Grupos y necesidades

Grupos y necesidades

La formación de grupos de trabajo es una tarea difícil hoy en día si se quiere alcanzar el éxito organizacional, pero es común que se deje a un lado a los grupos informales tanto en importancia para la organización como en importancia que tienen dichas formaciones para las necesidades sociales de los colaboradores dentro de la organización; ya que dichos grupos son un soporte social que los grupos formales no pueden abarcar. Por lo tanto es de gran importancia la existencia de los grupos formales ya que son los que dirigen a la organización al éxito, pero en contraparte y complemento los grupos informales satisfacen las necesidades sociales de los individuos en la organización.

Grupo

Se define grupo como el conjunto de dos o más individuos que se relacionan y son interdependientes y que se reunieron para conseguir objetivos específicos.

Grupos Formales

Por grupos formales nos referimos a los que definen la estructura de la organización, con asignaciones determinadas de trabajo que fijan tareas. En los grupos formales, el comportamiento de los individuos está estipulado y dirigido hacia las metas de la organización.

Grupos Informales

En cambio, los grupos informales son alianzas que no tienen una estructura formal ni están definidos por la organización. Estos grupos son formaciones naturales del entorno laboral que surgen en respuesta a la necesidad de contacto social.

Diferencia entre grupo y equipo

Un grupo es un conjunto de individuos que interactúa para compartir información y conseguir que cada miembro se desenvuelva mejor en su área.

• Sólo se refiere a la reunión de individuos para conseguir objetivos específicos, no implica la participación en trabajo colectivo.

• Un equipo es un grupo de trabajo en el que los esfuerzos individuales dan por resultado un desempeño mayor que la suma de lo que produciría cada uno individualmente

• Implica la generación de sinergias positivas a través del esfuerzo coordinado.

Factores que afectan el comportamiento de grupos

Existen principalmente 7 factores que pueden afectar el comportamiento de los grupos, ya sean estos formales o informales, como se puede observar en la figura 3.4 a continuación se muestran los más comunes:

• Tamaño. El rango del tamaño de un grupo puede ser desde dos miembros hasta un límite normal de trece a dieciséis. El número ideal es de doce personas, el tamaño del grupo pude afectar en las dimensiones de liderazgo, tolerancia entre los miembros y los procesos de grupo.

• Roles. Las personas asumen una serie de roles, es decir el conjunto de comportamientos esperados asociados a un trabajo en particular. Y se dividen a su vez en tres categorías:

- Roles de la tarea: se concentran en el cumplimiento de las tareas o metas, y facilita y coordina las tareas de toma de decisiones.

- Roles del mantenimiento: no se concentran tanto en las tareas como en los procesos del grupo. Ayudan a mantener y elevar el desempeño del grupo, como por ejemplo conciliador o animador.

- Roles individuales: Se enfocan únicamente en las necesidades individuales de los miembros a costa del grupo. Tienden a ser disfuncionales o destructivos para el grupo.

- Un miembro de un grupo pude desempeñar varios roles, y varios miembros pueden desempeñar el mismo rol. Con frecuencia existe un patrón de roles correspondiente a cada uno de los miembros del grupo.

• Normas. Son reglas de comportamiento que han sido aceptadas como propias por los miembros del grupo. En general las normas definen la clase de comportamientos que los miembros del grupo creen necesario para poder alcanzar sus metas. Existe una clasificación que señala que las normas tienen diferente importancia para el funcionamiento de la organización. Pueden ser:

- Fundamentales: guían el comportamiento esencial, para la misión central de la organización.

- Periféricas: guían los comportamientos que son importantes, pero no esenciales, para alcanzar las metas o misión de la organización.

- Los grupos también pueden imponer sanciones, es decir medidas de coacción que se adoptan para propiciar la aceptación y cumplimiento de las normas.

• Metas. Los miembros de los grupos de trabajo comparten metas que se centran en el desempeño y facilitan la consecución de las metas de la organización. Pueden ser formales e informales:

- Metas formales: son las que están definidas específicamente, en forma oral o escrita, y por lo general guardan una relación directa con las metas y la misión de la organización.

