DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PLAN DE TRABAJO AÑO 2.0XX

Primer Informe

OBJETIVO

• Estructurar la empresa definiendo el plan de direccionamiento estratégico donde se define misión, visión, organigrama, políticas de la empresa, reglamento interno, cargos, funciones, procedimientos y controles asignados a los mismos.

• Establecer mejoramiento en los procesos actuales dando más fluidez al movimiento de la empresa, permitiendo que las tareas sean cumplidas a tiempo.

• Definir estrategias de planeación en todas las áreas de la empresa.

PLAN DE TRABAJO

Las empresas deben conocer claramente las partes que la componen, la razón de ser, los objetivos, las metas corporativas a alcanzar, los procesos, procedimientos, controles y canales de comunicación que deben utilizarse entre ellas. Por ende es muy importante darle un direccionamiento estratégico a la empresa, es decir, debemos crear desde la misión y la visión que nos dan la razón de ser y los objetivos a alcanzar por la empresa, esto nos aporta sentido de pertenencia y genera sinergia en todos las áreas de la empresa enfocada al alcance de los objetivos corporativos.

En la empresa encontramos un sinnúmero de falencias que se deben solucionar pero el mayor de sus problemas es la falta de estructura, por ende es el punto mas urgente a solucionar. En el análisis de los siguientes meses muy seguramente se encontrarán problemas adicionales a resolver que serán pertinentemente enfrentados.

Estructurar la empresa consiste en crear las bases de trabajo, definir las directrices a seguir por el personal, tales como:

• Misión: Es la razón de ser de la empresa, todo el personal debe conocerla genera sentido de organización y pertenencia.

• Visión: Esta conformada por los objetivos a alcanzar en el futuro cercano (planeación a cinco años), nos muestra el camino a seguir. Nos ayuda a crecer organizadamente en pos de alcanzar una meta trazada.

• Políticas: En todas las áreas deben quedar por escrito las normas de trabajo. Sin embargo las políticas más urgentes a definir son las que se refieren a trabajo de subcontratación.

• Organigrama: Es urgente definir las áreas de la organización y los cargos. Estos reafirman el compromiso de los empleados con su puesto de trabajo, genera canales de comunicación adecuados, asignación adecuada de responsabilidades. A esto se asocian la generación de manuales de funciones, políticas de trabajo, obligaciones y deberes del empleado, etc. Cada cargo debe ser analizado para reasignar funciones y mejorar los procedimientos buscando que las tareas sean realizadas en el menor tiempo y las capacidades de los empleados puedan ser mejor explotadas.

• Procedimientos y controles: Al análizar todas las áreas de la empresa se debe establecer procedimientos adecuados y sus respectivos controles.

Es muy importante el compromiso de la gerencia que este dispuesta a enfrentar el reto que genera el mejoramiento de la organización, involucrando a sus empleados en el proceso de cambio permitiéndoles que conozcan las decisiones y las estrategias planteadas participando activamente, pues son ellos quienes mejor conocen sus puestos de trabajo.

Adicionalmente las áreas de la empresa que presentan problemas urgentes a resolver son las áreas de Producción, Bodega y Despachos, ya que la empresa esta incursionando en un área nueva que son los procesos productivos, por ende, son las áreas en donde se empieza a desarrollar el presente proyecto.

La estructuración de la empresa involucra otros aspectos que serán analizados en el desarrollo del trabajo.

A continuación enumero los procesos más urgentes por mejorar con planteamiento de soluciones y el estado del proceso de mejoramiento en el que se encuentra:

PROBLEMA PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES Y ESTADO DEL PROCESO

Inventario producto terminado e inventario de materia prima e insumos. El inventario esta muy alto lo que va en detrimento del flujo de caja de la compañía.

No hay control del producto que ingresa a bodega, no se hacen revisiones de calidad, no existe un sistema, ni procedimiento que controle los ingresos y egresos de bodega.

Despachos.

• El inventario es el activo corriente mas importante de la empresa por ende debe tener proceso s y procedimientos definidos claramente, controles especiales y ser auditado constantemente por el área contable.

• Realizar inventarios esporádicos (auditoria de inventarios).

