DOCUMENTOS DE GESTION

DOCUMENTOS DE GESTION

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

¿CUÁLES SON? Y ¿PARA QUÉ SIRVEN?

Clasificación

-Externos

-Internos

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa.

Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

CLASES DE DOCUMENTOS

Según su función económica se dividen en:

-Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda. Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, factura, ticket, entre otros.

-No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: nota débito, nota a crédito, entre otros.

-Informativos: Son aquelloscuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, remisión, kárdex.

TIPOS DE DOCUMENTOS DE GESTION

Nota de pedido o de compra

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante.

Deberán extenderse como mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Nota de ventas

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Remito o remisión

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de las mercaderías es previa a la facturación.

Factura

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

Nota de débito

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma

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