Utiv Base De Datos

UNIDAD TEMÁTICA IV

4.1 LAS BASE DE DATOS EN ACCESS 1

4.1.1 ELEMENTOS ESENCIALES: LA VENTANA DE TRABAJO 2

4.1.2 LOS OBJETOS DE TRABAJO DE ACCESS: TABLAS, FORMULARIOS, INFORMES, CONSULTAS 3

4.1.3 NAVEGACIÓN ENTRE LOS REGISTROS DE UNA TABLA 4

4.2 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE BASE DE DATOS 4

4.2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA BASE EN BLANCO, A PARTIR DE UNA PLANTILLA, A PARTIR DE UNA TABLA YA EXISTENTE 6

4.2.2 DEFINICIÓN DE CAMPOS 8

4.3 TRABAJAR CON REGISTROS DE TABLAS Y BASE DE DATOS 9

4.3.1 MODIFICACIÓN DE TABLAS Y CAMPOS: PROPIEDADES 9

4.3.2 TIPOS DE DATOS 10

4.3.3 LAS CLAVES PRINCIPALES: DEFINICIÓN Y MODIFICACIÓN 12

4.3.4 RELACIONES ENTRE TABLAS: DEFINICIÓN Y MODIFICACIÓN 13

4.4 LOS FORMULARIOS EN ACCESS 14

4.4.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FORMULARIOS 15

4.4.2 UTILIZACIÓN DE CONTROLES EN ACCESS 15

4.4.3 FORMULARIOS AVANZADOS 16

4.5 LOS INFORMES EN ACCESS 16

4.5.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE INFORMES 16

4.5.2 UTILIZACIÓN DE CONTROLES EN LOS INFORMES 17

4.6 LAS CONSULTAS EN ACCESS 17

4.6.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE CONSULTAS 18

4.6.2 CONSULTAS AVANZADAS 18

4.7 IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 19

4.8 HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS 20

BIBLIOGRAFÍA 21

UNIDAD TEMÁTICA IV

4.1 Las base de datos en Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un completo y demandado

4.1.1 elementos esenciales: la ventana de trabajo

Barra de titulo

Es la barra en donde se encuentran el nombre de las presentaciones de Access.

En ella están las opciones comunes de Windows: minimizar, maximizar y cerrar

Barra de menú

Es la barra donde se encuentra unas opciones que a seleccionarlas, se encuentran sub-menús, que contienen todas las opciones, funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access.

Barra de herramientas

Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar directamente las funciones y comandos más usados en Access, esta sufre variaciones de acuerdo a la situación o al objeto seleccionado.

Estas opciones también se encuentran en la barra de menú

Área de trabajo Access

Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, por ejemplo: las bases de datos, formularios, informes, etc.

Barra de estado

Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando.

Puede indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación.

Si llevamos el señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta, podremos leer allí una breve descripción de su función

Ventana de bases de datos

Esta ventana contiene las opciones para crear una base de datos, esta incluyen: tablas, formularios, consultas, informes, páginas, macros y módulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una base de daros.

El botón de Microsoft office

Reemplaza el menú archivo y está situado en la esquina superior izquierda de estos programas de Microsoft office.

4.1.2 los objetos de trabajo de Access: tablas, formularios, informes, consultas

Tablas

Es el componente más básico de la base de datos, las tablas proveen información que puede ser de diversas fuentes, como Excel y archivos de texto, y crear relaciones entre sí.2

Consultas

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho casi toda la potencia de Access es para las consultas3 . Las consultas se puede realizar usando comandos SQL, algunas consultas sólo se puede hacer por este método (cómo consultas unión)

Formularios

Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente manejo con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con access.4

Informes

Los informes presentan la información con aspecto profesional a la hora de imprimir datos.

Páginas

Una página de acceso a datos es una página web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para consultar y modificar datos, igual que los formularios5 .

