CARTA DE ENSAYO

Carta del proyecto

Esta guía explica los pasos necesarios para crear una carta del proyecto para la entrega de un proyecto. La guía está destinada a ser utilizada junto con un documento llamado laplantilla carta del proyecto , y, en su caso, se incluyen ejemplos para ilustrar el contenido.

La primera sección, titulada "El uso de la Carta del proyecto," da información de fondo sobre el propósito de la carta, que es responsable de su creación, el trabajo que debe llevarse a cabo con antelación a fin de preparar la carta, ¿cómo debería ser modificado para requisitos la carta , y las secciones clave requeridas por el principio.

El uso de la Carta del proyecto

¿Qué es una carta del proyecto?

La carta del proyecto es un "documento emitido por el iniciador del proyecto o el patrocinador que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, y proporciona el administrador del proyecto con la autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto." Véase la nota1

Además de su objeto del contrato, la carta del proyecto incluye la mayoría de los elementos de una declaración del alcance del proyecto preliminar, que describe lo que es y lo que no está incluido en el proyecto. También ayuda a controlar los cambios en el alcance del proyecto a lo largo de su duración o su ciclo de vida. La intención es cubrir, en un solo documento, todas las actividades del grupo de procesos de iniciación Véase la nota2 como se define en la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos .

¿Por qué crear una carta del proyecto?

Como una visión global del proyecto, la carta del proyecto permite a todas las partes involucradas (stakeholders) para llegar a un acuerdo y documentan los principales aspectos del proyecto, tales como los objetivos, el alcance, los entregables y los recursos necesarios.La carta de apoyo al proceso de toma de decisiones y también se utiliza a menudo como una herramienta de comunicación.

¿Quién es responsable de la carta del proyecto?

La carta del proyecto normalmente debe ser desarrollado por el patrocinador del proyecto o de un gestor externo para el equipo del proyecto. En la práctica, sin embargo, el director del proyecto a menudo desempeña un papel importante en el desarrollo de la carta del proyecto. El director del proyecto trabaja en estrecha colaboración con el promotor del proyecto, que proporciona información básica para el proyecto (por ejemplo, el propósito del proyecto y los vínculos con las necesidades del negocio, las prioridades estratégicas, objetivos y resultados). El director del proyecto también entrevistas los interesados para obtener más información con el fin de desarrollar la Carta.

Cómo crear una carta del proyecto

Esta guía es compatible con una plantilla que se ha desarrollado para poner de relieve todos los elementos estándar que deben ser cubiertos en la carta del proyecto para formalizar un proyecto. La plantilla se puede obtener en el sitio web de TBS.

Esta guía también contiene una sección llamada "El uso de la plantilla de carta del proyecto" que explica cómo completar cada tema cubierto en la plantilla.

Adaptación de la carta del proyecto para proyectos específicos

Sin importar el tamaño y tipo de proyecto, los elementos de una carta del proyecto son los mismos, así como los procesos de gestión de proyectos fundamentales y los principios siguen siendo los mismos. Aunque la profundidad y el alcance de la aplicación de estos procesos y principios pueden cambiar de un proyecto a otro, el marco del proyecto se mantiene constante.

Adaptación de la carta del proyecto a la Junta del Tesoro de Proyecto Complejidad de Canadá Secretaría y Herramienta de Evaluación de Riesgo

Se espera que el director del proyecto para proporcionar una visión global del proyecto en la carta del proyecto. En la siguiente tabla, en la columna izquierda, cuatro clases de proyectos y sugiere algunas áreas a considerar en la elaboración de una carta del proyecto, sobre la base de los resultados obtenidos a través de una evaluación de riesgos. Esta evaluación podría estar contenido en el caso de negocios para el proyecto. Para ayudar con la evaluación del riesgo, una Herramienta de Evaluación de complejidad y riesgo del proyecto se encuentra en desarrollo.

Proyecto Sostenimiento

Descripción

El objetivo principal del proyecto es mantener el servicio de un activo existente, abordando los componentes o deficiencias que limitan su uso continuo envejecimiento. No es un nuevo desarrollo.

Nueva capacidad o funcionalidad Insignificante añadido.

Cambios en el negocio iniciada probablemente mínima.

Alcance limitado a un único sistema o bien dentro de un mismo programa; uno o pocos grupos de interés.

Consideraciones sobre riesgos

Poco o requisitos riesgo. Cambios en el negocio son en gran medida cosmética-por ejemplo, una mejora en el servicio o de versiones actualizaciones.

Los procesos de negocio son esencialmente sin cambios, a pesar de la tecnología de interfaces pueden ser se requiere reentrenamiento diferente-minimal a nivel empresarial.Gestión de cambios mínimos.

Riesgos más probable asociado a la tecnología de negocios. Mayores riesgos de implementación en sistemas con exigir el cumplimiento o la disponibilidad características (es decir, no funcionales).

