Sistema Gestión de Calidad de Alicorp

1. OBJETIVO

Definir las características, el contenido y la metodología para la preparación, revisión, aprobación, emisión, archivo y distribución de los documentos perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad, para asegurar que:

1. La emisión y modificaciones se realicen en forma controlada por personas autorizadas;
2. Siempre se disponga de la versión actualizada en los lugares necesarios.

Establece las pautas para el control de los registros que se generan en el Sistema de Gestión de Calidad.

1. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todos los documentos incluidos en el  Sistema Gestión de Calidad de Alicorp

1. DEFINICIONES

• Documentos del Sistema Gestión de Calidad: Documentos que establecen los criterios y métodos para llevar a cabo los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, asegurando la eficacia de los mismos. (Ej: Manual de procedimientos, Procedimientos, Instructivos, etc.)
• Manual de Procedimientos: Documento que contiene de forma integral el Sistema de Gestión de Calidad de la organización.
• Procedimiento: Documento que establece los criterios para la ejecución de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
• Instructivos: Documentos operativos que describen cómo se realiza una actividad específica.
• Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
• Copia Controlada: Es la copia  de un documento del Sistema de Gestión de Calidad distribuida a usuarios a los que se le garantiza la actualización de dicha copia.
• Copia No Controlada: Es la copia  de un documento del Sistema de Gestión de Calidad que no tenga la identificación de copia controlada distribuida solamente para información y no se garantiza su actualización.
• Documento obsoleto: Documentos que no ya no tienen validez y que pueden ser empleados como material de consulta debiendo ser debidamente archivados en la carpeta de Obsoletos.
• Lista Maestra: Listado detallado de todos los documentos incluidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.
• Lista de Distribución de documentos: Listado que indica la entrega de documentos a las personas de la empresa, indicando en ella la cantidad de copias, fecha, nombre del receptor y firma.

1. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad de todos los integrantes de Alicorp utilizar y respetar el presente procedimiento para la elaboración y control de los documentos y para el control de los registros.

Responsables de Áreas

• Apoyan en la elaboración de los documentos a cada área.
• Mantener legibles y en buen estado de conservación los registros que les aplica de acuerdo a la labor que realizan.

Coordinador SGC: Julio Cesar Supa Ynga

• Prepara, actualiza y distribuye los documentos a cada área.
• Gestiona la revisión y aprobación de los documentos.
• Distribuye los documentos controlados.
• Identifica los cambios y actualiza la documentación, previniendo el uso de documentos obsoletos.
• Mantiene toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.

Administrador: Jennifer Castillo ccori

• Revisa los documentos antes de la aprobación a fin de detectar posibles cambios.

Gerente General: Ricardo Herrera C.

• Aprueba la documentación para entrar en vigencia.

1. DESARROLLO

5.1- Elaboración, revisión, aprobación y distribución de documentos.

Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se revisan y aprueban antes de ser puestos en vigencia. Las etapas de preparación, revisión y aprobación de los documentos quedan expresadas en la grilla en el pie de página de la primera hoja tal como lo muestra el presente procedimiento.

Las responsabilidades por la preparación, revisión y aprobación de los documentos se realizan de acuerdo con lo indicado en la Siguiente tabla:

En todos los documentos se indica quien ha complementado las instancias de revisión y aprobación, siendo el nombre indicado en el documento electrónico la evidencia que la instancia ha sido cumplida.

5.2 - Identificación de los documentos.

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son identificados con una codificación alfanumérica según el siguiente criterio:

                                                        XX – YY – ZZ        [pic 1][pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

[pic 6][pic 7][pic 8]

Como parte de la identificación se incluye un índice de revisión  en el encabezado que permite establecer la versión del documento. La primera versión de los documentos se identificará como Versión 1.

5.3 – Elaboración de Documentos

5.3.1 Formato

Se cuenta con una Plantilla de documentos guardada en la Carpeta: Elaboración de Documentos, ubicada dentro de la Carpeta: 1. alicorp Para la elaboración de los documentos se respeta el formato expresado en dicha plantilla.

El tipo de Letra a emplear es Arial N° 11

El tamaño de papel es A4

5.3.2 Página Principal de los Procedimientos

Cada procedimiento es independiente a fin de poder realizar las revisiones sin alterar la numeración general de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

[pic 9]

En el encabezado se consigna el logo, el nombre del documento, el código, versión, numeración y el índice, En la gradilla inferior se observa las etapas de Preparación, Revisión y Aprobación, así como un espacio para la distribución, cuando ésta se dé.

Los documentos informativos que se ubiquen en los lugares de uso, como por ejemplo recordatorios, especificaciones pegadas en paredes deben contener la información de: versión, fecha de publicación, aprobación y si provienen de un documento, su fuente.  

5.4 - Ubicación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Los documentos de origen interno están en soporte informático.  El personal de Alicorp puede acceder a la versión en vigencia de cualquier documento a través de:

D: SGC_ Sistema de Gestión de Calidad

Ubicado en la Pc: CALIDAD

Dependiendo del documento, se lo ubica en alguna de las siguientes carpetas principales:[pic 10]

• Carpeta SGC: Aquí se guardan los Documentos generales: Manual de calidad, Política de Calidad, Objetivos.
• Procedimientos: Aquí se guardan los procedimientos vigentes y aprobados en formato pdf.
• Instructivos: Aquí se guardan los instructivos vigentes y aprobados en formato pdf.
• Registros: Aquí se guardan los formularios en blanco, que son mencionados en los procedimientos relacionados con el proceso.
• Obsoletos: Aquí se guardan los documentos que van siendo revisados y quedan obsoletos.

Las Políticas, además de la versión electrónica existen en el servidor de Calidad son impresas y colocada en lugares visibles de las oficinas y el laboratorio. En caso de ser revisada, el  Coordinador SGC es responsable de actualizar las versiones impresas.

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