Macros

Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades (nivel avanzado).6

Módulos

Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación

4.1.3 navegación entre los registros de una tabla

Una vez que haya creado las tablas, deberá saber cómo usar los botones de navegación de registros. Los encontrará en la esquina inferior izquierda de las tablas. También los verá en los resultados de la consulta y en la mayoría de los formularios. Use los botones para encontrar los datos.

Llamada 1 use el botón primer registro para ir al primer registro en una tabla o en un resultado de consulta.

Llamada 2 use el botón registro anterior para ir al registro anterior.

Llamada 3 el cuadro registro actual enumera los registros en orden secuencial y muestra el registro que se ha seleccionado. Además, si conoce el número del registro que desea ver, puede escribir ese número, presionar entrar e ir directamente a ese registro. Por ejemplo, si desea ver el registro número 110, escriba ese número, presione entrar y así llegará a él.

Llamada 4 use el botón registro siguiente para ir al registro siguiente.

Llamada 5 use el botón último registro para ir al último registro y...

Llamada 6 si debe agregar datos, haga clic en el botón nuevo registro (vacío).

La tarjeta de referencia rápida al final de este curso contiene más información acerca de estos botones.

4.2 creación y modificación de base de datos

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft office imagen del botón y luego haga clic en cerrar base de datos imagen del botón para mostrar la página introducción a Microsoft office Access.

En el centro de la página introducción a Microsoft office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio web de office online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.

Haga clic en la plantilla que desee utilizar.

Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en imagen del botón, busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en aceptar haga clic en crear

Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:

En el grupo registros de la ficha inicio, haga clic en eliminar. Imagen del botón

Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar

Diseñar una base de datos

En una base de datos relacional, como las que se crean con Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información de una manera significativa, deberá indicar a Access cómo se relacionan entre sí los diferentes temas.

Para diseñar una base de datos:

Determine el propósito de la base de datos. Esto le ayudará a decidir qué se desea almacenar.

Determine las tablas: divida la información en diferentes temas, como por ejemplo, empleados o pedidos. Cada tema será una tabla de la base de datos.

Determine los campos: decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla empleados podría ser apellidos y otro podría ser fecha de contratación.

Determine las relaciones entre la información: examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la base de datos. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario.

Defina las relaciones entre las tablas.

Refine su diseño: asegúrese de que el diseño no tenga errores. Cree las tablas y algunos registros de datos como muestra. Vea si obtiene los resultados deseados y haga los ajustes necesarios

4.2.1 crear una base de datos a partir de una base en blanco, a partir de una plantilla, a partir de una tabla ya existente

Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando tabla en la ficha crear.

Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o sobre cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vínculos de la sección vea también de este artículo.

Crear una base de datos en blanco

En la página introducción a Microsoft office Access, en nueva base de datos en blanco, haga clic en base de datos en blanco.

Botón base de datos en blanco

En el panel base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en buscar una ubicación donde colocar la base de datos imagen del botón (situado junto al cuadro nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en aceptar.

Haga clic en crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada tabla1 y, a continuación, abre tabla1 en la vista hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna agregar nuevo campo.

Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir información en la vista hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea incluir información en tabla1, haga clic en cerrar imagen del botón. Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en sí para guardar los cambios, haga clic en no para descartarlos o haga clic en cancelar para dejar la tabla abierta.

Importante si cierra tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo tablas en la ficha crear.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Crear una tabla empezando en la vista hoja de datos en la vista hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (campo1, campo2, etc.) Y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

En el grupo tablas de la ficha crear, haga clic en tabla. Imagen del botón

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna agregar nuevo campo.

Nota si no ve una columna agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista diseño en lugar de en la vista hoja de datos. Para cambiar a la vista hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista hoja de datos.

En el grupo campos y columnas de la ficha hoja de datos, haga clic en nuevo campo. Imagen del botón

Access muestra el panel plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel lista de campos.

Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a continuación, con la tecla mayus presionados, haga clic en el título de la última columna.

