Documentos De Gestion

I. INTRODUCCIÓN

En las siguientes líneas trataremos el tema referente a los Documentos de Gestión, los cuales son instrumentos técnicos que regulan el modelo de gestión interna y que permiten mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de una organización, así como establecen los lineamientos estratégicos de las acciones y las competencias entre las autoridades, oficinas, sedes, recursos humanos, procedimientos, operaciones y todo lo relacionado al negocio y/u organización del aparato funcional interno que permitirá obtener los objetivos centrales de la empresa u organización.

Luego de dar un breve concepto de lo que son los Documentos de Gestión, pasaremos a definir cada uno de los instrumentos utilizados por la Gestión Municipal, centrándonos posteriormente en la Ordenanza Municipal, las fases para su dación y un modelo de la misma redactada por los autores del presente trabajo de investigación.

II. DEFINICIÓN

La Gestión Municipal, implica el desarrollo de un conjunto de actividades, estrategias y técnicas idóneas que permitan desarrollarse internamente y proyectarse a la comunidad la imagen de un gobierno edil serio, responsable, moderno, eficaz y eficiente a tono con las expectativas de la población, es así que los Instrumentos de Gestión, vienen a ser aquellos documentos técnicos en los que se plasman todas las actividades de fortalecimiento y desarrollo Institucional, transparencia en la gestión, desarrollo económico local, servicios municipales, democratización de la gestión, desarrollo humano y promoción social entre otras.

Los Principales Instrumentos de Gestión utilizados por una Municipalidad son:

• Reglamento Interno del Consejo Municipal.

• El Organigrama

• Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

• El Manual de Organización y Funciones (MOF)

• El Cuadro de Asignación de Personal (CAP)

• El Presupuesto Analítico de Personal (PAP)

• El Presupuesto Nominativo de Personal (PNP)

• El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)

• El Plan Operativo Institucional (POI)

• El Plan Estratégico Institucional (PEI)

• EL Reglamento Interno de Control y Permanencia de Personal.

 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

Definición.- Se trata de un instrumento normativo de Gestión que determina la naturaleza, finalidad, competencias, estructura orgánica de la Municipalidad; las funciones las competencias, la composición de sus órganos de que la conforman.

La Municipalidad aprueba este documento de gestión a partir de la facultad que le confiere la Ley. Nro. 27972 “Ley Orgánica de Municipalidades”, el decreto Supremo Nro. 043-2006-PCM que aprueba lineamientos para la elaboración y aprobación del ROF por parte de las entidades de la Administración Pública, previo diagnostico de la organización actual de la Municipalidad e informe de cada uno de los jefes de órganos indicando estructura vigente, problemas que afronta, posibles soluciones y estructura propuesta.

El Reglamento de Organización y Funciones es elaborado por la Oficina Planificación de la Municipalidad, bajo el siguiente procedimiento:

Primero: Se diseña en forma coordinada la nueva estructura Orgánica de la Municipalidad, así como la jerarquía de los cargos tomando como base el diagnóstico organizacional o las informaciones disponibles.

Segundo: La Fundamentación es por escrito, la estructura propuesta y sustentada en reuniones con el Alcalde o Regidores. Es necesario recordar que el ROF comprende a Unidades Orgánicas preferentemente hasta, el tercer nivel Organizacional. Si hubiera necesidad de incluir aspectos de detalle, estos se incluirán en los correspondientes Manuales.

Tercero: La discusión y definición del contenido o Esquema del reglamento.

Cuarto: Se realiza la redacción del Reglamento, tomando como referencia la documentación fuente y los Reglamentos de Municipalidades similares que se pudieran reunir. Es necesario resaltar la capacidad de redacción que deben tener los encargados de formular el Reglamento. Cuando se cuenta con personas que saben redactar se logra un documento más entendible y en plazos más cortos.

En la secuencia anterior, no se ha incluido la etapa referida a la determinación de los objetivos y funciones municipales, porque en este caso, ya los determina por un lado la Ley de Municipalidades y por otro los planes de desarrollo local.

