Propuesta de un manual de gestión documental para mejorar la calidad y organización de la información en la empresa Rodimport, Chimbote 2023

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO BITEC

ESPECIALIDAD DE SECRETARIADO EJECUTIVO

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"PROPUESTA DE UN MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA MEJORAR LA CALIDAD Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA RODIMPORT, CHIMBOTE 2023"

PROYECTO PARA OBTENER EL TÍTULO PROFESIONAL TÉCNICO EN SECRETARIADO EJECUTIVO

AUTORES:

MATOS GOMEZ, ALEYDA (0009-0003-5910-8809)

SALDARRIAGA AGUIRRE, MARCELA (0009-0008-6668-7534)

ASESOR:

JULIO VALVERDE BELLODAS (Código ORCID)

CHIMBOTE – PERÚ

2023

CAPITULO I. INTRODUCCIÓN.

1.1.- Antecedentes y fundamentación científica.

Antecedentes:

        (Becerra Gavidia, 2022), en su investigación realizada tuvo como objetivo determinar la incidencia de la gestión documental en la calidad del servicio del usuario externo de la Universidad Nacional de Tumbes 2021. Mediante un trabajo de tipo descriptivo correlacionales de diseño no experimental, transversal, cuantitativo. Se aplicaron dos encuestas de escala de Likert. Los datos se procesaron en programas de Excel y SPSS. Los resultados obtenidos para la variable gestión documental con el 45.1% de las respuestas, con una incidencia del 61.2% en la variable calidad de servicio. Finalmente se llegó a las conclusiones de que es necesario la capacitación del personal del trámite documentario para orientarlos en la creación de documentos, diseño de formatos para agilizar el trámite de los documentos, también es necesario contar con una cartilla de instrucciones para la verificación y control de documentos para asegurar la calidad del servicio al usuario externo y evitar molestias e incomodidades. Por otro lado, también se llegó a la conclusión de que el personal administrativo debe contar con una hoja de ruta que debe hacerle de conocimiento al usuario para efectuar un efectivo seguimiento y que obtenga una respuesta de manera oportuna y que es muy necesario la capacitación a todo el personal administrativo en la tecnología de la información y la comunicación, con el propósito de alcanzar una efectiva organización de documentos para asegurar una excelente calidad del servicio al usuario externo.

(Florez Huicho , 2019), en su investigación tiene como objetivo determinar de qué manera la implementación del modelo de la gestión documental digital se relaciona con la mejor calidad de servicio. La secretaria Distrital Digital de Integración Social diseña este programa de gestión documental, cómo instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procesos, procedimientos manuales, lineamientos e instructivos, organización de archivo de gestión. Al elaborar este programa de Gestión Documental se observado los principios y procesos archivísticos. Con este instrumento, se pretende orientar a la entidad en su implantación, resaltando la importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural de la administración pública, encaminando el archivo para que sea un verdadero Centro de Información útil para la administración, es importante para la cultura y los usuarios del servicio. El desarrollo de la gestión documental está directamente relacionado con los procesos y procedimientos. Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades adelantadas entre las dependencias de la Secretaría y otras entidades. Finalmente, como resultados se llegó que con la implementación del modelo de gestión documental digital se consiguió una solución automatizada capaz de administrar los servicios con menos tiempo, más seguro y moderno, es decir, la calidad de servicio ha mejorado notablemente en la empresa. También se ha reflejado la eliminación de quejas y demora recibidas por la empresa.

        Articulo

        (Howards, 2022), desarrolla en su artículo La importancia de la gestión documental para las empresas, habla que los sistemas de gestión de documentos existen desde hace casi medio siglo y que sin embargo muchas empresas aún no son conscientes de sus muchos beneficios. La gestión documental digital permite a las empresas pasar de documentación en papel a almacenamiento y gestión de documentos digitales de forma segura, en donde menciona una lista de beneficios en la gestión de documentos electrónicos. Cómo se tiene el cumplimiento legal obligatorio que es uno de los beneficios de un sistema de gestión de documentos electrónicos, ya que permite el cumplimiento legal obligatorio casi sin esfuerzo. Es importante que la información comercial pueda almacenarse y administrarse en un sistema de administración de documentos mientras se cumple con todas las leyes y regulaciones pertinentes. También se tiene una mejor organización, uso más inteligente del espacio, más tiempo ahorrado, una gestión optimizada, una mejor productividad, seguridad, servicio al cliente matizado, una integración perfecta y, por último, hay mayor colaboración.

