Propuesta de diseño de una oficina de proyectos (PMO)

PROPUESTA DE DISEÑO DE UNA OFICINA DE PROYECTOS (PMO)

Definiciones

        PMI

El Project Management Institute (PMI) es una de las asociaciones profesionales de miembros más grandes del mundo que cuenta con medio millón de miembros e individuos titulares de sus certificaciones en 180 países. Es una organización sin fines de lucro que guía la profesión de dirección de proyectos a través de estándares y certificaciones reconocidas mundialmente, a través de la colaboración de voluntarios con un extenso programa de investigación y de oportunidades de desarrollo profesional. En 1987, publicó la primera edición de la guía del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), basándose en fundamentos para documentar y homologar la administración de proyectos, convirtiéndose en un referente para la dirección de proyectos.

El desarrollo de las PMO surge en la década del 90, para contrarrestar los desafíos y cambios empresariales expuestos en forma inesperada, cambiando el enfoque organizacional, considerando la necesidad de crecimiento y desarrollo de las organizaciones direccionadas a lograr un objetivo común. Con la expectativa de hacer las cosas fáciles, gestionando planes de proyectos en forma integral e impulsando la priorización de los mismos con el fin de fortalecer su competitividad y generar mejores resultados.

¿QUÉ ES UNA PMO?

Una PMO es una oficina de gestión de proyectos. Es una oficina específica que se encarga de la planificación a nivel empresarial, las metodologías, la gestión de riesgos y todas las demás funciones de soporte. La PMO no administraría proyectos directamente, sino que estaría directamente involucrada en la planificación, programación, restricción y gestión de riesgos de un proyecto. Luego, también apoyarían directamente a los líderes de proyecto (Project Manager) una vez que el proyecto estuviera en marcha.

En pocas palabras, una PMO es un grupo de profesionales de proyectos que pueden apoyar, dirigir y actuar de enlace con todas las partes interesadas relevantes en un proyecto, incluido el Project Manager.

¿QUÉ ES UN PM?

Un PM es un Project Manager. Un Gerente (líder) de Proyecto es responsable de administrar proyectos individuales y las restricciones clave establecidas para esos proyectos. Esto incluye costos, alcance, cronogramas y todos los demás factores relacionados dentro del proyecto. Por lo tanto, el PM es responsable de gestionar el día a día del proyecto dentro del marco establecido por los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas relevantes.

La gestión de proyectos aporta a que las organizaciones sean altamente competitivas con la utilización de niveles de certeza en alcance, costo, tiempo, riesgo y calidad, a fin de mejorar su gestión organizacional y dinámica gerencial, a través de formación de grupos comprometidos con las prioridades de la organización.

Entonces, ¿Cuál es la diferencia entre una PM y una PMO?

En términos simples, un PM gestiona el proyecto una vez que se ha realizado toda la planificación clave. Una PMO es un equipo de especialistas que gestionará todos los procesos, metodologías, limitaciones y alcances clave y, por lo general, planificará los proyectos.

Situación Actual

Considerando que el sector comercial está expuesto a un entorno altamente competitivo, la presente propuesta se concibió con el propósito de fomentar la gestión eficiente de proyectos como parte integral de la cultura organizacional de SS.

El sector empresarial está sujeto a entornos cambiantes y crecimiento acelerado,  considerando como única solución la innovación en las organizaciones mediante nuevos enfoques en estándares exigentes, como: priorizar estrategias, mejorar la calidad, agilidad en gestión, dinámica gerencial. Factores que propician cambios de cultura organizacional, ventajas competitivas y participación eficiente en la industria.

SS S.A. es una empresa en constante crecimiento, sin embargo, gestiona sus proyectos de acuerdo a conocimientos empíricos de la alta dirección y habilidades particulares de sus líderes técnicos. El desconocimiento de una metodología estándar en gestión de proyectos, procesos comunes, herramientas y técnicas, han ocasionado demoras en el cumplimiento de sus objetivos a corto y mediano plazo, no cumplimiento del alcance, y extensión en el cronograma.

Se han identificado algunas debilidades en la gestión de proyectos, en lo primordial porque los mismos se desarrollan de manera empírica, según el conocimiento y las preferencias del responsable, y en muchos casos se hace sin respetar las practicas que se encuentran estandarizadas, lo que se traduce en sobrecostos, proyectos que tardan más de lo esperado y proyectos no exitosos.

Se propone la creación de una oficina de proyectos (PMO) de acuerdo con las características de la organización y que permitiera suplir las necesidades institucionales y apoye a la alta dirección en el cumplimiento de las estrategias corporativas.

Para el efecto se propone una PMO que, ajustada a la realidad, se espera permitirá mejorar la gestión de proyectos.

Contar con una PMO permitirá que los procesos de gestión de proyectos se estandaricen, con el fin de lograr que las buenas prácticas sean replicadas en los demás proyectos que se desarrollen y que los errores cometidos no se sigan presentando en nuevos proyectos. Por este motivo una simple estandarización no será suficiente para lograr el objetivo de mejorar la gestión pues también será necesario hacer mediciones a la misma, de manera que pueda ejercerse un control apropiado de todos los componentes de los proyectos y así identificar las áreas de mejora.

Una PMO puede tener la autoridad para actuar como un interesado integral y tomar decisiones clave a lo largo de la vida de cada proyecto, hacer recomendaciones, poner fin a proyectos o tomar otras medidas, según sea necesario, a fin de mantenerlos alineados con los objetivos de negocio. Asimismo, la PMO puede participar en la selección, la gestión y la utilización de recursos de proyectos compartidos o dedicados

TIPOS DE PMO

Se conocen varios tipos de clasificaciones; sin embargo, para el desarrollo del presente trabajo se usó la propuesta por Hill (2006), en su modelo “Competence Continuum” que se muestra de forma gráfica en la figura siguiente:

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Figura 1. Etapas de la PMO según Hill

Como se observa, la misma está compuesta de cinco etapas de desarrollo progresivas, es decir, que según el grado de evolución que tenga la PMO se definen sus funciones y también los requerimientos de personal de la misma, pero para lograr alcanzar uno de los niveles superiores deben haberse cumplido los requerimientos de la etapa anterior.

Actualmente, SS se encuentra en la Etapa 1, se observó que, aunque hay prácticas estandarizadas, no todas están siendo aplicadas en la actualidad para los proyectos que se desarrollan en la entidad, además de tener grandes debilidades en la medición, el control y la mejora de las mismas. También se identificó que no hay personal que se encuentre dedicado a la gestión de los proyectos en forma exclusiva y que quienes asumen estas funciones lo hacen en paralelo con el desarrollo de otras actividades. En resumen, no se tiene una metodología de gestión de proyectos definida en forma adecuada; no obstante, con la experiencia adquirida, se sugiere comenzar con la etapa 2 de las planteadas por Hill (2006), es decir, con la PMO Básica.

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