Consideraciones carta del proyecto

Definición del alcance y los límites deben limitarse a un solo sistema o bien dentro de un solo programa.

Por lo general, uno o pocos grupos de interés.

Requisitos previos, supuestos y limitaciones deben abordar potencial interrupción de las operaciones actuales.

Entregables deben expresarse sobre todo en términos de cambios a existente del producto, servicio o resultado.

Estimación de costos debe determinar si los cambios afectan a los costos actuales (de operación).

Los riesgos e interdependencias deben incluir tecnología y los riesgos de implementación (como la aplicación en paralelo o interrupción del negocio).

"Referencias de proyectos" sección debe hacer referencia a un documento de requisitos.

Proyecto de Tactical

Descripción

Por lo general, impulsado por una necesidad inmediata de negocios para ofrecer una capacidad adicional, a menudo dentro de un marco de tiempo limitado, o para colocar un activo existente para las necesidades previstas por la adición de capacidad.

Capacidad de añadir puede ser funcional o no funcional.

Ámbito de aplicación puede implicar varios sistemas, programas o entidades organizacionales (departamentos), pero con una autoridad clara y una estructura de gobierno simple.

Consideraciones sobre riesgos

Cambios y adiciones a los procesos de negocio se requieren con pequeñas y gestión del cambio de escala media. Efecto menudo se localiza en un segmento específico de la empresa.

Medio a los requisitos de alto riesgo y el riesgo conexo de la corrupción del alcance;aumenta el riesgo de desarrollo de acuerdo con parte está reconstruyendo o añadidos.

El riesgo tecnológico puede ser alto si el rendimiento o la disponibilidad significativa (es decir, no funcional) mejoras necesarias.

Mediano riesgo de Implementación, que van a alta si la base tecnológica subyacente reemplazado.

Consideraciones carta del proyecto

La carta y los riesgos deben mostrar una mayor progresión en el nivel de gestión de proyectos de sostenimiento a Transformacional, es decir, identificar las consideraciones más detalladas con el aumento de la complejidad y el riesgo para apoyar el alcance del proyecto, el tiempo, y los requisitos de gestión de costes.

Ámbito de aplicación deberá indicar claramente los procesos de negocio que se ven afectados.

La falta de tiempo se deben documentar.

Interdependencias con múltiples sistemas, programas o entidades organizacionales (departamentos) y los riesgos consiguientes deberán dirigirse.

El gobierno y las funciones y responsabilidades deben estar bien definidos.

"Referencias de proyectos" sección debe hacer referencia a un documento de requisitos.

Proyecto Evolutiva

Descripción

Los grandes cambios y adiciones a la capacidad, que afectan a los procesos de negocio, el contenido del trabajo, y el modelo de prestación de servicios. A menudo, una combinación de la evolución del negocio y de la tecnología está involucrado.

Algunos componentes de la base se vuelven a utilizar para proporcionar una plataforma de trabajo en la que desea agregar la función.

Ámbito de aplicación puede implicar varios sistemas, programas, entidades o jurisdicciones y puede solaparse con los sistemas cliente y de negocios, lo que requiere una estructura de gobierno adecuada.

Consideraciones sobre riesgos

Alto riesgo de negocio debido a la gestión del cambio significativo y el cambio de procesos de negocio. El más penetrante el efecto de la solución en toda la empresa, mayor es el riesgo.

Requisitos de alto riesgo y el riesgo conexo de la corrupción del alcance, riesgo de parto por lo tanto, importante.

Riesgo Gobernabilidad proporcional al número y la diversidad de intereses de los participantes.

Riesgos de conversión y de ejecución probable que sea alta, incluido el cambio organizacional.

Consideraciones carta del proyecto

Actividades de conversión y aplicación deben ser visibles en las estimaciones de horario y costo.

Especial atención se debe prestar a las interdependencias entre los procesos del proyecto y de negocios.

La gobernanza debe estar bien documentado.

Roles y responsabilidades de las partes interesadas y los órganos de gobierno deben ser descritos.

Estrategia de recursos humanos para hacer frente a los cambios en la organización debe ser documentado.

Proyecto de Transformación

Descripción

Proyecto cambiará los fundamentos acerca de la forma en que el área de negocio funciona, como los procesos, el contenido del trabajo, la organización, la subcontratación, el cliente y la participación empresarial y modelo de servicio.

Pocos, si se pueden reutilizar los componentes existentes.

Proyecto probablemente se extiende por las entidades de organización; puede ser multi-jurisdiccional, involucrar múltiples actores, y requieren una estructura de gobierno compleja.

Consideraciones sobre riesgos

Lleva todos los riesgos de la clase Evolutiva de proyectos, el aumento aún más por la ausencia de cualquier reutilización significativa.

Alto a muy alto riesgo de negocio debido a la dimensión de los proyectos; mismas implicaciones de gestión de alto cambio; y el efecto generalizado de cambio en toda la empresa.

Alto a muy alto riesgo la gobernabilidad.

