Procedimiento requerimiento, distribución y recepción

PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO, ENTREGA Y RECEPCION

1. OBJETIVO

Normar las actividades que integren el proceso de recepción del producto al Almacén Central.

1.     ALCANCE

    Este procedimiento aplica a las entradas de proveedores locales e internacionales.

1.     DEFINICIONES

    Desviación:  Cambio de la trayectoria que lleva algo o alguien.

     Tarima: Plataforma, generalmente de madera, levantada a poca altura del suelo que tiene distintos usos.

Usuario: Persona responsable de realizar el pedido.

1.     DOCUMENTOS A CONSULTAR

LOA-PR-01 Herramientas Manuales

R.J. No. 335-90-INAP/DNA. - Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional (04-12-17)

Decreto Ley Nº 22056 que instituye el Sistema Nacional de Abastecimiento

1.     RESPONSABILIDADES

1. Gerente General

Es responsable de aprobar el presente procedimiento y de garantizar su cumplimiento y su implementación.

1. Supervisor de almacén - Recepción

Es responsable de cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.

1. Operador de almacén

Cumplir lo establecido en el presente procedimiento.

1. Usuario

Responsable de cumplir con el siguiente procedimiento

1.     DESARROLLO.

1. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.

1. REQUERIMIENTO

• Se solicita mediante el formato, LOA-PR-01-1, Requerimiento de Materiales. Para lo cual se establece los siguientes parámetros:
• Suministros y Materiales: medidas exactas, especificaciones, características, códigos, etc. Se puede utilizar las siguientes unidades de medida.

Ejemplo:

• Perno maquinado de A°G° de 19 mm Ø x 356 mm, rosca 150mm, provisto de Tuerca y Contratuerca.

[pic 2]

• Equipos y herramientas: Marca, modelo, código, tamaño, características, etc.
• Equipos de Protección Personal: Código, normas, etc.

Para los Residentes, supervisores y administrativos: El requerimiento se envía por correo vía e-mail, al encargado a cargo, con copia a gerencia.

Para los trabajadores: El requerimiento vía e-mail, de no ser el caso, el formato de requerimiento rellenado en físico, y presentarlo al encargado de la recepción del requerimiento. O mediante What Apps.

AUTORIZACION DEL REQUERIMIENTO

• La aprobación de todo Requerimiento, es por parte de Gerencia.

ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES

• El responsable de almacén, se encargará de preparar el requerimiento y dispondrá el acondicionamiento de los bienes para su entrega.
• Retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para la entrega.
• En el caso de distribución con destino a localidades fuera del perímetro de la cuidad será necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomará en cuenta los factores siguientes:

Destino de la carga:

• Transbordos a que se someterá la carga durante la travesía.
• Características físicas del material a embalarse.
• Peso y volumen de la carga.
• Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.

CONTROL DE MATERIALES

• En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales SSO-PR-20-5 Control de Ingreso y Salida de materiales.

• El encargado del transporte debe presentar el formato de salida de materiales y/o   la guía de remisión correspondiente, El encargado de almacén verificará si el contenido concuerda con el documento y retendrá una copia del mismo lo que será entregado al área responsable.

1. ENTREGA DE MATERIALES

En el Almacén Central

• Debe estar presente el usuario responsable del pedido. De lo contrario nombrar a un responsable para la verificación correspondiente.

En el Lugar del Proyecto

• Una vez llegada la mercadería al lugar de destino dar revisión, verificación y conformidad.

Toda entrega de materiales debe estar acompañado de lo siguente:

• Guía de Remisión de proveedor / Consorcio Master.   y/o
• SSO-PR-20-5 Control de Ingreso y Salida de Materiales. (copia)

1. RECEPCION

• La recepción se efectúa teniendo a la vista los documentos de recibo (Orden de Compra, Guía de remisión, SSO-PR-20-5). Según sea el caso.

• Las operaciones concernientes a la recepción se ejecutarán conforme a lo siguiente:

1. Revisar en presencia de la persona responsable de la entrega, a fin de informar cualquier no conformidad.
2. Contar los paquetes y/o equipos recepcionado y asegurarse de anotar las discrepancias encontradas en los documentos de recibo (Orden de compra, Guía de Remisión, etc.
3. Para el caso de que se encuentre alguna observación como: cantidades que no concuerden con lo que menciona SSO-PR-20-5 y/o Guía de Remisión, entre otros, generar el formato LOA-PR-01-2 No conformidad del Producto.
4. Si se encontrara equipos y/o herramientas dañadas, inoperativas, también se debe generar la No conformidad del Producto, LOA-PR-01-2. Para tomar medidas correctivas.
5. En caso no se encontrase la guía de remisión, se tiene que generar el formato de Control de Ingreso y Salida de Materiales SSO-PR-20-5. Detallando todo lo recibido.
6. De ser el caso generar el formato de no conformidad LOA-PR-01-2.

Anotar en la documentación de recibo: Guía de Remisión

• Nombre de la persona que hace la entrega.
• Nombre de la persona que recibe la mercadería.
• Fecha y hora de recepción.

1. ALMACENAMIENTO

 Se ejecutarán las siguientes acciones:

1. Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc.
2. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Se hará de tal manera que su identificación sea ágil y oportuna.
3. Se evitará dividir un grupo de bienes del mismo tipo en zonas de almacenaje diferente.
4. En caso que los espacios disponibles resulten reducidos, se procederá a internar el integro en zonas previstas para las ampliaciones.
5. Si el almacén de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes especiales, para la conservación de determinados bienes, estos se internarán en otro lugar, que cumpla con las disposiciones. El jefe de almacén efectúa la constatación de ingreso o salida y da conformidad al mismo.

1. REGISTRO Y CONTROL

1. Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se procederá a registrar su ingreso en la tarjeta de control visible, la misma que será colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos a la compra se procederá a rellenar el formato SSO-PR-20-5.
2. Copia del documento de ingreso (Orden de compra- Guía de Internamiento o Control de ingreso y salida de almacén) será remitida al área respectiva para efecto del registro del ingreso en la tarjeta de existencia valorada de almacén.
3. Los bienes que se incorporan al patrimonio de Consorcio Master se codifican conforme al procedimiento de Herramientas Manuales SSO-PR-20.

1. CUSTODIA

Con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas.

Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:

1. Protección a los materiales: está referida a los tratamientos específicos que son necesarios a cada artículo almacenado, a fin de protegerlos de elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc.
2. Protección del local de almacén: se debe proteger las áreas previstas para almacén, de tal forma a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipo a fin de evitar:

• Robos o sustracciones
• Acciones de sabotaje
• Incendios
• Inundaciones.

1. REGISTRO / ANEXO

LOA-PR-01-1, Requerimiento de Materiales

LOA-PR-01-2 No conformidad del Producto.

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