(Ledesma Ramos, 2022), en su artículo desarrollan La Gestión Documental en la Administración Pública. Recurso estratégico para el logro de los objetivos, teniendo como objetivo argumentar la importancia y el papel de la gestión documental como recurso estratégico para el logro de los objetivos esenciales y la conservación de la memoria histórica en las organizaciones. La gestión documental y de archivos se ha convertido en una práctica fundamental en la actualidad. Lo que tiene un impacto significativo en la mejora de la transparencia de la administración pública. Las reflexiones se enfocan en identificar los retos que enfrentan las organizaciones para disponer de información confiable, veraz, auténtica, única e irrepetible, que reflejen los actos, los procesos, las transacciones y las funciones que desarrollan y en dejar documentadas las acciones y decisiones por el conocimiento de las futuras generaciones.  

(Pacheco Rodriguez , 2021), desarrolla su trabajo de tesis que tiene como objetivo la implantación de un sistema de gestión de calidad según la norma internacional ISO 9001: 2015, con esta implementación se busca responder las exigencias del entorno cambiante y competitivo mediante un enfoque en procesos de organización implementándose el sistema de gestión de calidad basado en la elaboración de procedimientos para gestionar los recursos, información documentaria, operaciones, planificación, control. El tipo de investigación es aplicada con alcance correlacional centrándose en los procesos de mejora de la empresa, como resultado se logra cumplir con los requisitos de atención y satisfacción de los clientes, mejorando y fortaleciendo la relación empresa-cliente asegurando la fidelización de estos.

(Triana Torres & Moreno Rodriguez, 2021), en su artículo Harmonization between document management, quality and information security in a Higher Education Institution, mencionan que la gestión documental es un proceso transversal encaminado a facilitar el uso de la información en las organizaciones. Para cumplir su objetivo misional y preservar el patrimonio documental, expone los resultados de una investigación descriptiva con un enfoque mixto orientado al desarrollo de una metodología de armonización entre los temas de gestión con enfoque mixto, orientado al desarrollo de una metodología de armonización entre los sistemas de gestión documental, calidad y seguridad de la información en una institución de educación superior. En la primera fase se aplicó un diagnóstico para verificar el nivel de cumplimiento de los sistemas mencionados. En la segunda fase se identificaron los puntos de inflexión. En la tercera fase se diseñó la metodología de armonización y en la cuarta fase se realizó la validación de la metodología propuesta. Entre los principales resultados se destaca la identificación de los puntos de inflexión y una guía metodología para orientar la armonización, se concluye que, a pesar de existir algunas diferencias de contenido y proceso de los temas estudiados, predomina la semejanza.

(Rodríguez Cabrera, Barzaga Laurencio, & Torres Batista , 2021), en su artículo desarrollan un Sistema de Gestión Documental para la Empresa De Servicios Técnicos de Computación, Comunicaciones Y Electrónica, tuvieron como objetivo diseñar un sistema de gestión documental para la empresa SERCONI. Mediante la utilización del modelo para la implementación de la gestión documental. Para ello, utilizaron métodos y técnicas que permiten caracterizar la empresa y diagnosticar la gestión documental a través del análisis teórico. Como resultado se obtiene el diseño del sistema de gestión documental, que constituye el factor fundamental para la organización de los documentos. 

(Del Castillo Guevara, Mena Mugica, & Torres Ponjuán, 2021), en su artículo, Proposal of general requirements for the document management system at the University of Havana, el objetivo de la presente investigación fue proponer una especificación de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana consecuente con un ejercicio de gobierno más responsable, abierto, transparente e inclusivo, con un enfoque orientado a la rendición de cuentas y a un mayor control social. La investigación presentó un diseño descriptivo y un enfoque mixto, con predominio cualitativo. Para contribuir al desarrollo de un sistema de información que creara capacidades sobre la base de información de calidad en esta institución, el estudio se basó en la triangulación de dos metodologías: una desde el dominio de la gestión documental y otra desde la ingeniería de requisitos. Como resultado, se presentaron 22 elementos y 201 requisitos, entre funcionales y no funcionales, con un carácter flexible y modular, que deben ser establecidos para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión documental de esta Universidad.

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