ingresar o mercados internacionales

Tipos de planes

Las formas más usuales son clasificándolas por:

• Línea estratégica

• Plazo

• Especificidad

• Frecuencia (Periódicos, Únicos)

Esta clasificación no es independiente ejm: las estratégicas son de largo plazo, direccionales y permanentes.

1. Línea estratégicas

• Planes estratégicos: se aplican a toda la organización fijan sus metas generales y tratan de posicionarla en su contexto. Abarcan mayor plazo.

• Planes operativos: que especifican los detalles de cómo van avanzando.

2. Por plazo:

• Largo plazo: más de 3 años

• Corto plazo: abarca un año o menos

Los plazos se han reducido bastante. Los entornos son menos seguros, más cambiantes. Puede haber plazos intermedios.

3. Por especificidad

• Direccionales: flexibles que establecen lineamientos generales: ejm mejorar las utilidades de 5 a 10 % hay pérdida de claridad.

• Específicos: detallados, sin margen para interpretaciones. Ejm: aumentar producción en 8 % en 12 meses. Requiere claridad y precisión.

4. Frecuencia

• Permanente: continuos que encauzan las actividades que se realizan repetidamente. Comprenden políticas, reglas y procedimientos. Ejm consideraciones para lanzar un nuevo producto al mercado.

• Único: destinado a satisfacer las necesidades de una sola ocasión Ejm: consideraciones para lanzar al mercado el producto ABC.

Fijación de metas y preparación de planes

Fijación de metas

• Las metas marcan la dirección de la gerencia y forman criterios para medir logros reales.

• Tradicionalmente las metas se definen en la dirección de la empresa y seguidamente se dividen en metas parciales para cada nivel de la misma.

• Un problema de este enfoque tradicional es cuando los directores definen metas amplias y ambiguas. Ejm. Obtener suficientes utilidades. En los niveles inferiores, al hacerlas mas especificas, aplican propias interpretaciones pierde claridad y inidad.

Ejm. Tener suficientes utilidades. – Incorporar nuestra empresa en el mercado internacional.

• Independientemente del riesgo mencionado en este enfoque tradicional debe haber una jerarquía de las metas bien definida. Formando un red integrada de metas en la cual las que se logran en un nivel inferior son un medio para alcanzar los niveles superiores.

• En lugar del método tradicional de fijación de metas muchas organizaciones se adhieren a la administración por objetivos (APO) que es un sistema en el que los empleados y sus jefes determinan las metas especificas de desempeño, revisan periódicamente los avances y se distribuyen las recompensas de acuerdo a ese progreso.

La APO tiene 4 elementos

• Especificidad de las metas

• Toma de decisiones participativa

• Plazo explicito

• Retroalimentación del desempeño

Su atractivo es la motivación particular en la fijación de objetivos.

Los pasos de un programa de APO típico son:

1. Formular objetivos y estrategias generales.

2. Asignar los principales objetivos a las unidades

3. Gerentes de unidades fijan objetivos del area con sus jefes

4. Objetivo específicos se fijan con todos los miembros

5. Gerentes y empleados acuerdan planes de acción para conseguir los objetivos.

6. Se implementan los planes de acción

7. Se revisa periódicamente el progreso hacia los objetivos y se da retroalimentación.

8. El logro de objetivos se refuerza con recompensas por desempeño.

Funcionan los programas APO?

Estudios confirman que la APO mejora el desempeño y la productividad de 70 programas APOs mejoran en 68.

Es muy importante el compromiso de la dirección.

APO no siempre es eficaz cuando hay cambios ambientales. Necesita estabilidad, la ansiedad celo por cumplimiento de metas puede generar conflictos.

Características de una meta bien diseñada

1. Escritas en términos de resultados más que de acciones: el resultado es lo más importante.

2. Son mensurables cuantificables aunque su medición sea difícil. Mal ejemplo. Utilidad suficiente.

3. Señalar los plazos claramente para estar seguro de haberla alcanzado.

4. Son difíciles, pero asequibles las fáciles no motivan.

5. Se ponen por escrito. Toma tiempo, pero son visibles, tangibles.

6. Se comunican a todos los miembros de la organización. Para que todos se comprometan.

Pasos para la fijación de metas

1. Revisar la misión de la organización para que la metas sean coherentes

2. Evaluar los recursos disponibles. Para que las metas sean realistas. Ejm. Si una persona gana 50 mil/ año no puede tener una meta de inversión.

3. Determinar las metas individuales

4. Escribir las metas y comunicarlas a quienes tengan que saberlas.

5. Revise los resultados y ver si se consiguieron las metas. Se ejecutan los cambios que se requieran.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

a) Técnicas para evaluar entornos.

a. Reconocimiento del entorno

Es la revisión de grandes volúmenes de información para anticipar e interpretar los cambios del ambiente. Talvez revelen problemas/ preocupaciones que incidan en actividades actuales o planeadas.

Investigaciones continuas.

La “inteligencia de la competencia” es una actividad de reconocimiento del entorno para detectar lo que hace la competencia como lo hace y qué efecto tendrá en la organización.

No es espionaje. No roba, publicidad y materiales de promoción, informes a dependencias públicas, internet son fuentes muy accesibles.

b. Pronósticos

i. P. cuantitativos: se aplican reglas matemáticas a conjuntos de datos para predecir resultados. Se aplican cuando los gerentes tienen suficientes datos concretos.

ii. P. cualitativos: basados en el bien juicio y las opiniones de conocedores para predecir resultados. Se aplica cuando hay pocos datos precisos.

Técnicas para evaluar entornos: pronósticos

• Hay un software para pronosticar llamado CPRF (Planeamiento colaborador, pronósticos retroalimentado) cuyo uso entra en aumento.

• Ofrece a vendedores y fabricantes una forma de intercambiar datos, tendencias de ventas y planes de promoción para pronosticar la demanda. Se intercambian datos hasta llegar a un pronóstico único de consenso.

Técnicas para evaluar entornos: Benchmarking (punto de referencia)

• Consiste en investigar las mejores prácticas entre competidores para aumentar el desempeño.

• Estudios confirman que quienes practican esta técnica han aumentado productividad.

Los pasos son simples:

1. Formar equipo: identificar que se evaluara comparara en que organización.

2. Reunir datos internos y externos

3. Analizar datos para obtener diferencias/lagunas y causa de diferencias

4. Emprender plan de acción para mejorar.

Temas importantes:

• Con que se hará la comparación?

• Busca contactos para identificar practicas revolucionarias

• Podrían firmarse acuerdos, hasta con competidores, para intercambiar información.

Técnicas para asignar recursos

• Para que los gerentes puedan organizar y dirigir acciones

...