Administracion

INTRODUCCIÓN

Para que una organización pueda ser exitosa y sus productos estén en constante movimiento dentro del mercado, este tendrá que adaptarse a los constantes cambios de tecnología para una mayor productividad y de acuerdo con las necesidades de los consumidores; para ello se requieren hacer recomendaciones a la entidad y con ello lograr el mejor funcionamiento y productividad, y como resultado obtener las máximas utilidades.

De lo anterior, a continuación se explica como se formulan las recomendaciones para un nuevo diseño de estructura organizaciones, las consideraciones que se deben tomar, los tipos de recomendaciones, ya que de acuerdo al asunto o problema a tratar serán estas, así como la elaboración de informes donde se exponen las razones fundamentadas, en que consiste la revisión, la autorización y por último el resultado, es decir, como ha quedado la nueva estructura.

DIAGNOSTICO Y FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico de la situación que originó el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de acción y de actuación, evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas o recomendaciones.

Con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase “constructiva” del estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuesta adecuadas a los interrogantes planteados a lo largo de la investigación.

CONSIDERACIONES PREVIAS

Antes de proceder a la determinación de recomendaciones, se deben tener presentes algunos de los siguientes criterios:

• No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales.

• Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurídicas y administrativas cuando éstas presenten dificultades para su modificación.

• La experiencia de trabajos realizados con anterioridad puede ser valiosa, pero hay que combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrón.

• Explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral.

• Ponderar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de una unidad administrativa, cuando ésta sea problemática de lograr.

• Dar preferencia a recomendaciones prácticas o víables, entendiendo por tales las que dentro de las condiciones que prevalecen en la organización sean las más factibles de aplicar en la realidad.

• Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el caso de las sugerencias y puntos de vista del personal de la organización, la asesoría de especialistas, la opinión de organizaciones análogas o líderes en su campo de trabajo, así como las propuestas de clientes y/o usuarios, proveedores de bienes y servicios, grupos de filiación, corporativos o sectoriales e instituciones normativas.

PREPARACIÓN DE RECOMENDACIONES

El siguiente paso es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginación y habilidad creativa.

Después debe seleccionar las más viables, evaluando cuidadosamente las ventajas y limitaciones de cada una de ellas. Para su presentación no tiene que incluirse toda la gama de recomendaciones posibles cuando éstas sean muy numerosas, sino que conviene jerarquizarlas considerando su viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe ser acompañada de una estimación de los requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnológico necesarios para su instrumentación.

TIPOS DE RECOMENDACIONES

• DE MANTENIMIENTO, es la conservación general del ambiente de trabajo sin modificaciones o en su caso, que los cambios no impliquen más que reformas elementales, preservando, en términos generales, la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.

• DE ELIMINACIÓN, supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, etcétera.

• DE ADICIÓN, introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en un procedimiento o de todo un procedimiento, incorporación de nuevas unidades administrativas, aumento de personal, programas, formas, etcétera.

• DE COMBINACIÓN, Intercalar y el orden de aplicación de programas de trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.

• DE FUSIÓN, Redistribución de funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades administrativas, agrupación de personas de diferentes áreas bajo un mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc.

• DE MODIFICACIÓN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, informes y programas,

...