4.2.2 definición de campos

Campo: en el contexto de una tabla de base de datos relacional, una columna es un conjunto de valores de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura según la cual se componen las filas. El término campo es frecuentemente intercambiable con el de columna, aunque muchos consideran más correcto usar el término campo (o valor de campo) para referirse específicamente al simple elemento que existe en la intersección entre una fila y una columna

4.3 trabajar con registros de tablas y base de datos

Trabajar con tablas

La creación de una base de datos implica la creación de tablas. Al diseñar la base de datos especificó los campos de tabla y las relaciones necesarias para su aplicación. Ahora, al crear las tablas, deberá indicar con más detalle los tipos de datos, los títulos y los posibles valores predeterminados de cada campo, los desencadenadores de cada tabla y los índices que se utilizan para establecer relaciones entre las tablas.

4.3.1 modificación de tablas y campos: propiedades

Crear tablas

Proporciona una introducción acerca de cómo crear tablas e incluye descripciones de la creación de tablas de forma interactiva y mediante programación.

Crear campos

Describe el proceso de creación de campos de tabla y presenta las explicaciones de cómo dar nombre a campos y restringir su acceso.

Elegir los tipos de datos

Enumera las decisiones tomadas al elegir el tipo de datos de un campo y proporciona explicaciones de cómo elegir un tipo de datos para un campo, cómo controlar la entrada de valores muy por campo, cómo permitir valores muy en todos los campos de una tabla y cómo agregar un comentario a un campo en una tabla de base de datos

Crear valores predeterminados de campo

Explica cómo asignar un valor predeterminado a un campo de la tabla de la base de datos y cómo proporcionar una máscara de entrada.

Controlar la presentación de un campo

Ofrece una explicación acerca de cómo controlar la apariencia de los campos y los valores en formularios, examinar ventanas e informes utilizando propiedades adicionales de los campos.

Exigir reglas de empresa

Detalla cómo exigir reglas de empresa mediante la creación de reglas a nivel de campo y a nivel de registro, denominadas reglas de validación.

Uso de desencadenadores

Ofrece una descripción de desencadenadores y cómo se utilizan e indica los temas relacionados con la creación, modificación, eliminación y borrado de desencadenadores.

Modificar la estructura de la tabla

Describe cómo agregar, modificar o eliminar los nombres, anchos y tipos de datos de los campos, modificar sus valores predeterminados o sus reglas y también agregar comentarios o títulos.

Secciones relacionadas

Trabajar con datos

Averigüe cómo crear aplicaciones eficaces con índices, tablas y bases de datos según los datos que necesita.

Diseñar bases de datos

Aproveche la tecnología de bases de datos relacionales que ofrece Microsoft® visual FoxPro® con bases de datos bien diseñadas.

Crear bases de datos

Utilice bases de datos de Microsoft® visual FoxPro® para establecer relaciones entre tablas, hacer cumplir la integridad referencial y administrar datos locales y remotos.

Trabajar con registros

Para almacenar datos en la tabla, agregue nuevos registros. Los registros existentes se pueden modificar y eliminar mediante la interfaz o con el uso de comandos.

Importar y exportar datos

Al importar a Microsoft® visual FoxPro® y exportar desde esta aplicación se copian datos entre esta y otras aplicaciones.

4.3.2 tipos de datos

Los diferentes tipos de datos de Access son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo memo, pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos byte, entero y entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos simple, doble y decimal permiten decimales; el tipo id. De réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.

Fecha/hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Auto numeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos auto numeración no se pueden actualizar.

Sí/no: valores sí y no, y campos que contengan uno de entre dos valores (sí/no, verdadero/falso o activado/desactivado).

Objeto ole: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto ole seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo datos adjuntos que veremos más adelante.

Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Datos adjuntos: puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo objeto ole, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Calculado: un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo total que calcula su valor multiplicando precio * cantidad en una línea de pedido.

