Gestion De Documentos

La Gestión de los documentos resultantes de la actuación de las Administraciones es una necesidad que se ha Mantenido constante a lo largo de la Historia hasta la actualidad, al ser éstos el soporte de la información producida y utilizada por las Administraciones. Su importancia se deriva del hecho de que la seguridad jurídica no sólo de las administraciones sino también de los ciudadanos se basa en la información contenida en los documentos administrativos. Si la adecuada gestión de los documentos es una necesidad en cualquier organización, en una administración como la nuestra, basada en la tradición garantista

del S.XIX, y en la que la producción documental se duplica cada tres o cinco años, la gestión de la masa de documentos producidos se convierte en un problema acuciante que necesita de una solución.

La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Así mismo fue como se hizo uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración publica y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas

y sobre todo la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar los documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico y esto represento un nuevo salto en los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y los archivadores. Ahora bien, todo este proceso o conjunto de procesos que se inicia con el documento desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos tiene un solo fin y para todas entidades productoras y es que controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes y del mismo modo permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. En otros la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula también a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan el buen bienestar para la empresa.

También los archivos tienen como finalidad disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio del ciudadano y como fuente de

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