Planeacion

CONTROL INTERNO

PRINCIPIOS DE ACTIVOS FIJOS

CONTROL INTERNO

UN SISTEMA CONTABLE COMPRENDE LOS METODOS, PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS UTILIZADOS POR UNA ENTIDAD, PARA SEGUIR LA HUELLA DE LAS ACTIVIDADES FINANCIERAS Y RESUMIRLAS DE FORMA UTIL PARA QUIENES TOMAN LAS DECISIONES. EL CONTROL INTERNO ESTA DIRECTAMENTE RELACIONADO CON LA CONTABILIDAD, PUES LOS JEFES NECESITAN ESTAR SEGUROS DE QUE LA INFORMACION CONTABLE QUE RECIBEN SEA EXACTA Y CONFIABLE, LO QUE SE LOGRA A TRAVES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD.

UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EL CONJUNTO DE MEDIDAS QUE TOMA LA ORGANIZACION CON EL FIN DE:

• PROTEGER SUS RECURSOS CONTROL

EL DESPILFARRO, EL FRAUDE O EL USO INEFICIENTE.

• ASEGURAR LA EXACTITUD Y LA CONFIABILIDAD DE LOS DATOS DE LA CONTABILIDAD Y DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS.

• ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS NORMATIVAS ECONOMICAS DE LA ENTIDAD.

• EVALUAR EL DESEMPEÑO DE TODAS LAS DIVISIONES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONALES DE LA ENTIDAD. 10.1. - CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS.

1. CONTROLES ADMINISTRATIVOS.- SON LAS MEDIDAS DISEÑADAS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL Y QUE NO TIENEN RELACION DIRECTA CON LA CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS CONTABLES. EJEMPLO DE UN CONTROL ADMINISTRATIVO, ES EL REQUISITO DE QUE LOS TRABAJADORES DEBEN SER INSTRUIDOS EN LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD DE SU PUESTO DE TRABAJO, O LA DEFINICION DE QUIENES PUEDEN PASAR A DETERMINADAS AREAS DE LA EMPRESA.

2. CONTROLES CONTABLES.- SON LAS MEDIDAS QUE SE RELACIONAN DIRECTAMENTE CON LA PROTECCION DE LOS RECURSOS, TANTO MATERIALES, COMO FINANCIEROS, AUTORIZAN LAS OPERACIONES Y ASEGURAN LA EXACTITUD DE LOS REGISTROS Y LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE. EJEMPLO: LA NORMATIVA DE EFECTUAR UN CONTEO FISICO PARCIAL, MENSUAL Y SORPRESIVO DE LOS BIENES ALMACENADOS.

3. EL OBJETIVO BASICO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD ES, PROVEER LA INFORMACION FINANCIERA UTIL. EL OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO ES, MANTENER A LA ENTIDAD OPERANDO DE ACUERDO CON LOS PLANES Y POLITICAS TRAZADAS. DE HECHO, CADA SISTEMA DEPENDE DIRECTAMENTE DEL OTRO.

4. LA NECESIDAD DE UN ADECUADO CONTROL INTERNO, EXPLICA LA NATURALEZA Y LA EXISTENCIA MISMA DE MUCHOS REGISTROS, INFORMES, DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

5. EN EL PAIS, CON LA FINALIDAD DE EVITAR ACTOS MERCANTILES ILEGALES, MALVERSACIONES Y OTRAS PRACTICAS DELICTIVAS, SE HAN APROBADO NORMAS QUE EXIGEN A LAS ENTIDADES UN ADECUADO CONTROL INTERNO Y CONTIENEN PROHIBICIONES ESPECIFICAS CONTRA PRACTICAS DELICTIVAS, COMO LAS DE EFECTUAR TRUEQUES DE PRODUCTOS O SERVICIOS Y EXIGEN MANTENER REGISTROS CONTABLES CON UN DETALLE Y EXACTITUD RAZONABLES.

10.2. - MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO.

6. ESTABLECER LINEAS CLARAS DE RESPONSABILIDAD

7. ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PARA PROCESAR CADA TIPO DE TRANSACCION, (CADA UNA DEBE PASAR POR 4 ETAPAS SEPARADAS, DEBIENDO SER: AUTORIZADA, APROBADA, EJECUTADA Y REGISTRADA).

8. SUBDIVISION DE FUNCIONES: ESTE ES, QUIZAS, EL ELEMENTO MAS IMPORTANTE PARA EL LOGRO DE UN ADECUADO CONTROL INTERNO.

LA SEPARACION DE LAS TAREAS LIMITA LAS POSIBILIDADES DE FRAUDE Y MEJORA TAMBIEN, LA EXACTITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES. ESTE COMPONENTE CRUCIAL, PERO CON FRECUENCIA DESCUIDADO, DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, SE PUEDE SUBDIVIDIR EN CUATRO PARTES:

• SEPARACION DE LAS OPERACIONES DE LA CONTABILIDAD. LA FUNCION CONTABLE DEBE ESTAR TOTALMENTE SEPARADA DE LOS DEPARTAMENTOS OPERATIVOS, CON EL FIN DE PODER MANTENER REGISTROS OBJETIVOS.

