Documentos De Gestion

DOCUMENTO DE GESTION

Los Documentos de Gestión son instrumentos técnicos que regulan el modelo de gestión interna y que permiten mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de la organización así como establecer los lineamientos estratégicos de las acciones y las competencias entre las autoridades, oficinas, sedes, recursos humanos, procedimientos, operaciones y todo lo relacionado al negocio y/u organización del aparato funcional interno que permitirá obtener los objetivos centrales de la empresa u organización.

OBJETIVOS.-

Contar con los instrumentos de gestión organizacional fundamentales para el aseguramiento de la calidad interna.

Contar con guías estandarizadas que permitan conceptualizar definiciones, aprender, llevar a cabo operaciones, usos, y cualquier aspecto que, mediante documentos favorezcan la calidad interna.

Contar con los reglamentos internos, lineamientos de control, manuales como los de comunicación interna y código de ética y cualquier documento que involucre cultura de la organización asegurando el mejor clima laboral.

Contar con lineamientos políticos institucionales que describan el buen gobierno corporativo, sus relaciones exteriores, su participación en la comunidad y compromiso con el medio ambiente.

Contar con documentos instructivos para el personal que cumpla cualquier función específica y que requiera su constante capacitación y adecuación a nuestros estándares de calidad y/o a nuevos procedimientos.

Contar con los documentos necesarios para guiar eficiente y eficazmente la organización a través de criterios estandarizados y de acuerdo al modelo organizacional y a los actores internos y externos involucrados en sus operaciones.

QUE ES EL PLADES Y CUALES SON SUS OBJETIVOS

El Plan Estratégico de Desarrollo Nacional PLADES, contiene la definición concertada de una visión de futuro compartida y las principales políticas para guiar la toma de decisiones públicas y privadas al 2021 basados en el Acuerdo Nacional a través de seis objetivos:

1.- Plena vigencia de los derechos fundamentales y de la dignidad de las personas; que todo peruano tenga la misma oportunidad de desplegar sus capacidades para alcanzar su libertad plena.

2.- Igualdad de oportunidades y accesos a los servicios de educación alineados a las necesidades del crecimiento económico, pasar del asistencialismo al desarrollo productivo.

3.- Estado eficiente y descentralizado, al servicio de los ciudadanos y del desarrollo, promoción de la participación ciudadana, revalorización del funcionario público, transparencia de gestión.

4.- Económica competitiva con alto empleo y productividad, diversificación económica basada en manufactura de alto valor agregado y nivel tecnológico.

5.- Desarrollo regional equilibrado e infraestructura adecuada, centro poblado planificado y suficiente infraestructura económica y productiva.

6.- Aprovechamiento sostenible de los recursos naturales, adaptación al cambio climático y recursos conservados y sostenibles.

QUE ES EL PESEM PLAN ESTRATEGICO SECTORIAL MULTIANUAL

Utilizando como ruta los objetivos estratégicos generales y específicos de carácter nacional establecidos en el Plan Estratégico de Desarrollo Nacional PLADES, en el ámbito del Gobierno Nacional, cada Ministerio elabora su Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) , para un periodo de cinco años, que contiene el diagnóstico del sector, la misión, visión y los objetivos específicos del sector. Para eso cada Ministerio coordina con los organismos públicos adscriptos a su sector a fin de alinear sus políticas a los fines sectoriales.

PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO

A partir de los objetivos trazados por cada Sector (Salud, Educación, etc.) en el ámbito de las funciones otorgadas por la Ley de Bases de la Descentralización, cada gobierno subnacional como instancia de desarrollo geográfico elabora su Plan de Desarrollo Concertado (PDC).

Una de las características principales de estos planes radica en que su formulación involucra la participación y el compromiso de la sociedad civil y el sector privado de la zona geográfica, es un proceso concertado que otorga legitimidad democrática al estado . Por tanto promueve la viabilidad política, técnica y financiera de los proyectos que contiene.

Como se puede apreciar, existe una natural y necesaria vinculación, desde el Plan Estratégico de Desarrollo Nacional PLADES, pasando por el Plan Estratégico Sectorial Multiaanual (PESEM) hasta llegar a los Planes de Desarrollo Concertado (PDC), para poder viabilizar los objetivos trazados.

PEI Y SUS COMPONENTES

Cualquiera sea el nivel de gobierno a nivel institucional cada organismo público adscrito a un sub nacional elabora su Plan Estratégico Institucional (PEI), con la participación activa de sus unidades orgánicas, que debe de estar alineado, con el Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) o Plan de Desarrollo Concertado (PDC) según sea el caso. En el Plan Estratégico Institucional (PEI) se traza la ruta que la entidad debe de seguir en el mediano plazo, es decir su visión, los objetivos que pretende lograr, así como las estrategias para su cumplimiento.

El Plan Estratégico Institucional se traza para cinco años y contiene los cambios a lograr en la población objetivo que atiende el organismo. Cuenta con los siguientes componentes.

MISION Y VISION.- En donde esta y adonde quiere llegar la institución.

EJES Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS.- cuales son las áreas que debe desarrollar, alineadas a los planes correspondientes.

ESTRATEGIAS.- Cual es la forma de alcanzar dichos objetivos

TACTICAS.- Que acciones son prioritarias y en que horizonte temporal se ejecutaran.

INDICADORES DE IMPACTO.- Son ratios que permiten medir el avance del resultado esperado.

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

El plan operativo es un documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental...) o un fragmento del mismo (departamento, sección, delegación, oficina...) enumeran los objetivos y las directrices que deben cumplir en el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.

El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico y de un plan director. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.

Una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la Decisión.

ORGANIGRAMA

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos las personas que las dirigen hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

Ejm.

ROF (REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES).

Es un documento normativo que contiene disposiciones técnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad, con sujeción a su naturaleza, fines y funciones establecidos en las normas legales que le dan origen y otras disposiciones complementaria y, precisa las funciones generales y específicas, atribuciones y relaciones entre los Órganos y Unidades Orgánicas que la constituyen, debiendo a su vez tener una vigencia que permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales, por ello, deben evitarse modificaciones que conlleven a cambios significativos o generalizados en la organización, que puedan afectar negativamente la gestión y resultados.

Este instrumento normativo de gestión, sirve de guía y regula el funcionamiento de los diversos órganos de la administración municipal, para el mejor cumplimiento de sus funciones y el consiguiente logro de las metas y objetivos programados en el Plan Operativo Institucional (POI), en el Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan de Desarrollo Concertado (PDC).

PAP (PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL)

Es el documento de gestión institucional en el cual se considera el presupuesto que corresponde a la realización de los servicios específicos que va a desempeñar el personal permanente como eventual, en base a la disponibilidad presupuestal que se ha asignado para estos efectos.

CAP (CUADRO DE ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL)

Se prepara un cuadro que indica la lista de los subprogramas y sus respectivas actividades, indicando para cada una de ellas su costo total. Conviene mostrar los costos para un periodo de tres años: el año cumplido, el año en curso y el año próximo. La suma de los costos parciales de los subprogramas y actividades da el costo total del programa. Este cuadro permite analizar la tendencia que se sigue en la distribución de las asignaciones presupuestarias e indica la importancia relativa de cada uno de los subprogramas y actividades durante el periodo, lo que permitirá mostrar los cambios dinámicos que se van produciendo en

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