Proceso de negocio VENDIMAX

Tarea de acción semana 2[pic 1]

Identificación del estudiante        

VENDIMAX es una empresa dedicada a la venta de golosinas, galletas, bebidas y una serie de productos más a través de máquinas dispensadoras automáticas, las que están distribuidas en diferentes lugares de la ciudad. Para el correcto funcionamiento del negocio la empresa posee varios departamentos: laboratorio técnico, taller de operaciones, finanzas, bodega, etc.

Cuando se presenta un desperfecto en una máquina expendedora, esta debe ser retirada para su desarme. La función de desarme originalmente corresponde a la unidad de Laboratorio Técnico de la compañía VENDIMAX, sin embrago, como el área física donde se recibe la máquina pertenece a los talleres del Área de Operaciones, les fue derivada la función antes descrita para su ejecución, pero dependiente del Laboratorio Técnico para su supervisión. 

El proceso comienza cuando la máquina debe ser retirada desde algún lugar de la ciudad de Santiago; la decisión y la ejecución del retiro no son parte del alcance del proceso de operaciones, sin embargo, podría ser importante a la hora de diseñar su sistema de gestión. Toda vez que la máquina es retirada y traída a los talleres de VENDIMAX, es chequeada por el control de acceso al taller y registrada en el libro de ingreso y luego dejada en el patio. Todos los días por la mañana, el grupo de operaciones recibe la programación de las máquinas que deberán ser recibidas en el día. Dependiendo de la disponibilidad de recursos, las máquinas que sean receptadas después de las tres de la tarde deberán esperar hasta el día siguiente para ser “desmanteladas”. Si esto sucede, la máquina debe quedar con un “sello de inviolabilidad” pues aún podría tener recaudación y mercaderías en su interior. Si llega antes de las tres de la tarde, se desarrollarán las siguientes actividades:

1. Se retirará el sistema de pago. Este retiro debe ser coordinado con personal de laboratorio técnico pues deben desconectarse las unidades electrónicas sin que los cables sean cortados. Cuando esta actividad es realizada, es necesaria la presencia de un auditor del equipo de operaciones para que supervise esta acción.
2. El sistema de pago se debe abrir y contar la recaudación que existe en su interior.  Luego de contarla se introduce el dinero en el interior de la bolsa y se aplica el sello correspondiente; posterior a esto se completa el formulario de recepción de la recaudación (FORE) y la bolsa entra a un proceso denominado “ingreso de valores en efectivo”, que no es alcance de este caso, pero tal vez es importante de considerar.
3. El siguiente paso considera verificar la mercadería existente en el interior del dispensador. En caso de existir, deben ser retiradas por personal de operaciones (no puede ser el mismo auditor, pues él solo cumple la función de contralor de la operación), completando la correspondiente guía de ingreso a bodega (se registra como devolución) y luego se le debe descontar al EPV (Microempresario encargado de la ruta) de su inventario personal, para mantener la cuadratura de existencias. El registro de la bodega es físico y de datos en el sistema de control de existencias de la compañía.
4. Finalmente se completa el informe de “desarme de la máquina”, indicando que se encuentra en condiciones de pasar nuevamente a la línea de montaje, entonces pasa directamente a operaciones para su posterior ensamblaje. El proceso de retiro físico de la máquina termina con esta última actividad.

Se te pide realizar las siguientes actividades, relacionadas con el caso:

1. Modelar los procesos de VENDIMAX usando BPM.
2. Determinar los elementos de control.
3. A partir del modelo anterior proponer las cajas negras (subprocesos) en los puntos en donde consideres se debe aplicar el control.
4. Identificar y justificar los sistemas de información asociados a los elementos de control.
5. Establecer los criterios de control que permitan detectar las desviaciones en los comportamientos de los procesos.

Introducción.

VENDIMAX es una empresa dedicada a la venta de golosinas, galletas, bebidas y una serie de productos más a través de máquinas dispensadoras automáticas, las que están distribuidas en diferentes lugares de la ciudad. Para el correcto funcionamiento del negocio la empresa posee varios departamentos: laboratorio técnico, taller de operaciones, finanzas, bodega, etc.

