Gestion De Documentos

Tema 1. Estructura y desarrollo de la documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad

Para comenzar con la Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad es necesario el Análisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta útil para tal función es la estructura de los procesos o el Mapa de procesos.

El Mapa de los Procesos de una organización permite considerar la forma en que cada proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las interacciones dentro de la organización, pero sobre todo también con las partes interesadas fuera de la organización, formando así, el proceso general de la empresa.

Mapa de Procesos Empresa de Confecciones

Esta orientación hacia los procesos exige la subdivisión en procesos individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organización, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los datos de entrada, parámetros de control y datos de salida.

Una vez definida la estructura de los procesos se procede a documentar el sistema, elaborando o mejorando los procedimientos e instrucciones; para ello se considera la estructura de documentación del Sistema de Calidad.

Como lo representa la Pirámide de Documentación, la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad se comienza por el tercer nivel, la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación.

Posteriormente, se determinó la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (segundo nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área.

Los procedimientos documentados del Sistema de Gestión de la Calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.

Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboración de los manuales de procedimientos son:

 Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.

 Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.

 Definir responsabilidades y autoridades.

 Regular y estandarizar las actividades de la empresa.

 Facilitar la introducción de un mejor método dando datos completos del método actual.

 Ayudar a establecer mejores programas de operaciones y de actividades.

 Suministrar las bases documentales para las auditorías.

El primer Nivel de la estructura de la documentación debe ser ejecutada por la Dirección: Elaboración de la Política de Calidad y los Objetivos.

2. Estructura para el Levantamiento de cada Procedimiento e Instructivo de Trabajo

Una estructura recomendada para el levantamiento de cada procedimiento e instructivo de trabajo es la siguiente:

Procedimientos:

Título y aprobación del documento.

Registro de revisiones efectuadas a este documento.

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Responsables.

4. Condiciones/normativas.

5. Descripción de las actividades.

6. Flujograma.

7. Documentos de referencia.

8. Registros.

9. Glosario.

10. Anexos (incluye formas y registros).

Instrucciones de Trabajo:

Título y aprobación del documento.

Registro de revisiones efectuadas a este documento.

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Responsables.

4. Condiciones/normativas.

5. Descripción de las actividades.

6. Documentos de referencia.

7. Registros.

8. Glosario.

9. Anexos (incluye formas y registros).

Estructura Procedimientos- Instrucciones de Trabajo

Título y aprobación del documento

Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los

siguientes campos:

 Logotipo y nombre de la empresa, serial, revisión, páginas, firma de la

persona responsable de la revisión y de la aprobación, nombre del

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