Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

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Índice

1.        Resumen ejecutivo        3

2.        Preguntas        3

2.1.        Diseño:        3

2.1.1.        Diseña la estructura organizacional de la empresa. ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas?        3

2.1.2.        Determina si crearías una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? (según las tipologías explicadas en el material base). Razona la respuesta.        4

2.1.3.        Diseña la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO.        5

2.1.4.        Explica las principales responsabilidades de la PMO.        6

2.1.5.        Indica las ventajas y desventajas que tu empresa tendría con la elección de la PMO diseñada.        ..............................................................................................................................................7

2.1.6.        ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para convencer al CEO sobre la necesidad de implantar la PMO? Los argumentos cuantitativos se deben estimar económicamente y explicar las hipótesis en que se ha basado tal estimación.        7

2.2.        Implementación:        9

2.2.1.        Explica los pasos o fases que seguirías en la implementación de la PMO que has diseñado anteriormente. Razona la respuesta.        9

2.3.        Comunicación:        10

2.3.1.        Indica qué tipo de información sería entregada por los ‘Project Leaders’ a la PMO. Describe al menos tres ejemplos.        10

2.3.2.        Indica qué tipo de información sería entregada por la PMO a los ‘Project Leaders’. Describe al menos tres ejemplos.        10

2.3.3.        Indica que información sería entregada por el responsable de la PMO al CEO. Describe al menos tres ejemplos.        10

3.        Conclusión        11

4.        Bibliografía        11

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

1. Resumen ejecutivo

En el siguiente documento se aborda el proceso de selección y diseño de una oficina de gestión de proyectos (PMO). Para ello se han ido contestando diferentes preguntas, que han servido de guía para resolver el caso y hacer una propuesta. El ejercicio está dividido en tres partes: Diseño, Implementación y Comunicación.

Primeramente, en el diseño, se hablará del tipo de estructura de la empresa y de la idoneidad de establecer una PMO. Después de decidir afirmativamente, se desarrollará que tipo de PMO, su estructura, sus funciones, sus ventajas y su justificación económica para el CEO de la empresa.

Después se desarrolla la implementación de esta oficina de gestión de proyectos.

Por último, se describe el tipo de comunicación entre las diferentes partes, a fin de asegurar una buena gestión y aceptación de la PMO. Y presentamos unas conclusiones tanto profesionales como personales.

1. Preguntas

1. Diseño:

1. Diseña la estructura organizacional de la empresa. ¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas?

La empresa está formada por los 3 socios-fundadores (mis dos amigos y yo) y 20 profesionales (la mayoría freelances, es decir, que puede que sean trabajadores no exclusivos de nuestra empresa). Analizando las diferentes estructuras dadas en el material de clase, creo que la forma que tienen ahora mismo de proceder no se ajusta al 100% a ninguna. Leyendo en el Pmbok se nombran otro tipo de estructuras, aunque no están muy desarrolladas.

Creo que por el sector donde se mueve (Tecnología de la Información y Comunicaciones), por cómo está formada (3 personas expertas en el tema como gerentes + 20 empleados) y como se desarrollan sus líneas de negocio, diría que es una estructura organizacional híbrida: virtual y orientada a proyectos.

La parte de arriba (gerencia, mis dos amigos y yo) somos la parte virtual: nos hemos asociado y hemos unido una cartera de clientes, abordado 4 oportunidades de negocio, asumido riesgos juntos... Y por otra parte, los 20 profesionales que tenemos trabajando trabajan unidos a nosotros por nexos pero de manera orientada a proyecto. En el esquema 1, se presenta la estructura organizacional de la empresa.

Como ya se ha mencionado, se ha considerado que los accionistas se han unido para cubrir 4 oportunidades de mercado con su experiencia y cartera de clientes. De manera individual, no podrían haber abarcado tanto seguramente, así que está unión es estratégica.

Como no tenemos el currículum de cada uno de los accionistas, supondremos que cada accionista se ha especializado en uno de los campos a cubrir, por ejemplo, el socio 1 en movilidad, el socio 2 en implantación de aplicaciones ERP y yo en consultoría de mejora de procesos. La cuarta rama de negocio, apoyo a las empresas en la gestión de concursos para grandes proyectos de ‘outsourcing’, dependerá del cliente y a qué cartera pertenece. Por lo tanto cada uno de nosotros llevará una unidad y la cuarta a consenso y según las prioridades y recursos que tengamos.

Esquema 1. Estructura híbrida de la empresa

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1. Determina si crearías una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? (según las tipologías explicadas en el material base). Razona la respuesta.

Sí. La empresa necesita alineación y estructura para afrontar cada uno de los retos en las diferentes unidades de negocio con éxito.

En el texto se explica que cada uno de los empleados trabaja en diferentes proyectos y en diferentes clientes de manera individual, eso significa, cada uno siguiendo sus pautas de trabajo. Así que se puede deducir que hay una falta de coordinación importante.

Además, por el texto se pueden interpretar varias cosas:

• No hay una comunicación fluida entre los gerentes y los trabajadores.
• No hay conexión entre proyectos y estrategia de negocio, debido en parte a la falta de comunicación.
• Falta de priorización en los proyectos, en parte debida a la falta de comunicación.
• Puede haber conflictos entre los diferentes empleados para conseguir presupuesto para sus proyectos o por conseguir los “buenos” proyectos. Con buenos proyectos se hace referencia a los proyectos en clientes grandes o de renombre internacional, proyectos atractivos, proyectos duraderos...
• Falta de flujo de información: Al dedicarnos a cuatro áreas de negocio, seguro que tenemos proyectos con puntos en común, pero si cada empleado trabaja de manera independiente y no se ponen esos conocimientos en común, podemos afectar al cliente, y por ende, afectar a nuestra empresa. Ya que para resolver un problema, quizá resuelto con anterioridad, necesitaremos invertir tiempo y recursos.

Después de este análisis, lo primero será crear una filosofía de empresa, es decir, que cuando un cliente esté contratando nuestros servicios y enviemos a uno de nuestros trabajadores, la respuesta y la manera de proceder sea más o menos similar: mismo tipo de documentos, mismo tipo de actuar y resolver problemas, mismo tipo de análisis... esta filosofía la debemos crear nosotros como gerentes de la empresa, pero para ayudarnos a transmitir y adaptar esta filosofía necesitaremos una PMO.

Hay diferentes maneras de clasificar las oficinas de gestión, en este trabajo se ha seguido la clasificación del Pmbok (de apoyo, de control y directiva). La diferencia radica en el grado de control e influencia que ejerce la PMO sobre los proyectos en el ámbito de la organización.

Para este caso, se propone una Oficina de Gestión de control y seguimiento.

1. Diseña la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO.

Esquema 2. Nueva estructura con PMO

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Siguiendo la metodología de los apuntes, se aplicará la siguiente fórmula para determinar cómo de grande debe ser la PMO:

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