- Metas informales: Son las que están implícitas en las acciones de los miembros del equipo, pero no están definidas explícitamente, y pueden contribuir a la consecución de las metas de la organización o impedirla.

• Cohesión. Es la fuerza de los miembros de permanecer en el grupo y su compromiso con el mismo. Está influenciado por el grado de compatibilidad entre las metas grupales e individuales. Se refiere a mantener unido al grupo, su comunicación, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, inclusión y control.

• Liderazgo. Es importante que dentro de un grupo exista un líder que ejerce una influencia positiva entre sus miembros para que puedan alcanzar de este modo las metas propuestas.

• Ambiente externo. El ambiente externo puede influenciar a cada uno de los factores anteriores, así como afecta directamente el comportamiento de los miembros del grupo. Se refiere a las condiciones y factores fuera del grupo sobre los cuales el mismo no tiene control. Incluye tecnología, condiciones físicas, prácticas de administración, reglas, liderazgo de la gerencia y las recompensas y castigos definidos en la organización.

Modelo de las cinco etapas

Los grupos pasan por cinco fases: formación, conflicto, regulación, desempeño y desintegración.

La 1ra etapa, de formación, se caracteriza por una gran incertidumbre sobre el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo. Los miembros “sondean las aguas” para determinar que conductas son las aceptables. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo.

La 2da etapa, de conflicto se distingue, precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros aceptan la existencia del grupo personas se resisten a las restricciones que les impone a su individualidad. Por añadidura, se presentan conflictos sobre quién controlará el grupo. Al culminar las etapas, el grupo cuenta con una jerarquía de liderazgo relativamente clara.

En la 3ra etapa, de regulación se traban relaciones estrechas y el grupo manifiesta su cohesión. Se despierta un sentido agudo de identidad y camaradería. Esta etapa de regulación se da por concluida cuando solidifica la estructura del grupo, y éste ha asimilado un conjunto común de expectativas sobre lo que se define como el comportamiento correcto.

La 4ta etapa, de desempeño. En este punto la estructura es completamente funcional y es aceptada por el grupo. La energía de los integrantes ya no se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa. Para los grupos de trabajo permanentes, la etapa de desempeño es la última de su desarrollo.

En cambio, tratándose de comisiones, equipos, fuerzas de tarea y otros grupos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegración. En esta etapa, el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeño superior, sino que se dirige la atención a las actividades conclusivas. Los integrantes responde de diversas maneras: mientras que algunos están animosos, gozando de los logros del grupo, otros se entristecen por la pérdida de camaradas y amigos ganados durante la existencia del grupo. Muchos intérpretes del modelo de las cinco etapas suponen que el grupo se hace más eficaz a medida que pasa por las primeras cuatro fases.

Aunque esta disposición sea verdadera, lo que hace que un grupo sea más eficaz es más complicado de lo que este modelo indica. En ciertas condiciones, conflictos intensos acentúan el desempeño del grupo, así esperaríamos que en tales situaciones los grupos que se encontraron en la 2da fase superan en desempeño a los grupos que se encontraran en las etapas 3 y 4. Aparte los grupos no siempre proceden claramente de una etapa a la siguiente.

De hecho, en ocasiones transcurren al mismo tiempo varias etapas, como cuando los grupos se hallan a la vez en la etapa de conflicto y en la del desempeño. También los grupos llegan a retroceder a las fases anteriores. Por tanto incluso los defensores más firmes del modelo no suponen que todos los grupos siguen exactamente las 5 etapas ni que la fase 4ta Sea la mejor. Otro problema del modelo, en lo que atañe a entender el comportamiento en el trabajo, radica en que omite el contexto de la organización.

Grado de madurez en un grupo

La madurez está definida por el nivel de motivación del equipo en el alcance de metas, por el deseo y su habilidad para adquirir responsabilidades, manteniendo un permanente comportamiento activo. Factores que determinan el nivel de madurez de un equipo:

• Realización: Es la identificación, el establecimiento y el cumplimiento de metas por parte de los miembros del equipo.

• Responsabilidad: Es el compromiso de sentir como propio lo que sucede en la institución y la respuesta a ese compromiso por parte del equipo

• Experiencia: Es la asimilación de conocimientos

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