Existe otra posibilidad que es la asistente para búsquedas... Que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el asistente para búsquedas y al salir del asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

4.3.3 las claves principales: definición y modificación

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas

Una clave principal es un campo o un conjunto de campos de la tabla que proporciona un identificador único para cada registro. En una base de datos, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se usan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access usa campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que es el origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas

• Clave principal

• Clave externa

Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una tabla clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador única de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal.

4.3.4 relaciones entre tablas: definición y modificación

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Cuando la ventana relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft office.

En la ficha diseño, en el grupo herramientas:

Modificar relaciones abre el cuadro de diálogo modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.

Borrar diseño oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.

Informe relaciones crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana relaciones.

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relación uno a varios

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla clientes y una tabla pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla clientes y la tabla pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo id. De la tabla clientes) a la tabla pedidos y le denominaría id. De cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla productos y una tabla pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla pedidos puede haber varios registros en la tabla productos. Además, para cada registro de la tabla productos puede haber varios registros en la tabla pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla pedidos y la tabla productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

4.4 los formularios en Access

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos

4.4.1 creación y modificación de formularios

Crear un formulario mediante la herramienta formulario

Puede usar la herramienta formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista presentación o diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta formulario para crear un nuevo formulario

En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

En el grupo formularios de la ficha crear, haga clic en formulario.

4.4.2 utilización de controles en Access

Microsoft Access incluye los siguientes tipos de controles, a los que puede tener acceso a través del cuadro de herramientas de la vista diseño de un formulario, informe o página de acceso a datos: cuadro de texto, etiqueta, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, cuadro de lista, botón de comando, control ficha, control de imagen, línea, rectángulo y controles personalizados ActiveX. También puede agregar una lista de tablas dinámicas de office, un gráfico de office o una hoja de cálculo de office a un formulario, informe o página de acceso a datos.

Los formularios e informes tienen los siguientes controles adicionales: botón de alternar, cuadro combinado, marco de objeto dependiente, marco de objeto independiente y salto de página. También puede agregar un subformulario o un su informe a un formulario o a un informe. Las páginas de acceso a datos también incluyen cuadros de lista desplegables, hipervínculos, desplazar texto y los componentes lista de tablas dinámicas, hoja de cálculo y gráfico.

Los controles son objetos de un formulario, informe o página de acceso a datos que muestran datos, realizan acciones o se utilizan como decoración. Por ejemplo, puede utilizar un cuadro de texto en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar datos, un botón de comando en un formulario para abrir otro formulario o informe, así como una línea o rectángulo para separar y agrupar controles para que se lean mejor.

Toda la información de un formulario o informe está en los controles. En las páginas de acceso a datos, la información está en los controles de la misma manera que en los formularios e informes. No obstante, la información también se puede escribir directamente en la página de acceso a datos.

4.4.3 formularios avanzados

Creación e inserción de subformularios

Si desea mostrar datos procedentes de varias tablas y desea tener la posibilidad de actualizar los datos de más de una de esas tablas, lo más probable es que necesite algo más complejo que un formulario estándar. En el ejemplo con el que trabajamos, una extensión puede tener varias personas asignadas o bien que una persona tuviese varias extensiones

Al crear un formulario de varias tablas, éste suele estar formado por varios formularios unidos en uno solo. En estos casos, se habla de formulario principal y subformulario (o subformularios):

Ð el formulario principal es el formulario que muestra los datos de la tabla más importante para dicho formulario. Por ejemplo, el formulario de la figura 8.1 es un formulario pensado para mostrar e introducir datos sobre cursos. Por tanto, el formulario principal es un formulario basado en la tabla cursos.

Ð el subformulario (o subformularios, ya que pueden ser varios) contiene los datos del resto de tablas relacionadas. Por ejemplo, en la figura 8.1, el subformulario muestra información sobre los alumnos que asisten a un curso

4.5 los informes en Access

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos puf o bps, o su exportación a otros formatos de archivo.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta

4.5.1 creación y modificación de informes

Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en él y haga clic en finalizar en la última página.

