Informe De Implementacion
Enviado por josephluis23 • 14 de Noviembre de 2014 • 3.217 Palabras (13 Páginas) • 192 Visitas
INFORME DE AVANCE DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN EN LA UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO
2009-2010
PRESENTACIÓN
Este informe registra los hitos más importantes en el avance hacia la implementación del
SIMEGE (Sistema de Mejor Gestión) en la UNA (Unidad Nacional de Archivo), dependencia
responsable de elaborar y vigilar el cumplimiento de las directrices en materia de Gestión
Documental y Archivo.
Para efectos de la sincronización con el cronograma de la Coordinación del SIMEGE, el
informe abarca el período comprendido entre el 25 de septiembre de 2009 y el 31 de
mayo de 2010, sin embargo, para una mejor comprensión del proceso llevado a cabo por
esta Unidad, se hará referencia a fechas y acontecimientos anteriores, conservando la
misma línea y relación con el objetivo de reportar el avance en la implementación del
Sistema en la UNA.
Antes de iniciar es importante precisar que el Equipo de Gestión funciona en su mayor
parte con recursos de inversión (cinco de los siete integrantes del Equipo son
contratistas), situación que limitó el avance entre diciembre de 2009 y marzo de 2010,
donde el Equipo se redujo prácticamente a los dos funcionarios de planta, debido al
proceso de elaboración y puesta en marcha del Plan Institucional de Desarrollo para el
período rectoral 2010-2012. Como consecuencia varias actividades se aplazaron hasta el
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mes de abril, sin embargo, el compromiso del Equipo conformado para esta vigencia
permitió alcanzar la meta propuesta por la Coordinación General del Sistema.
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AGRADECIMIENTOS
En el avance alcanzado entre el segundo semestre de 2009 y el mes de mayo de 2010, se
destacó la retroalimentación de las Unidades de Archivo de las sedes Manizales y Medellín
con sus respectivos coordinadores de sección María Cristina Millán García y Carlos Arturo
Cabrera Izquierdo, así como Ximena Castrillón Escobar Coordinadora del Equipo de
Gestión de la Secretaría de la Sede Manizales, la participación de las Unidades de Archivo
de las Sedes Bogotá y Palmira y las Secretarías de Sede de Presencia Nacional y el Equipo
de Trabajo de la Unidad Nacional de Archivo conformado por la Antropóloga Sara Lucía
Amaya, Jefe; Martha Rodríguez, Secretaria; Ángela Ramírez, Alvaro Ortiz, Alexander
Colmenares, Alex Vargas y Carlos Ortiz, Asistentes de la Unidad, quienes asumieron en
corto tiempo el análisis y el cumplimiento eficiente y eficaz de los diferentes factores de
evaluación y la participación en los eventos y capacitaciones programados por el Sistema
de Mejor Gestión.
Un agradecimiento especial al Equipo de Analistas de la Coordinación General y del Nodo
Nacional del Sistema de Mejor Gestión, en particular a Lorena Romero Torres por su
asesoría y apoyo en este proceso.
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1 LÍNEA BASE ANTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN DE SIMEGE
Para iniciar es importante conocer el estado de la Gestión Documental con anterioridad a
la implementación del Sistema de Calidad.
La Gestión Documental de la Universidad, si bien se venía desarrollando mediante
referentes técnicos y normativos, no contaba con procedimientos estandarizados, con un
proceso caracterizado ni con la cuantificación del servicio, ni se contaba con una
visibilidad de la gestión y de las políticas que lidera la Unidad Nacional de Archivo.
Tampoco un lenguaje que integre funciones con procedimientos y productos.
2 INFORME SOBRE EL AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
A continuación se realiza una breve descripción de los logros en la implantación del
Sistema de Calidad en la Unidad Nacional de Archivo, con base en los factores de
implementación propuestos por la Coordinación General del Sistema para los Equipos del
Nivel Nacional. Donde fue posible se cuantificó el avance y su impacto en la gestión y los
cambios que permanecerán en el tiempo.
2.1 Factor 1. Procedimientos del EG (Equipo de Gestión) mejorados y apoyo a la
estandarización y/o socialización de los procedimientos de las sedes
Como líder de la Gestión Documental en la Universidad Nacional, la Unidad Nacional
de Archivo fue pionera en el levantamiento, validación y estandarización de los
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procedimientos correspondientes al Proceso “Gestión Documental”, de acuerdo
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