• Realizar inventario físico, adquirir un sistema para controlar el inventario debido al volumen de unidades manejado (debe ser compatible con el sistema contable actual), mejorar los procesos asociados, disminuir el número de unidades a producir de acuerdo a las proyecciones de ventas.

• Disminuir el stock de inventario de producto terminado, planeando una producción adecuada para abastecer los almacenes y que no afecte el flujo de efectivo de la empresa, evitando adicionalmente el deterioro de la prenda por el tiempo excesivo de almacenamiento.

• Disminuir el stock de inventario de materia prima e insumos, planeando compras en tiempos reales de producción. Contando con el inventario y los tiempos de entrega del proveedor. Por eso es tan importante planear por temporadas o colecciones.

• Disminuir la cantidad de bodegas a una. Permite mayor control del producto terminado, mayor seguridad, disminuye los errores en despachos.

• Manejar inventarios por tallas y colores, nos brindará información importante acerca de las necesidades de los almacenes y del consumidor, que permita programar acertadamente la producción.

• Manejar un inventario independiente de productos en tránsito, muestras y contra muestras controlado por producción.

• Determinar las curvas por almacén para diseñar en Excel un archivo que permita programar los despachos: “packing list” automático, que una vez ingrese los datos de la producción recibida los distribuya en cada almacén según la curva. Esto adicionalmente elimina la posibilidad de que queden sobrantes de una producción en bodega.

• Adquirir un sistema que permita agilidad en la preparación de los productos a enviar, que permita el ingreso y el egreso ágil del producto terminado a bodega, dando una respuesta eficiente y eficaz a los puntos de venta. Adicionalmente permita tener saldos reales diarios, realizar auditorias esporádicas, dar respuesta inmediata a las necesidades de los almacenes.

Esta pendiente visitar PAXAR para obtener información al respecto.

• Determinar los procedimientos de abastecimiento de los almacenes.

• Los almacenes deben ser abastecidos en los primeros días de la semana: lunes, martes y miércoles, para no interrumpir las actividades normales de los días de mayor actividad (jueves, viernes y sábado).

• La bodega debe recibir producción los días jueves y viernes, para que el día sábado pueda preparar los despachos de la siguiente semana.

• Se realizó el inventario inicial, se establece la manera correcta de realizar un inventario, se señaliza la bodega para facilitar la ubicación eficiente de las prendas para dar una respuesta eficaz a todos los usuarios, pero no se controla en un sistema puesto que no se ha decidido la compra, por ende se diseñó un archivo en Excel para el control del movimiento del inventario, con un ambiente interactivo que permite al usuario mantener actualizado los saldos de inventarios al digitar los ingresos o egresos de mercancía, sin embargo no se ha adquirido el computador para bodega, por lo cual el inventario continua sin ser controlado. Anexo 1.

• La solución ideal es adquirir un sistema que tenga enlazados los movimientos de los almacenes y de la bodega de producto terminado.

• Se diseñaron los formatos de control necesarios, están a la espera de aprobación.

Falta de planeación de producción, talleres sin controlar, no hay control de calidad, no hay programación de producción, no hay cargos definidos, no hay indicadores, los formatos de control utilizados actualmente deben modificarse.

No se exigen las fichas técnicas a los proveedores de materia prima y de servicios.

Aún hay problemas por detectar.

Problemas de calidad.

• Definir temporadas o colecciones: horizontes de tiempo que permitan planear la producción y temas que puedan ser desarrollados por diseño.

• Definir procesos y procedimientos que permitan la trazabilidad de los lotes de producción.

• Identificación de productos en proceso muestras, contra muestras, procesos de lavandería.

• Solicitar fichas técnicas de materias primas e insumos, permite a la empresa garantizar los productos terminados y resolver problemas que se presenten.

• Agrupar las muestras (semanalmente o quincenalmente) aprobadas por calidad para ser evaluadas por un comité de aprobación de prendas a confeccionar, debe estar conformado por: gerente, diseñadora, patronaje, calidad e insumos) para que los cambios realizados sean conocidos por todos en un tiempo real, disminuyendo la generación de errores.

• Procedimiento de selección, etiquetación, determinación de precios y envió de saldos e

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