• SEPARACION DE LA CUSTODIA DE LOS ACTIVOS, DE LOS REGISTROS DE ESTOS EN LA CONTABILIDAD.

• SEPARACION DE LA AUTORIZACION DE LAS OPERACIONES, DE LA CUSTODIA DE LOS ACTIVOS CORRESPONDIENTES. SIEMPRE QUE SEA POSIBLE.

• LAS RESPONSABILIDADES DEBEN ASIGNARSE, DE FORMA TAL QUE, NINGUNA PERSONA O DEPARTAMENTO MANEJE UNA TRANSACCION COMPLETA, DE PRINCIPIO A FIN.

9. REALIZAR AUDITORIAS O COMPROBACIONES INTERNAS

NO ES ECONOMICAMENTE FACTIBLE PARA LOS AUDITORES, EXAMINAR TODAS LAS OPERACIONES DE UN PERIODO, POR LO QUE HASTA UN CIERTO GRADO TIENEN QUE CONFIAR EN QUE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD PRODUZCA REGISTROS CONTABLES EXACTOS. PARA MEDIR LA CONFIABILIDAD DE LA ENTIDAD, LOS AUDITORES EVALUAN SU SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS, DETERMINAN TAMBIEN LOS PUNTOS DEBILES DEL SISTEMA Y RECOMIENDAN LAS CORRECCIONES, BRINDANDO ASI OBJETIVIDAD EN SUS INFORMES.

LAS AUDITORIAS SON INTERNAS O EXTERNAS. LOS AUDITORES INTERNOS DEBEN PRESENTAR LOS INFORMES, DIRECTAMENTE AL DIRECTOR GENERAL, DURANTE EL AÑO Y AUDITAR DIVERSOS SEGMENTOS DE LA ORGANIZACION, MIENTRAS QUE LOS AUDITORES EXTERNOS SON COMPLETAMENTE INDEPENDIENTES DE LA ENTIDAD, SIENDO EMPLEADOS DE UNA FIRMA DE CONTADORES PUBLICOS O DE UN ORGANO SUPERIOR ADMINISTRATIVO O ESTATAL QUE AUDITA LAS EMPRESAS EN CONJUNTO. LOS AUDITORES EXTERNOS DEBEN ESTAR LEGALMENTE AUTORIZADOS.

10. DISEÑO ADECUADO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

EXISTE UNA AMPLIA VARIEDAD EN LOS DOCUMENTOS Y LOS REGISTROS, DESDE DOCUMENTOS PRIMARIOS, COMO ES EL CASO DE LAS FACTURAS DE VENTAS Y LAS ORDENES DE COMPRAS, HASTA LA CONFECCION DE REGISTROS ESPECIALES Y SUBMAYORES. LOS REGISTROS Y DOCUMENTOS COMERCIALES (ORDENES DE COMPRA O DE ENTREGA, FACTURAS, INFORMES DE RECEPCION), DEBEN SER CUIDADOSAMENTE DISEÑADOS.

LOS DOCUMENTOS DEBEN ESTAR PRENUMERADOS (UNA FALLA EN EL ORDEN CONSECUTIVO ATRAE LA ATENCION HACIA EL DOCUMENTO FALTANTE).

10.3. - LAS COMPUTADORAS Y EL CONTROL INTERNO.

11. LAS COMPUTADORAS TIENEN EFECTOS TANTO POSITIVOS COMO NEGATIVOS SOBRE EL CONTROL INTERNO. DEL LADO POSITIVO, SU RAPIDEZ DE OPERACION Y ALTA CONFIABILIDAD, AUMENTAN LA EFICIENCIA DEL REGISTRO; DEL LADO NEGATIVO, LOS SISTEMAS DE COMPUTACION SON MENOS FLEXIBLES QUE LOS SISTEMAS MANUALES. LAS COMPUTADORAS PUEDEN RECIBIR INFORMACION, EN SOLO UN FORMATO PROGRAMADO, MIENTRAS QUE LOS SERES HUMANOS, PUEDEN PROCESAR LA INFORMACION AUNQUE SEA APENAS LEGIBLE.

12. EL CONTROL INTERNO EFECTIVO ES TAN IMPORTANTE EN LOS SISTEMAS DE COMPUTACION COMO LO ES EN LOS SISTEMAS MANUALES, POR LO QUE NO SE DEBE PERMITIR A LOS PROGRAMADORES, OPERAR FISICAMENTE LAS COMPUTADORAS.