Alta conversión y el riesgo de implementación, el riesgo tecnológico variable.

Pocos o ningún mitigadores de riesgo son visibles.

Consideraciones carta del proyecto

Interdependencias con los procesos, sistemas y personas deben estar documentados.

Contingencia de riesgo significativo se debe aplicar a las estimaciones de costos y esfuerzo.

La "Organización del Proyecto" sección debe ser objeto de especial atención.

Instalaciones y recursos del proyecto son a menudo una consideración para proyectos transformacionales.

Interdependencias entre las diferentes partes interesadas deben presentarse en la sección de gobierno del proyecto.

La estrategia de gestión del cambio debe ser descrita.

Proyecto Evaluación de la Capacidad de Gestión Organizacional

En el momento de la publicación de esta guía, un nuevo instrumento llamado Evaluación de la Capacidad de Gestión de Proyectos de la organización estaba siendo pilotado prueba con los departamentos gubernamentales selectas. Se invitará a los autores de una carta del proyecto para analizar los resultados de sus organizaciones.

En esta evaluación, las áreas de conocimiento con las puntuaciones más bajas, lo que indica una menor capacidad de gestión de proyectos, deben ser abordados en el plan de gestión del proyecto. Esto ayudará a asegurar que la carta del proyecto se dirige a cualquier problema o duda con respecto a la capacidad de la organización para implementar el proyecto.

El uso de la plantilla Project Charter

Esta guía explica cómo completar la plantilla de carta del proyecto y da una idea de el contenido previsto para cada uno de los temas que figuran en el documento de plantilla.

El uso de este Documento Propósito Plantilla

• Sección 1. Carta Introducción

o 1.1 Documento de control de cambios

o 1.2 Resumen ejecutivo

o 1.3 Autorización

• Sección Presentación 2. Proyecto

o Resumen 2.1 Proyecto

o Metas 2.2 del Proyecto, los resultados del negocio, y objetivos

o Alcance 2.3 Proyecto

o 2.4 Hitos

o 2.5 Entregables

o Estimación de costos 2.6 Proyecto y fuentes de financiación

o 2.7 Dependencias

o 2.8 Riesgos de los proyectos, supuestos y limitaciones

• Sección 3. Organización del Proyecto

o Gobernabilidad 3.1 Proyecto

o Estructura del equipo 3.2 Proyecto

o 3.3 Roles y responsabilidades

o 3.4 instalaciones y recursos del proyecto

• Sección 4. Referencias de Proyectos

• Sección 5. Glosario y acrónimos

Sección 1. Carta Introducción

1.1 Documento de control de cambios

Como cualquier proyecto se desarrolla, el equipo del proyecto adquiere más información y comprensión sobre el proyecto y su ejecución. En consecuencia, la carta del proyecto puede tener que ser ajustado como el alcance del proyecto se hace más preciso y los entregables entiende mejor.

Esta sección se utiliza para documentar los cambios y sirve para controlar el desarrollo y la distribución de las revisiones a la carta del proyecto. Se debe utilizar junto con un proceso de gestión de cambios y un sistema de gestión documental. Procedimientos de gestión de documentos de la organización patrocinadora debe aplicarse para determinar cuándo versiones y sub-versiones se deben crear. Esta práctica mantiene una historia exacta del documento original que fue aprobado por primera vez.

1.2 Resumen ejecutivo

Esta sección debe hacer un breve resumen del proyecto en términos de negocio, lo que demuestra la alineación con los objetivos estratégicos y la visión de la organización o con las iniciativas gubernamentales horizontales relacionados. También debe haber una relación clara entre el proyecto y los resultados de negocio deseados indicados en el caso de negocios, así como con los proyectos identificados en el plan de inversiones del departamento.

Todos los proyectos, sin importar cuán grande o complejo, se inician en apoyo de un mandato de departamento o de la organización y las prioridades estratégicas. La carta del proyecto debe dar al lector información suficiente para demostrar que el proyecto contribuye a la mejora de la capacidad de un programa o un departamento para satisfacer las necesidades de los canadienses. ¿Cuál es el efecto del producto o servicio en los clientes del programa?

El resumen proporciona información básica sobre el proyecto que incluye las razones de la creación del proyecto (por ejemplo, las necesidades del negocio o los requisitos legales) y menciona los principales interesados que se beneficiarán de los resultados del proyecto.

Además, el resumen ejecutivo debe cubrir la carta del proyecto y de los elementos que requieren la aprobación de las partes interesadas, patrocinadores, o ambas cosas, como los objetivos del proyecto, los objetivos del proyecto, los principales hitos, entregables, riesgos primarios, y los costos totales estimados.

1.3 Autorización

Esta sección contiene las firmas del patrocinador del proyecto o de los patrocinadores, el director del proyecto, y otras partes interesadas clave del proyecto, confirmando que están de acuerdo con sus funciones, la descripción del proyecto y los entregables del proyecto y los resultados presentados en la carta del proyecto.

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