La buena Aplicación del ROF depende de los siguientes aspectos:

a) El ROF por sí solo no es la solución para el mejor funcionamiento de una Municipalidad, depende mucho de la capacidad del nivel directivo.

b) Dicho Reglamento debe ir acompañado de una adecuada selección de personal, especialmente para los niveles Directivos y/o Jefaturales. Este personal debe ser gente calificada, honesta, disciplinada, trabajadora y con capacidad de mando y dispuesta a trabajar en equipo.

c) El Gobierno de la Municipalidad tiene que basarse en un Plan de Acción previamente aprobado y que recoja las necesidades de desarrollo de la localidad. Aquí cabe recordar una célebre cita del Libertador Simón Bolívar que motiva una reflexión: "El modo de gobernar bien es el emplear hombres honrados, aunque sean enemigos",

d) El ROF tiene que enlazarse con el proceso de racionalización deprocedimientos y con la formulación de los correspondientes Manuales.

Ambos son complementarios, mientras que el ROF indica cuáles son las funciones que corresponde a cada ÓRGANO de la Municipalidad, el Manual de procedimientos señala cómo y en qué forma se debe ejecutar dichas funciones.

e) La Alta Dirección verá facilitada su labor, si pone en práctica la delegación de funciones,

Importancia Del Reglamento De Organización Y Funciones (ROF)

 Establece claramente las funciones y las responsabilidades que corresponde a los diferentes órganos de la Municipalidad.

 Clasifica y ordena las funciones de acuerdo a los tipos de órganos de Alta Dirección, Coordinación y de Participación; Normativos y de Fiscalización Asesoramiento Apoyo Control de Línea Desconcentrados y Descentralizados.

 Tipifica la jerarquía de los cargos jefaturales.

 Facilita la formulación del Cuadro para Asignación del Personal (CAP) de la Municipalidad y de los Manuales de Organización y Funciones (MOF), de cada uno de sus órganos.

 Constituye un documento base para efectuar los procesos de reestructuración que estime conveniente la Alta Dirección de la Municipalidad.

 EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

Definición y Contenido: Es un instrumento normativo de gestión municipal que detalla y especifica las funciones que corresponde desarrollara una determinada Oficina; los órganos que comprende y sus funciones; los cargos que conforman cada órgano, sus funciones, sus líneas de autoridad y responsabilidad y sus requisitos mínimos.

Es decir, para el caso de las Municipalidades grandes y medianas cada Oficina, Dirección o Departamento de la Municipalidad deberá contar obligatoriamente con su respectivo MOF.

En la elaboración del MOF, Preferentemente cuando la Municipalidad es grande o mediana porque en esta caso el volumen de funciones y de personal es mayor y se hace necesario desagregar con más detalle las funciones y la composición orgánica interna de cada Oficina, Dirección o Unidad.

En las Municipalidades Pequeñas no es necesario elaborar el MOF. Es suficiente contar solo con el ROF pero con la particularidad de incluir en dicho documento, la descripción de todos los cargos de la Municipalidad. Esto es posible porque las funciones que desarrollan las Municipalidades Pequeñas que son de escaso volumen y el número de su personal es reducido. Los documentos tomados en cuenta parea la elaboración del MOF es el Reglamento de Organización y Funciones porque es en dicho documento donde se establece previamente las funciones básicas de cada una de las Oficinas de la Municipalidad, así como la naturaleza y denominación estructural.

Las semejanzas y las diferencias entre el ROF y el MOF son:

a) Semejanzas

 Ambos constituyen una respuesta a la pregunta ¿Qué se va hacer?

 Ambos documentos recogen para su aplicación, los principios de organización.

b) Diferencias

 El ROF es a nivel de toda la Municipalidad y describe las funciones generales de cada uno de sus órganos.

 El MOF, en cambio comprende específicamente a un órgano determinado, llámese Oficina, Dirección, Departamento, etc. y describe las funciones al detalle de cada uno de sus cargos.

Importancia Del Manual De Organización Y Funciones (MOF)

 Señala las funciones que corresponde desempeñar al personal, el jefe a quien deben reportar y los subordinados a quienes se debe mandar.

 Sirve como elemento de referencia para realizar concursos de personal para efectos de ascensos o promociones,

 Facilita a cada dependencia de la Municipalidad poner en práctica la organización interna que más se adecúa a sus necesidades a fin de cumplir mejor las funciones que le compete.

 ORDENANZA MUNICIPAL

Son normas de carácter general de mayor jerarquía en la estructura normativa municipal, por medio de las cuales se aprueba su organización interna,

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