Informe De Implementacion
josephluis2314 de Noviembre de 2014
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INFORME DE AVANCE DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN EN LA UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO
2009-2010
PRESENTACIÓN
Este informe registra los hitos más importantes en el avance hacia la implementación del
SIMEGE (Sistema de Mejor Gestión) en la UNA (Unidad Nacional de Archivo), dependencia
responsable de elaborar y vigilar el cumplimiento de las directrices en materia de Gestión
Documental y Archivo.
Para efectos de la sincronización con el cronograma de la Coordinación del SIMEGE, el
informe abarca el período comprendido entre el 25 de septiembre de 2009 y el 31 de
mayo de 2010, sin embargo, para una mejor comprensión del proceso llevado a cabo por
esta Unidad, se hará referencia a fechas y acontecimientos anteriores, conservando la
misma línea y relación con el objetivo de reportar el avance en la implementación del
Sistema en la UNA.
Antes de iniciar es importante precisar que el Equipo de Gestión funciona en su mayor
parte con recursos de inversión (cinco de los siete integrantes del Equipo son
contratistas), situación que limitó el avance entre diciembre de 2009 y marzo de 2010,
donde el Equipo se redujo prácticamente a los dos funcionarios de planta, debido al
proceso de elaboración y puesta en marcha del Plan Institucional de Desarrollo para el
período rectoral 2010-2012. Como consecuencia varias actividades se aplazaron hasta el
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mes de abril, sin embargo, el compromiso del Equipo conformado para esta vigencia
permitió alcanzar la meta propuesta por la Coordinación General del Sistema.
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AGRADECIMIENTOS
En el avance alcanzado entre el segundo semestre de 2009 y el mes de mayo de 2010, se
destacó la retroalimentación de las Unidades de Archivo de las sedes Manizales y Medellín
con sus respectivos coordinadores de sección María Cristina Millán García y Carlos Arturo
Cabrera Izquierdo, así como Ximena Castrillón Escobar Coordinadora del Equipo de
Gestión de la Secretaría de la Sede Manizales, la participación de las Unidades de Archivo
de las Sedes Bogotá y Palmira y las Secretarías de Sede de Presencia Nacional y el Equipo
de Trabajo de la Unidad Nacional de Archivo conformado por la Antropóloga Sara Lucía
Amaya, Jefe; Martha Rodríguez, Secretaria; Ángela Ramírez, Alvaro Ortiz, Alexander
Colmenares, Alex Vargas y Carlos Ortiz, Asistentes de la Unidad, quienes asumieron en
corto tiempo el análisis y el cumplimiento eficiente y eficaz de los diferentes factores de
evaluación y la participación en los eventos y capacitaciones programados por el Sistema
de Mejor Gestión.
Un agradecimiento especial al Equipo de Analistas de la Coordinación General y del Nodo
Nacional del Sistema de Mejor Gestión, en particular a Lorena Romero Torres por su
asesoría y apoyo en este proceso.
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1 LÍNEA BASE ANTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN DE SIMEGE
Para iniciar es importante conocer el estado de la Gestión Documental con anterioridad a
la implementación del Sistema de Calidad.
La Gestión Documental de la Universidad, si bien se venía desarrollando mediante
referentes técnicos y normativos, no contaba con procedimientos estandarizados, con un
proceso caracterizado ni con la cuantificación del servicio, ni se contaba con una
visibilidad de la gestión y de las políticas que lidera la Unidad Nacional de Archivo.
Tampoco un lenguaje que integre funciones con procedimientos y productos.
2 INFORME SOBRE EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
A continuación se realiza una breve descripción de los logros en la implantación del
Sistema de Calidad en la Unidad Nacional de Archivo, con base en los factores de
implementación propuestos por la Coordinación General del Sistema para los Equipos del
Nivel Nacional. Donde fue posible se cuantificó el avance y su impacto en la gestión y los
cambios que permanecerán en el tiempo.
2.1 Factor 1. Procedimientos del EG (Equipo de Gestión) mejorados y apoyo a la
estandarización y/o socialización de los procedimientos de las sedes
Como líder de la Gestión Documental en la Universidad Nacional, la Unidad Nacional
de Archivo fue pionera en el levantamiento, validación y estandarización de los
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procedimientos correspondientes al Proceso “Gestión Documental”, de acuerdo con
las directrices del UN SIMEGE.
