Unidad 2. Inicio Del Proyecto

Instituto Tecnológico de San Juan del Río.

Administración de proyectos.

Titular de la materia: Ing. María Patricia Uribe Rodríguez.

Tema: Unidad 2. Inicio del proyecto.

SAN JUAN DEL RIO, QRO. SEPTIEMBRE DEL 2011.

Índice

Introducción 1

Objetivo educacional. 1

Administración del personal del proyecto 2

El líder del proyecto 2

¿Qué es un líder? 2

Líder del proyecto 2

Habilidades del líder 2

¿Qué es habilidad? 2

Habilidades de un líder 2

Responsabilidades del líder 3

¿Qué es la responsabilidad? 3

Responsabilidades del líder 3

Importancia de administrar personas. 4

Opciones para la estructura de responsabilidades 4

Integrantes del equipo, sus habilidades y responsabilidades 5

La organización del equipo de trabajo 5

¿Qué es un equipo? 5

Etapas en el desarrollo de un equipo 5

Características de los equipos 5

Beneficios 5

Organización del equipo de trabajo 6

La importancia de la asignación de roles 6

Roles 6

La integración de equipos de trabajo con enfoque a la productividad. 8

¿Qué es la productividad? 8

¿Cómo mide la productividad? 8

¿Qué es la Productividad Laboral? 8

Tendencias futuras de la administración de proyectos 8

• El PSP / TSP (Personal Software Process / Team Software Process) 8

• Liderazgo Transformacional 9

• Las 5 S 9

• Coaching 13

Bibliografía 16

Introducción

El presente trabajo comprende los principales aspectos a considerarse cuando se inicia un proyecto, inicialmente se tiene que elegir a una persona que llevara el control de dicho proyecto, a esta persona se le denomina líder.

Ahora bien es necesario tener en cuenta que el líder del proyecto no ordenara sino que influirá en el desarrollo y éxito de dicho proyecto.

Las circunstancias obligan a ser mejores empresarios, mejores ejecutivos y mejores competidores, para ofrecer productos y servicios que se distingan. Todo proyecto debe contar con líderes que sepan dirigir conforme a condiciones cambiantes.

Cuando se elije al líder se toman en cuenta aspectos como las habilidades que éste posee, las responsabilidades que tiene que cumplir ante el proyecto, la importancia de cómo estructurara su equipo de trabajo, teniendo en cuenta los niveles de responsabilidades que cada uno de estos debe tener de acuerdo a la asignación de roles, para ello es necesario que conozca las habilidades de cada integrante del equipo, con la finalidad de que el equipo de trabajo funcione correctamente, y este tenga una buena productividad y desempeño ante el proyecto así garantizando que sea exitoso.

Por eso es importante contar con herramientas que nos permitan diagnosticar y llevar a cabo acciones prácticas que ayuden a incrementar el desarrollo profesional.

Objetivo educacional.

El estudiante conocerá los fundamentos y la importancia de la administración de proyectos.

Administración del personal del proyecto

Nos permite guiar el comportamiento de otras personas en una organización durante el desarrollo y éxito del mismo.

El líder del proyecto

¿Qué es un líder?

Un líder es una persona que guía a otros hacia una meta común, mostrando el camino, comprometida a llevar adelante la misión del Proyecto. [2]

Líder del proyecto

El líder del proyecto no es un jefe dentro de la jerarquía organizacional, sin embargo durante el desarrollo del proyecto es el responsable, por lo tanto no debe ordenar, si no influir. [1]

Habilidades del líder

¿Qué es habilidad?

Es la capacidad y disposición para algo, es cada una de las cosas que una persona ejecuta con gracia y destreza, o bien es el grado de competencia de una persona frente a un objetivo determinado. [3]

Habilidades de un líder

Comunicación: Se denomina como el intercambio de información entre un emisor y un receptor.

La cual puede tener distintas dimensiones:

• Escrita y oral, oída y hablada.

• Interna y externa.

• Formal e informal.

• Verticales (hacia arriba y hacia abajo en la organización) y horizontales (con nuestros pares en la organización).

