Comunicación (psicología Organizacional)

Introducción:

Sabemos bien que en nuestra empresa todas las actividades implican un manejo eficiente de información, misma que debemos estructurar con un orden adecuado a la naturaleza de los procesos implicados y los medios dispuestos para hacerla del conocimiento de los integrantes de la organización. En múltiples ocasiones esta exigencia de comunicarnos exige un ejercicio de redacción para dejar constancia escrita de la actividad, indistintamente del momento en que intervenimos.

No obstante esta necesidad, podemos encontrar que al tratar de dar orden a nuestras ideas, buscando exponerlas con la suficiente claridad para lograr la comprensión de los destinatarios del mensaje, afrontamos problemas que van desde no saber cómo empezar, cómo destacar los aspectos relevantes, qué lenguaje puede ser el correcto, qué extensión tendrá el comunicado, cómo presentarlo conforme al medio que utilizaremos, etcétera. A esos cuestionamientos también debemos agregar la sensación de incertidumbre por el efecto que tendrá la comunicación.

En otras ocasiones, puede suceder que estemos tan familiarizados con un estilo propio de decir y escribir los asuntos que pretendemos manejar siempre un mismo tono y estructura, sin percatarnos de la exigencia de diferenciar a nuestros destinatarios y tener el cuidado de atender a las características de los medios o formatos en que presentaremos los mensajes, generando por consecuencia la falta de comprensión en las intenciones y relevancia de cuanto pretendemos dar a conocer.

Además, en el caso de las dos situaciones anteriores puede sumarse un factor que siempre influye: el tiempo disponible para elaborar los mensajes.

Así, la diversidad de variables contextuales va a conjugarse con las características y habilidades personales para dar a nuestros mensajes una especificidad a partir de su estructura, claridad, concisión, precisión y uso adecuado de las reglas ortográficas y gramaticales.

Esta situación lleva a valorar la importancia de contar con un marco comunicacional que contribuya a simplificar la generación de un esquema básico para estructurar un escrito, conforme a sus intenciones y medios a utilizar, estableciendo un orden específico para la presentación de las ideas y recuperación de nuestras habilidades de expresión y uso adecuado del lenguaje.

10.1. Escritos en la empresa

Recordemos que existen diferentes códigos para la elaboración de un mensaje y cada uno implica el desarrollo de nuestras habilidades para reconocer sus lógicas de organización y utilizarlas adecuadamente en la transmisión de una idea. En la medida que desconocemos los diferentes códigos y la forma de relacionarlos para dar sentido y significado a un mensaje, en esa medida podemos estar expuestos a encontrar mayor o menor grado de dificultad en las barreras comunicacionales.

Así, al utilizar la comunicación escrita resulta indispensable comprender que el uso de un vocabulario común no implica necesariamente la posibilidad de ser comprendidos en la totalidad de nuestras intenciones. Analicemos el mensaje siguiente:

Debido a que por todas la situaciones que ya se comentaron estamos, como muchos de ustedes lo saben pasando por una etapa difícil no podríamos decir una crisis, sino algo no tan serio como una crisis es que en base de los planes de ampliación que habíamos fijado para este año y que los mismos antes de saber de esta situación crítica no se cumplirán como quisiéramos que se cumplieran.

¿Qué efecto produce leer el texto? Del mensaje que quiere trasmitir dice muy poco, pero habla mucho de su autor y, tal vez, de su organización. Resulta obvio que el autor del párrafo afronta una situación difícil, está nervioso y no quiere decir ciertas cosas. Al hacer un gran esfuerzo, por ejemplo, de no decir que hay una crisis, termina afirmándola al tiempo de generar incertidumbre y confusión.

3Comunicación UVM En Línea

El ejemplo muestra falta de claridad en las ideas y pobreza de lenguaje: faltas de ortografía, puntuación incorrecta, repetición innecesaria de palabras. El desorden empobrece el efecto y termina por ofrecer un escrito de mala calidad. La posible reacción de los receptores tendrá más posibilidades de ser distinta a la buscada.

La comunicación escrita requiere de una elaboración cuidadosa para transmitir nuestras intenciones. Su claridad radica en la precisión del lenguaje, de acuerdo al contexto donde se aplica. Exige el uso de palabras y frases que no dejen lugar a dudas y correspondan al contexto sociocultural de los destinatarios, asumiendo su permanencia en el tiempo frente a públicos diversos.

Es importante recordar que el hecho de escribir no consiste sólo en plasmar palabras medianamente relacionadas y utilizar dos o tres puntos y comas, por el contrario, constituye un ejercicio que exige disciplina y dominio del uso correcto del lenguaje, estableciendo para quién escribimos y qué queremos decirle, pero aun esto resulta insuficiente, como pudimos apreciar al analizar los elementos de la comunicación. Ahora, vamos a realizar una actividad que permite sintetizar los conceptos revisados en el desarrollo del módulo.

10.2 Requisitos para la eficiencia

Una vez que concluimos la escritura de un texto, generalmente lo releemos tratando de hacer una evaluación para identificar si realmente logramos expresar nuestras ideas como queremos hacerlas llegar a los receptores. Sin embargo, con frecuencia olvidamos iniciar la escritura del mensaje con un proceso de planificación que permita concluirlo apegándonos a criterios cercanos de un documento ideal. Por tanto, siempre hemos de tener claridad con respecto a cuestiones básicas, como son:

Para qué: Defina el propósito, a partir de preguntas como ¿cuál es el mensaje principal y qué impacto quiere provocar?

Para quién: Identifique a los receptores (directos y potenciales): póngase en sus zapatos, piense en lo que debe decir y pregúntese qué desean ellos escuchar. Cómo, dónde y cuándo: Ubique las ideas, las palabras, estructura, medio y momento más adecuado para llegar a sus receptores con el impacto deseado.

Pero esto es sólo una parte. Nuestros mensajes deben ajustarse también en otros aspectos.

4Comunicación UVM En Línea

V El uso adecuado del mensaje inicia por el conocimiento de un vocabulario en el que logramos identificar la diferencia y similitud de significados asignados a cada palabra. Así, quien escribe selecciona las palabras que mejor transmiten su idea y respeta su ortografía a fin de evitar errores

...