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Definición y conceptos fundamentales de los documentos

Un texto referente a cualquier tema, ya sea escrito a computadora, en máquina de escribir o a mano es un documento. Y sus elementos básicos son: caracteres, palabras, frases y oraciones.

1.1.2 Tipos de documentos y sus principales características

Existen dos tipos de documentos:

Los solicitados a estudiantes: resumen, ensayo, reportes. Los solicitados a profesionistas: informes, cotizaciones (es la comparación de proveedores), folletos, memorias (son presentaciones guardadas con el fin de volver a estudiarlas), contratos (ejemplo: una venta o compra), correspondencia (elaboración de cartas).

Los factores que determinan la calidad de un documento son la claridad y la presentación, la primera se refiere a la manera de escribir y de organizar un texto. La segunda que es la presentación es la imagen del documento, los colores, y la utilización tablas, gráficos o imágenes.

1.1.3 Metodología para escribir y la aplicación tecnológica

Para empezar a escribir un documento es necesario pensar en que va a tratar, y en cómo se organizaran las ideas, a esta etapa se le conoce como borrador. La siguiente etapa es el complemento del texto, en el que ya se empieza a escribir. Por último la tercera etapa se llama pulir el manuscrito, y consiste en corregir los errores.

Estructura:

Un documento debe estar organizado, los elementos que se utilizan para estructurar un documento son los títulos, subtítulos, párrafos, tablas, gráficos, e imágenes. Un texto no siempre debe tener todos los elementos, pero si es al menos dos de ellos. Ejemplo: titulo y párrafo, titulo y tablas, titulo y gráficos, y titulo e imágenes. Haciendo excepción a solo titulo y subtítulos, ya que esto no sería un documento.

Para que pueda ser leído fácilmente se pueden utilizar las siguientes sugerencias (Sugerencias referentes a la estructura): intentar marcar una sola idea en cada párrafo, variando su largo para que no resulte cansada la lectura, y utilizar frases de palabras cortas.

Formato

Este podría ser la presentación de un documento pero más específico, pues se ve la apariencia general del mismo, utilizando herramientas como el número y tipos de letra, los márgenes, la alineación del texto, la sangría, el tamaño y orientación del papel, etc.

1.1.4 Documentos y formatos más comunes:

Carta: esta tiene como propósito en el ámbito académico, solicitar algún servicio de administración o la aprobación de la tesis. Y sus elementos son: el membrete (es la identificación de la persona que escribe la carta, como logotipo, razón social, nombre, dirección, teléfono, fax y correo electrónico), la fecha de elaboración, nombre y dirección del destinatario (persona a quien se escribe la carta), saludo, cuerpo principal (el mensaje que se desea transmitir), despedida, firma, nombre y puesto del remitente (la persona quien escribe la carta).

Currículum: solo contiene datos personales, académicos y laborales de la persona que aspira a un empleo.

Documentos más solicitados en ambientes académicos:

Resumen: se extrae lo más importante de un texto.

Ensayo: aquí el autor se expresa, y escribe con sus propias palabras.

Reporte: solo se enfoca en informar sobre un tema

Tesina: es un trabajo académico corto que se utiliza para la evaluación de una materia o acreditación de un diploma

Tesis: es una investigación que de un aporte a la sociedad

Sugerencia para documentos extensos: cuando un documento contiene más de tres páginas es recomendable usar los siguientes elementos:

Portada: esta debe ir con el título del documento, y los datos del autor (nombre, compañía, puesto, dirección, teléfono, fax, y correo electrónico).

Tabla de contenido (índice)

Numeración de páginas

Encuadernación

Impresión

Cubierta.

Recursos para optimizar la productividad

Estilos

Es un conjunto de especificaciones de formato establecidas y guardadas con un nombre, esto con la ventaja de hacer más rápido un documento para así como

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