Un líder en cualquier posición dentro del proyecto tiene que dominar toda forma de comunicación que le fuese posible, de esta forma puede comunicar de forma correcta los objetivos planteados.

Negociación: La negociación implica conferenciar con alguna otra persona para llegar a un acuerdo y obtener algún beneficio del mismo.

Un líder debe saber negociar para poder realizar de forma eficiente la visión y los objetivos planteados.

Los objetivos de negociación pueden ser muchos, éstos son los más frecuentes.

• Alcance, costo y objetivos del programa.

• Cambios de alcance, costo o programa.

• Términos contractuales y condiciones.

• Designaciones.

• Recursos.

Solución de problemas: Un líder tiene que saber enfrentar los problemas y guiar al grupo a través de ellos hasta lograr una solución integral.

Un líder, tiene que detectar los síntomas de un problema antes que este ocurra y de esta forma estar preparado para cuando este se presente.

Para esto tiene que tomar decisiones, estas decisiones tienen que ser adoptadas por todo el grupo para optimizar la acción a realizar.

Influenciar a la organización: Poder influenciar en el grupo significa que este haga las cosas que se tengan que hacer. Para lograr esto es necesario conocer las estructuras formales e informales de la organización.

Muchas de estas habilidades son innatas, pero pueden aprenderse. Sólo hay que prestar atención y obrar para siempre para el bien del grupo. Es necesario recordar que ser líder no significa estar en lo más alto del escalafón de un grupo, sino tan sólo tener la integridad para poder guiarlo hacia el éxito. [4,5]

Responsabilidades del líder

¿Qué es la responsabilidad?

La responsabilidad es la virtud o disposición habitual de asumir las consecuencias de las propias decisiones, respondiendo de ellas ante alguien. También es la capacidad de dar respuesta de los propios actos. [7]

Responsabilidades del líder

• Ayudar a planificar el proyecto.

• Mantener el proyecto/cambios/problemas/control de riesgos.

• Mantenimiento de los parámetros del proyecto, incluyendo tiempo, coste y seguimiento de la calidad.

• Supervisar e informar del progreso con respecto al plan, identificando variaciones que sean relevantes.

• Ayudar a una comunicación efectiva con los afectados internos y externos.[6]

Importancia de administrar personas.

Se presenta debido a que las empresas requieren cada vez más de personal altamente calificado y motivado para poder adaptarse a los constantes cambios del entorno.

Con la premisa de que las organizaciones podrán cumplir con los objetivos establecidos en la medida que su personal se desempeñe efectivamente; de manera que su conocimiento, destrezas, actitudes y comportamiento conduzcan al éxito corporativo, consecuentemente deberán contar con una fuerza laboral capaz de aceptar el cambio y motivados a desarrollarse continuamente. Siendo necesario reconocer la importancia que tiene la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos como parte fundamental para el logro de las metas organizacionales. [8]

Opciones para la estructura de responsabilidades

Implica a personas y departamentos. La forma más sencilla de explicitar las responsabilidades en calidad, es mediante un cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitúan los diferentes departamentos y en el otro las diversas funciones de la calidad, otra forma de realizar la estructura es por medio de un diagrama jerárquico considerando los diferentes roles de la organización.[11]

Integrantes del equipo, sus habilidades y responsabilidades

“La realización de todas las actividades y tareas identificadas es, a la vez, requisito necesario y suficiente para lograr el resultado final que el proyecto persigue”.

Una de las primeras y más importantes misiones del director de proyecto es la identificación y descripción de las actividades que es necesario acometer y desarrollar para llegar al resultado adecuado.

Así de esta forma teniendo ya ubicadas a las personas óptimas en cada puesto teniendo en cuenta sus habilidades será más fácil llegar al objetivo del proyecto. [12]

La organización del equipo de trabajo

¿Qué es un equipo?

Conjunto de personas que comparten un mismo propósito, misión o meta.

Etapas en el desarrollo de un equipo

1. Aceptación mutua.

2. Comunicación y toma de decisiones.

3. Motivación y productividad.

4. Control y organización.

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