Esta labor inició 30 de julio de 2008 y finalizó en su primera etapa (levantamiento de
la información, validación y estandarización) el 14 de octubre de 2008 con el envío
por parte de la UNA de los procedimientos de la Gestión Documental validados,
ajustados y estandarizados con la participación y aprobación de los jefes de archivo
de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira, de los Secretarios de Sede de
Caribe, Amazonia y Orinoquia, y de los representantes del Nodo Nacional del UN
SIMEGE, obteniendo como resultado la primera caracterización general del Proceso
y la estandarización de los 19 procedimientos que lo componen (siete estratégicos:
Diseño y aprobación de Políticas, Planeación, Asesoría, Seguimiento, Evaluación de
la Gestión Documental, Capacitación y Coordinación con entidades externas y doce
operativos).
Este avance, que se convirtió en ejemplo para los demás Equipos de Gestión,
permitió dar el paso hacia la implementación con el fin de facilitar la generación,
circulación, acceso y conservación de los documentos producto de la gestión
universitaria y mejorar la planeación de la Gestión Documental.
Por su carácter de dependencia del Nivel Nacional y por su naturaleza como
responsable de las directrices para la gestión, control, cuidado y consulta de los
documentos, la UNA no ejecuta procedimientos operativos relacionados con la
organización de documentos distintos a los que genera día a día, o con la
administración de archivos centrales o históricos, o la conservación, selección o
eliminación de grandes volúmenes de archivos. Estas actividades están bajo la
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coordinación de las Unidades de Archivo de Sede y Secretarías de Sede de Presencia
Nacional. En consecuencia, el ámbito de implementación en la UNA se restringe a
los procedimientos estratégicos de la Gestión Documental y al Nivel Nacional.
La implementación de los procedimientos estratégicos a cargo de la UNA, rindió los
siguientes frutos durante el 2009 y hasta lo que va corrido en el 2010.
Procedimiento Diseño, Construcción y Aprobación de las Políticas de la
Gestión Documental: Con base en este procedimiento, la UNA revisó las
Políticas de Gestión Documental aprobadas en el año 2003, elaboró dos
nuevas propuestas (una en 2009 y otra en 2010) que fueron socializadas a las
sedes, incluyendo cinco nuevas políticas (Política de Fomento de una Cultura
del Documento Electrónico, Política de responsabilidad de los Servidores
Públicos de la UN sobre los documentos y archivos, Política de Preservación e
integración de Archivos Históricos de la UN, Política de Mejoramiento
Continuo de la Gestión Documental, Política de Direccionamiento Nacional
de la Gestión Documental y Política de Responsabilidad Ambiental).
Procedimiento de Asesorías en Gestión Documental: La documentación de
este procedimiento ha permitido registrar la realización de 193 asesorías
técnicas al Nivel Nacional y las siete sedes por diferentes medios (86 en
2009 y 107 en lo corrido de 2010).
Procedimiento de Evaluación de la Gestión Documental: Este
procedimiento permitió en 2009, elaborar los informes de cuantificación de
la gestión documental, de manera que fue posible obtener datos del
crecimiento del archivo de la Universidad y dimensionar la problemática a la
cual nos enfrentamos (estadísticas básicas y análisis de Pareto): Un volumen
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total de 20.861 metros lineales de archivos (10.019 metros de Archivos de
Gestión o activos y 10.841 metros de Fondos Documentales Acumulados),
909 Tablas de Valoración Documental, 602 Tablas de Retención Documental,
un crecimiento anual aproximado de mil metros lineales (unos 6,3 millones
de folios) concentrado en cuatro series documentales: Ordenes
Contractuales, Boletín Diario de Caja y Bancos, Historias Clínicas y Actas.
Procedimiento de Seguimiento a los Archivos de Gestión: Siguiendo este
procedimiento se coordinó la implementación de las Tablas de Retención
Documental en las 43 oficinas del Nivel Nacional. Seguimiento a los Planes de
Acción de Conservación Documental de las sedes Manizales, Palmira,
Medellín y Bogotá, y análisis, elaboración y actualización de las matrices,
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