Cuando se presenta un desperfecto en una máquina expendedora, esta debe ser retirada para su desarme. La función de desarme originalmente corresponde a la unidad de Laboratorio Técnico de la compañía VENDIMAX, sin embrago, como el área física donde se recibe la máquina pertenece a los talleres del Área de Operaciones, les fue derivada la función antes descrita para su ejecución, pero dependiente del Laboratorio Técnico para su supervisión. 

Se realizará el análisis del proceso que lleva a Vendimax realizar los mantenimientos correspondientes de las maquinarias afectadas para dar solución rápida y eficiente a sus clientes.

Objetivos.

1. Realizar el proceso de Vendimax bajo software Bizagi para mejor compresión de éste.
2. Verificar los parámetros de control reflejados en el proceso y plantear nuevos modelos de control.
3. Análisis de los motivos del porque se generan los mantenimientos.

Caso de Estudio: Empresa Vendimax.

1. Modelo de  procesos.

Los flujogramas adjuntarlos en formato bizagi.

1. Elementos de control.

Como se evidencia en el flujograma, las medidas de control están basadas en los procesos de mantención de las maquinas dispensadoras de alimentos. Los controles son los siguientes:

Parámetros físicos: son mediciones no monetarias y que son comunes en el nivel operativo, indicados en puntos a, b y c.

Parámetros de costos: Son mediciones monetarias y son comunes en el nivel operativo, indicado en el punto d.

1. Al ingresar la máquina a taller: se debe ingresar en el “libro de ingreso”.
2. Si la máquina ingresa antes de las 15:00 hrs.: se debe coordinar el “retiro del sistema de pago”, llenando el FORE, por lo que debe tener la presencia de un supervisor actuando como auditor, este ultimo informa conformidades o no conformidades.
3. Si la máquina ingresa después de las 15:00 hrs.: Se deben colocar los sellos de inviolabilidad a la maquina para poder realizar el proceso descrito en el punto “b” al día siguiente a primera hora, sin embargo, los sellos se deben colocar en presencia del supervisor actuando como auditor, este último informa conformidades y no conformidades.
4. Revisión de existencias al interior de la máquina: al igual que el retiro del dinero del sistema de pago, también se tiene que controlar la existencia de insumos al interior de esta, contabilizando todo el alimento que se encuentre, por lo que es necesario inventariar a través de un registro de inventario para posterior entrega de máquinas con una guía de inventario al cliente final.

1. Planteo de un modelo de  control.

En cuanto a los subprocesos importante a considerar dentro del proceso de la recepción y mantenimiento de la maquinaria dispensadoras de golosinas, es importante considerar lo siguiente:

Control de calidad: Orientado a la mejora continua, ejemplificado en el punto a, b, c y d.

1. Las máquinas que ingresen a posterior a las 15:00 hrs. deben continuar proceso de desmantelación al día siguiente a primera hora.
2. Las maquinarias que ingresan antes de las 14:59 hrs. deberán realizar el retiro de la unidad electrónica en presen de un supervisor u auditor de operaciones.
3. Otro subproceso para considerar es el de ingresos de valores en efectivo, por lo que se debe verificar existencia de este último, al haber existencia, se debe colocar sello de inviolabilidad, llenar formulario de registro e inventariar, esta tarea la debe realizar una persona del área de finanzas y supervisado por un auditor de operaciones.

Sin embargo, se debe realizar un control de retroalimentación, y analizar cuales son los problemas frecuentes de las maquinarias, esto pueden traer graves consecuencias con nuestros clientes y que finalmente Vendimax termine perdiéndolos de forma definitiva.

El análisis de gastos en RR.HH., repuestos, etc. llevaran a Vendimax a la perdida de confianza del cliente actual.

1. Sistemas de información asociados a los elementos de control.

La aplicación de Sistemas de información gerenciales para Vendimax dentro de sus procesos es necesaria para sistematizar todas las acciones necesarias de monitoreo de sus procesos, desde el momento en que la maquinaria entra con la falla, pasando de saber el ¿Por qué? de la falla, hasta su entrega final. En cuanto a la identificación de los sistemas de control, se puede mencionar el sistema de la empresa Vendimax, es un proceso sencillo para la fluidez de sus operaciones y mantenimiento de maquinarias y de esta manera poder se eficientes con sus clientes y no parar las operaciones propias de sus clientes.

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