Access muestra el informe en vista presentación.

Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:

Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

4.5.2 utilización de controles en los informes

Control dependiente los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores sí/no, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo apellidos de la tabla empleados.

Control independiente: los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control independiente.

Control calculado: los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresión como el origen de los datos del control.

Informes avanzados

La mejor manera y más amigable para el usuario es crear una pantalla de diálogo, es decir, un formulario en el que pueda introducir los parámetros.

4.6 las consultas en Access

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.

4.6.1 creación y modificación de consultas

Cambiar el nombre a un campo de una consulta.- para cambiar el nombre de un campo se debe:

Abrir la consulta en vista diseño.

Hacer clic a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrícula que.

Introducir el nuevo nombre seguido de dos puntos (:)

Planteamiento del tipo de orden.- cuando se ejecuta una consulta se ve el dynsaet correspondiente y del modo más sencillo la interpretación de los datos si están ordenados. La creación de una consulta que ordene los datos resulta útil si se desea ver los datos ordenados en un formulario o en un informe. Para especificar el tipo de orden se debe:

Hacer clic sobre la celda ordenar en el que (registros) relativa al campo a ordenar, y después hacer clic sobre la flecha de selección.

Elegir "ascendente" o "descendente"

Existe la posibilidad de especificar un tipo de orden para más campos.

4.6.2 consultas avanzadas

Vista de un diñaste.- después de hacer diseñado la consulta, existe la posibilidad de ver el diñaste correspondiente utilizando el botón ver que aparece en la hoja de datos. Para regresar a la anterior vista es suficiente con hacer clic en el icono vista diseño (existe la posibilidad de realizar las modificaciones y después regresar a la vista anterior).

Cambiar el nombre a un campo de una consulta.- para cambiar el nombre de un campo se debe:

Abrir la consulta en vista diseño.

Hacer clic a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrícula que.

Introducir el nuevo nombre seguido de dos puntos (:)

Planteamiento del tipo de orden.- cuando se ejecuta una consulta se ve el dynsaet correspondiente y del modo más sencillo la interpretación de los datos si están ordenados. La creación de una consulta que ordene los datos resulta útil si se desea ver los datos ordenados en un formulario o en un informe. Para especificar el tipo de orden se debe:

Hacer clic sobre la celda ordenar en el que (registros) relativa al campo a ordenar, y después hacer clic sobre la flecha de selección.

Elegir "ascendente" o "descendente"

Existe la posibilidad de especificar un tipo de orden para más campos.

4.7 importación y exportación de datos

Llamada 1 el grupo importar y vincular muestra iconos de los formatos de datos desde los que se puede importar con Access o a los que se puede vincular con Access.

Llamada 2 el grupo exportar muestra iconos de todos los formatos a los que Access puede exportar datos.

Llamada 3 en cada grupo, puede hacer clic en más para ver más formatos con los que puede trabajar Access.

Si no ve el programa o tipo de datos específico que necesita, es probable que pueda exportar los datos con el otro programa a un formato que Access reconozca. Por ejemplo, la mayoría de los programas puede exportar datos de columnas como texto delimitado, que después pueden importarse fácilmente en Access.

Importar datos desde Excel

Si tiene intención de almacenar en Access algunos o todos los datos contenidos en una o varias hojas de cálculo de Excel, debería importar el contenido de la hoja de cálculo en una base de datos de Access nueva o existente. Cuando importa los datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente, sin modificar el archivo de origen de Excel.

A continuación se indican algunos escenarios en los que puede ser necesario importar datos de Excel en Access:

Lleva mucho tiempo usando Excel y ahora se está planteando la posibilidad de pasarse a Access. Podría empezar por importar sus hojas de cálculo de Excel en una o varias bases de datos nuevas de Access.

Es usted un director que recibe de sus empleados informes en formato de Excel y desea combinar los informes con una base de datos existente para actualizar el contenido de la misma.

