Titulos Valores

TALLER Nº 1 GUIA 2

DOCUMENTOS Y TITULOS VALORES

CONTABILIDAD Y FINANZAS

ID. 523729

APRENDIZ:

NELSON ARLEY CARDENAS HERNANDEZ

INSTRUCTOR

ALFONSO FERNANDEZ RUBIO

CENTRO PECUARIO Y AGROEMPRESARIAL

SENA

LA DORADA

2013

1. DOCUMENTOS NO CONTABLES

A. COTIZACIÓN: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Siendo las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad. Es la respuesta a las consultas y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante. La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deberá contener los siguientes datos:

• Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a la calidad y cantidad.

• Detallar la fecha de despacho.

• Fijación exacta del precio.

• Vigencia de la cotización

B. REMISION: Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

C. ORDEN DE COMPRA: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra

- Nombre y dirección del proveedor

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Términos de entrega y de pago

- Cantidad de artículos solicitados

- Número de catálogo

- Descripción

- Precio unitario y total

- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden

- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

2. DOCUMENTOS CONTABLES

A. FACTURA: Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

REQUISITOS

RESPECTO DEL VENDEDOR

• Nombre y apellido, o razón social.

• Domicilio legal.

• Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.).

• Número de inscripción en el Impuesto a los Ingresos Brutos.

• Condición respecto al Impuesto al Valor agregado.

• Fecha de emisión

• Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.

• Código de identificación del documento (A, B o C).

• Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas.

RESPECTO DEL COMPRADOR

• Nombre y apellido, o razón social.

• Domicilio.

• Condición respecto del IVA.

• Clave única de identificación tributaria.

• Número de inscripción en los ingresos brutos.

• Respecto de la mercadería vendida:

• Cantidad y descripción.

• Precio unitario.

• Importe total.

• Condiciones de venta.

• Número de remito.

• Respecto de la imprenta:

• Nombre y apellido, o razón social.

• Clave única de identificación tributaria.

• Fecha en la que se realizó la impresión.

• Primero y último números de los documentos impresos.

• Número de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).

• Fecha de vencimiento.

B. COMPROBANTE DE EGRESO Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

C. COMPROBANTE DE INGRESO O RECIBO DE CAJA Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias, el original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia será archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segunda copia será entregada al depositante en ese instante.

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

D. NOTAS DE CONTABILIDAD: La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

La nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores debito y crédito.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesario las copias.

E. NOTA DEBITO: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

F. NOTA CREDITO: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

G. CONSIGNACIONES BANCARIAS: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exija.

H. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

I. RECIBO DE CAJA MENOR: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor

J. REEMBOLSO DE CAJA MENOR: Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial

La contabilización del reembolso será:

51XXXX 80.000

111005 80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

3. TITULOS VALORES

A. CHEQUE: Es un título valor emitido por una persona (librador) en el que se contiene una orden de pago a cargo de otra (librado) a favor del tenedor legítimo del documento (librador o tercero).

La emisión del cheque debe librarse necesariamente contra un banco o entidad de crédito que tenga fondos existentes a disposición del librador.

El cheque nos permite disponer de nuestros fondos en un banco o entidad de crédito y utilizarlo como medio de pago

TIPOS DE CHEQUES:

A) Cheque al portador: Deben abonarse al tenedor, el cual no está determinado en el título valor.

B) Cheque nominativo: Deben abonarse a la persona concreta designada en el título valor.

C) Cheque cruzado: En este tipo de cheques el librador o el tenedor pueden cruzar el cheque por medio de dos barras paralelas sobre el anverso, con lo cual el librado sólo puede pagarlo a determinadas personas.

D) Cruzado General: Contendrá dentro de las barras la mención “Banco o compañía”

E) Cruzado Especial: Contendrá dentro de las barras la mención de un Banco concreto.

F) Cheque para abonar en cuenta: En este tipo de cheques el librado no puede abonar el importe en efectivo, sólo puede abonarlo mediante ingreso en cuenta.

B. LETRA: Es un título valor que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento.

En el caso de transmisión de la letra de cambio, mediante la fórmula del endoso, el pago deberá realizarse al endosatario (acreedor actual). Debiendo responder el endosante (acreedor original o posteriores) frente al endosatario (acreedor actual) de la solvencia económica de la persona obligada al pago (deudor).

Funciones:

En el tráfico mercantil la letra de cambio puede cumplir las siguientes funciones:

- Medio de pago, sustituyendo el pago en moneda.

- Instrumento de crédito, garantizando un pago aplazado.

- Medio para obtener un crédito, mediante el descuento bancario.

C. PAGARE: Es un título de contenido crediticio, por el cual una persona llamada acreedor – librador promete incondicionalmente pagar una suma determinada de dinero a otra denominada beneficiario.

EL PAGARE DEBE CONTENER

- La promesa incondicional de pagar una suma de dinero determinadamente.

- El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago

- La indicación de ser pagadero a la orden o al portador

- La forma de vencimiento

D. ACCIONES Son títulos de participación en una empresa, es decir que el accionista es dueño de una parte de lo que representa la empresa, a mayor cantidad de acciones, se es dueño de mayor parte de la empresa y lo opinión en toma de decisiones pesa más. Teniendo en cuenta la parte financiera y jurídica de la empresa.

También dentro de las acciones es importante saber el manejo de bolsa de valores que es el organismo en que se compran y venden las acciones, es un mercado pero de acciones.