13. NINGUNA PERSONA DEBE TENER UN CONTROL COMPLETO SOBRE EL DISEÑO DEL SISTEMA, LA PROGRAMACION Y LA OPERACION DE LAS MAQUINAS.

14. A LOS EFECTOS DE LOGRAR LA EFICIENCIA DEL CONTROL INTERNO, EN LOS SISTEMAS DE COMPUTACION, SE DEBERAN DICTAR, POR EL MINISTERIO DE FINANZAS Y PRECIOS, LAS REGLAS Y NORMAS CORRESPONDIENTES QUE PERMITAN REGISTRAR, CLASIFICAR Y RESUMIR EN TERMINOS MONETARIOS LAS OPERACIONES QUE ACONTECEN EN UNA ORGANIZACION ECONOMICA QUE UTILIZA DICHOS SISTEMAS.

10.4. - EL COSTO DEL CONTROL.

15. UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO QUE SEA DEMASIADO COMPLEJO PUEDE AHOGAR A LOS EMPLEADOS EN EL PAPELEO. LA EFICIENCIA Y EL CONTROL, RESULTAN DAÑADOS EN VEZ DE MEJORADOS, MIENTRAS MAS COMPLICADO ES EL SISTEMA, MAS ES EL TIEMPO Y EL COSTO MONETARIO QUE SE NECESITA PARA MANTENERLO OPERANDO. ¿ CUAN ESTRICTO DEBE SER UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO? LOS DIRECTORES TIENEN QUE TOMAR DECISIONES SENSATAS, YA QUE LAS INVERSIONES EN EL CONTROL INTERNO SE TIENEN QUE JUZGAR A LUZ DE LOS COSTOS Y BENEFICIOS QUE ESTE CONLLEVE Y APORTE.

10.5. - MEDIDAS DE CONTROL MAS GENERALIZADAS.

A CONTINUACION SE ENUMERAN ALGUNAS DE LAS MEDIDAS DE CONTROL MAS GENERALIZADAS O COMUNES PARA EL CONTROL INTERNO DE LAS OPERACIONES, DESARROLLADAS POR UNA ORGANIZACION ECONOMICA.

10.5.1. - EFECTIVO EN CAJA.

• EL EFECTIVO DEBE CUSTODIARSE EN CAJAS DE SEGURIDAD Y PROTEGERSE, EN CORRESPONDENCIA CON LA MAGNITUD DEL MISMO Y DE LAS CONDICIONES DE LA ORGANIZACION EMPRESARIAL.

• LA COMBINACION DE LA CAJA FUERTE SOLO DEBE SER POSEIDA POR EL CAJERO, MANTENIENDOSE UNA COPIA DE DICHA COMBINACION EN LA DIRECCION (EN SOBRE LACRADO) PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA. EN ESTOS CASOS DEBERA LEVANTARSE ACTA, ANTE DOS TESTIGOS QUE CERTIFIQUEN LA OPERACION EFECTUADA, Y PROCEDER AL CAMBIO DE LA COMBINACION.

• EL CAJERO DEBE FIRMAR ACTA DE RESPONSABILIDAD MATERIAL POR LOS FONDOS CUSTODIADOS.

• DEBEN EFECTUARSE ARQUEOS SISTEMATICOS Y SORPRESIVOS DEL EFECTIVO DEPOSITADO EN CAJA, POR LO MENOS UNA VEZ AL MES. LOS FALTANTES Y SOBRANTES DETECTADOS, DEBEN EXPEDIENTARSE Y REGISTRARSE INMEDIATAMENTE, Y SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, RECUPERAR LOS RECURSOS, MEDIANTE LA DEVOLUCION DEL FALTANTE POR EL CULPABLE.

• DEBE ESTABLECERSE UN SISTEMA DE CONTROL SIMPLE, PARA CONTROLAR LOS SELLOS EN PODER DEL CAJERO, QUE SE CONSIDERAN EFECTIVO.

• TODO VALE DE PAGOS MENORES Y DE RECIBO DE INGRESOS, DEBE ESTAR FIRMADO POR EL CAJERO Y EL RECEPTOR O DEPOSITANTE DEL EFECTIVO, RESPECTIVAMENTE.

• LOS VALES DE CAJA PARA PAGOS MENORES Y LOS RECIBOS DE INGRESOS, DEBEN ESTAR PRENUMERADOS Y CONTROLARSE SUS NUMERACIONES POR EL AREA ECONOMICA.

• LOS VALES DE CAJA PARA PAGOS MENORES, POR SERVICIOS EFECTUADOS POR PARTICULARES,

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