Es usted un director al que sus empleados le envían informes semanales en forma de archivos de Excel y desea automatizar la operación de importar para ahorrar tiempo.

Está desarrollando una aplicación en la que es necesario escribir código para importar datos de Excel en Access.

Si es la primera vez que va a importar datos desde Excel, debería saber lo siguiente:

No busque maneras de guardar una hoja de cálculo de Excel como una base de datos de Access. Microsoft Excel no proporciona la funcionalidad "guardar como" para crear una base de datos de Access con datos de Excel.

Para iniciar la operación de importación, la base de datos de Access debe estar abierta previamente. Si desea importar los datos en una nueva base de datos, debe crear una base de datos en blanco (que no contenga tablas, formularios ni informes) antes de iniciar la operación de importación.

Los datos importaos desde una hoja de cálculo se almacenan en una tabla nueva o existente en la base de datos actual. Si no está familiarizado con las tablas o con la estructura de las bases de datos, vea información sobre las tablas (Mb) y diseñar una base de datos.

Cuando abra una hoja de cálculo de Excel en Access (en el cuadro de diálogo abrir archivo, cambie el valor del cuadro de lista tipo de archivo a archivos de Microsoft office Excel y seleccione el archivo deseado), Access crea un vínculo a la hoja de cálculo en lugar de importar sus datos. Crear un vínculo a una hoja de cálculo es distinto a importarla en una base de datos.

Exportar datos de Access a Excel

Con frecuencia, se producirán situaciones en las que los datos estén almacenados en Access, pero no es necesario moverlos o copiarlos a Excel. Por ejemplo, podría desear distribuir el informe a un grupo de usuarios que prefieren verlos en Excel. O bien, quizás desee analizar sus datos de Access aprovechando las características de Excel. En esos campos, exporte el contenido de la base de datos de Access a una hoja de cálculo de Excel

4.8 herramientas de base de datos

La barra de herramientas

Una barra de herramientas es un conjunto de botones que se activan haciendo clic sobre ellos y se utilizan para ejecutar comandos en lugar de utilizar los menús. A veces, algunos botones aparecen con un color más claro, lo que significa que no están accesibles. Las barras de herramientas, al igual que los menús, son sensibles al contexto; cambian según el entorno donde nos encontremos trabajando.

Algunos botones tienen un triángulo orientado hacia abajo. Pulsando sobre este triángulo aparece un cuadro desplegado con más opciones.

Asimismo, cuando acercamos el puntero del ratón sobre cualquier botón aparece en la parte inferior una etiqueta con el nombre de ese botón.

La barra de estado

Situada en la parte inferior de la ventana. Muestra información sobre el objeto que se tiene en pantalla o sobre el comando seleccionado de un menú.

La ventana de base de datos.

Esta ventana es el eje central de trabajo con Access. A través de ella podemos ir a cualquier tipo de objeto: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Para trabajar con un tipo de objetos hay que pulsar sobre la pestaña con nombre de la ventana; en la ventana aparecerán todos los objetos de la clase elegida.

En esta ventana aparecen tres botones: abrir, diseño y nuevo.

Abrir permite visualizar el objeto elegido.

Diseño nos dispone para cambiar la definición del objeto.

Nuevo crea un objeto nuevo de la clase activa.

Bibliografía

https://www.google.com.mx/#q=elementos+esenciales+de+la+ventana+de+trabajo+de+access

http://es.wikipedia.org/wiki/microsoft_access

http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/crear-tablas-para-una-base-de-datos-nueva-rz101772997.aspx?section=7

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-una-nueva-base-de-datosha010037837.aspx

http://1136080028.blogspot.mx/2010/02/concepto-de-datos-campo-y-registro.html

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/cc466499(v=vs.71).aspx

http://nelsonjuliaomartinez.overblog.com/los-tipos-de-datos-en-access-an%c3%a1lisis-de-6-30pm-a-8-30pm-semanal

http://www.mailxmail.com/curso-access-formularios-tablas-consultas/formularios-varias-tablas

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