E. BONO Y CLASES Los bonos son títulos-valores que incorporan una parte alícuota de un crédito colectivo constituido a cargo de una sociedad o entidad sujetas a la inspección y vigilancia del Gobierno.

Los títulos representativos de los bonos constarán en una o más series numeradas. En cada serie los bonos serán de igual valor nominal. Podrán expedirse títulos representativos de varios bonos. En cada cupón se indicará el título al cual pertenece, su número, valor y fecha de su exigibilidad.

CLASES DE BONOS

1) Bonos ordinarios: Son en los que se ubican las cualidades de los bonos, en los que la emisión instaura los activos que garantizarán la ejecución de sus compromisos, de ser el caso, y en el cual los bienes del emisor amparan la emisión.

2) Bonos convertibles en acciones: Son aquellos que el emisor redime, otorgándole al inversionista acciones, emitidas por el emisor, en lugar de un capital en dinero, se puede ocasionar de forma obligatoria o a través del ejercicio de dicha facultad por parte del tenedor.

3) Bonos de riesgo: Estos creados por la Ley 550 de 1999, se emitían por compañías sometidas a pactos de reestructuración corporativa, y personificaban la capitalización de pasivos de estas compañías. Para la colocación y emisión de acciones y bonos de riesgo, se consideraba conveniente su introducción en el acuerdo del código de suscripción, en el cual no se demandaba gestión o autorización para la distribución de dichos valores.

4) Bonos sindicados: son aquellos que son emitidos por varias empresas y que se encuentran sujetas a estas circunstancias:

- Se debe suscribir una garantía sobre cada uno de los deberes provenientes del bono, se debe disponer de la solidaridad de todos los emisores, es decir, que se logre recaudar a todos y cada uno la suma del valor del bono.

- Que se realice un acuerdo escrito entre los emisores sindicados en donde se establezcan las condiciones básicas de la emisión.

- Conferir la administración de la emisión expuesta a una entidad fiduciaria, o en su ausencia a un acopio centralizado de valores.

5) Bonos emitidos por organismos multilaterales: La Resolución 400 instituye que este tipo de procedimientos deben efectuarse necesariamente de forma desmaterializada.

6) Bonos hipotecarios: Estos se crearon por la Ley 546 de 1999 y son títulos valores crediticios emitidos por firmas de crédito, que cuyo fin exclusivo es cumplir con convenios de crédito para la cimentación de vivienda y para su posterior financiación a largo plazo.

F. CERTIFICADO DE DEPOSITO es un producto bancario que soluciona problemas de inversión a muchas personas, especialmente si se apunta a los de casas de corretaje y dan mejores condiciones de interés y liquidez.

Los certificados de depósito permiten colocar el dinero en el banco durante un período fijo de tiempo. Cuanto más tiempo dejes el dinero en el banco, mayor será la tasa de interés de la cuenta.

A su vez, es de destacar que no posee ningún gasto abrir un depósito a término, pero sí impone una penalidad de alrededor de tres meses de intereses si se saca el dinero antes de que se venza el plazo acordado.

Beneficios

• Minimiza riesgos

• Sencillo

• No tiene comisiones

• Ofrece tasas de interés más altas que las de las cuentas de ahorro

Ventajas y desventajas

• Acceso restringido a su dinero

• Penalidad por retiro si convierte los fondos a efectivo antes de la fecha de vencimiento

Tipos de certificados de depósito

• Certificados de depósito en los que las tasas de interés se incrementan a varios intervalos.

• Certificados de depósito indexados que varían según la bolsa de valores

• Certificados de depósito cancelables con tasas más altas y madurez a largo plazo

• Certificados globales con interés más alto que se anticipan a los cambios futuros en el valor del dólar

• Certificados de depósito promocionales con regalos y tasas especiales

G. CARTA DE PORTE Y CONOCIMIENTO DE EMBARGUE La carta de porte como su nombre lo indica es el escrito en el que constan las mercancías que se transportan por vía terrestre, la importancia de la carta de porte radica en que, a través de este documento se tiene conocimiento de la mercancía que se transporta; mientras que el conocimiento de embarque hace referencia al transporte tanto marítimo como aéreo, el conocimiento de embarque no es más que la constancia de embarque de la mercancía.

La carta de porte y el conocimiento de embarque son dos clases de títulos valores que tienen características de ser representativos de mercancías, de mercancías que se transportan ya sea por vía terrestre tratándose de carta de porte o por transporte marítimo o aéreo cuando hablamos de conocimiento de embarque.

La carta de porte y el conocimiento de embarque deben contener además de los requisitos generales de todo título valor, los siguientes, según lo establecido en el artículo 768 del código de comercio:

El conocimiento de embarque es un título valor que representa las mercancías que son objeto de un contrato de transporte marítimo, lacustre o fluvial. Por su parte la carta de porte es un título valor que representa las mercancías que son objeto de un contrato de transporte terrestre o aéreo. Ambos títulos valores pueden emitirse ya sea al portador, a la orden o en forma nominativa.

Su utilidad radica en que la posesión de estos títulos legitima a su tenedor a reclamar la mercancía representada en ellos, permitiendo con ello una mayor agilidad en tráfico comercial.

La carta de porte y el conocimiento de embarque son dos clases de títulos valores que tienen características de ser representativos de mercancías, de mercancías que se transportan ya sea por vía terrestre tratándose de carta de porte o por transporte marítimo o aéreo cuando hablamos de conocimiento de embarque

...