Ambiente De Contro

AMBIENTE DE CONTROL

Conceptos

De todos los factores del Ambiente de Control, se da énfasis en el estudio de las Políticas y Prácticas de Recursos Humanos, por considerar que los Recursos Humanos son los activos más importantes que tiene una organización y su efectiva gerencia es la clave del éxito. Este es más probable de lograr si las políticas y procedimientos de personal están estrechamente ligados y hacen una contribución importante al logro de los objetivos asociados en sus tres categorías.

Las prácticas relativas a Recursos Humanos envían mensajes a los empleados en cuanto a niveles esperados de integridad, comportamiento ético y competencia. Dichas prácticas se relacionan con las acciones referidas a contratación, orientación, entrenamiento, evaluación, consejo, promoción, compensación y corrección.

La Administración de Recursos Humanos (A.R.H.) es la función administrativa mediante la cual los gerentes reclutan, seleccionan, capacitan y desarrollan a los miembros de la organización.

La A.R.H. es una función de staff. Los gerentes de A.R.H asesoran a los gerentes de línea de toda la organización. El proceso de la A.R.H. es un procedimiento permanente que pretende mantener a la organización provista del personal indicado, en los puestos convenientes, cuando estos se necesitan

Incidencia de las políticas y prácticas de Recursos Humanos en el logro de los objetivos organizacionales en sus tres categorías.

Las políticas de Recursos Humanos son esenciales para el reclutamiento y el mantenimiento de personas competentes que permitan llevar a cabo los planes de la entidad y así lograr la consecución de sus objetivos.

Las prácticas que se relacionan con las acciones referidas envían mensajes a los empleados en cuanto a los niveles esperados de integridad, compromiso ético y competencia.

Por ejemplo, las normas para la contratación de los individuos más calificados, con énfasis sobre formación, experiencia laboral previa, éxitos pasados, evidencia de integridad, comportamiento ético y nivel de receptividad frente a los valores que la empresa promueve demuestran el compromiso que ésta última tiene hacia las personas competentes y confiables.

Las prácticas de reclutamiento que incluyen entrevistas de empleos formales y profundas y presentaciones informativas bien fundadas sobre la historia, cultura y estilo operativo de la entidad, es decir una adecuado proceso de orientación, envían un mensaje de que la entidad está comprometida con su gente. Los empleados tienden a comprometerse con las empresas que están comprometidas con ellos.

Las empresas de hoy, necesitan empleados que estén comprometidos con ellas.

Empleados que se identifiquen con los valores y objetivos de la empresa, y la traten como si fuera propia.

En síntesis, los empleados, se sentirán comprometidos con la empresa en la medida que sientan estar compartiendo los mismos valores éticos y el mismo comportamiento integral con el resto de la organización. Esto crea condiciones favorables para lograr con razonable seguridad los objetivos asociados a la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos, y a la elaboración de información contable confiable.

Existen dos condiciones que favorecen a que la información contable obtenida pueda ser definida con razonable seguridad como confiable.

En primer lugar, la persona va a poder desarrollar su tarea con mayor seguridad y exactitud, por contar con los elementos adecuados (conocimiento y experiencia); y será probable que cometa menos errores contribuyendo así a la obtención de información contable más confiable.

Por otra parte, como vimos, el Control Interno según el nuevo enfoque no es una función asignada a un sector de la empresa en particular, sino que es llevado a cabo por cada uno de sus miembros. Entonces, si el personal contable contratado, cuenta con los conocimientos técnicos suficientes, podrá participar más efectivamente en las tareas de control implícitas en su actividad diaria.

En lo que tiene que ver con la orientación del empleado, a través de este mecanismo se logra reducir los niveles de ansiedad de los empleados que ingresan a la organización, se cuenta con mejores condiciones para que los mismos puedan desempeñar sus tareas en forma más eficaz y eficiente, favoreciendo así el logro de los objetivos asociados al uso eficaz y eficiente de los recursos como también los asociados a la elaboración de información contable confiable para el caso específico de personal que ingrese al área contable.

Existen ciertas organizaciones que no le dan verdadera importancia a la etapa de orientación, en ellas puede verse como se dificulta la adaptación de sus nuevos empleados, lo que puede provocar insatisfacción que afecte su futuro dentro de la organización. Por ejemplo,

una persona cuando ingresa a una empresa desea que su trabajo logre satisfacerle en diferentes aspectos, que incluyen expectativas acerca de las tareas, de sus nuevos compañeros de trabajo, su remuneración, sus vacaciones, del ambiente en general, etc. Si se obvia esta etapa, es decir la persona ingresa y de inmediato es ubicada en su recinto de trabajo, probablemente experimente un grado de insatisfacción elevado. Es

to posiblemente afectará su desempeño, el cual podría ser superior de haber recibido una orientación apropiada.

Es relevante también que el personal contable esté siendo continuamente capacitado dada la importancia que tiene el uso de la información que surge de esta área en la toma de decisiones tanto a nivel interno como externo. Al ser un área técnica, en donde existen constantes cambios

en los criterios y métodos de registración, valuación, presentación de información, tributación, etc. es necesario que el personal afectado a dicha área esté en permanente capacitación y actualización.

Si le empresa toma en cuenta estos elementos y desarrolla un programa de capacitación adecuado, contará con condiciones favorables que le permitan alcanzar con razonable seguridad los objetivos asociados al uso eficaz y eficiente de los recursos y los asociados a la elaboración

de información contable confiable. Se entiende por programa de capacitación adecuado aquel que identifique qué tipo de capacitación requiere cada uno de los empleados de acuerdo al puesto a ocupar. Por ejemplo, el tipo de capacitación será diferente, si está destinado a un operario o a un administrativo. Ser eficiente al capacitar a los empleados implicará gastar lo necesario, ser eficaz es lograr un empleado correctamente capacitado, ambas características dependerán de una buena evaluación de las necesidades de capacitación.

Cuando la empresa invierte en capacitar a un técnico operario debería intentar hacerlo en forma eficaz y eficiente. En la medida que lo logre, este empleado podrá hacer por ejemplo, uso de las maquinarias en forma correcta, produciendo la cantidad y calidad de acuerdo a los estándares establecidos, o sea será más probable que alcance en forma eficaz y eficiente los objetivos específicos fijados para su tarea, como puede ser producir tantos kilos de producto en determinado tiempo.

Por último, la valuación del programa de capacitación permite la retroalimentación del proceso y por tanto mantener una Administración de Recursos Humanos actualizada y eficaz.

Al capacitar, se le deben dar al empleado las instrucciones necesarias para que puedan actuar de acuerdo a las leyes y reglamentaciones vigentes. Respecto a las leyes y reglamentaciones externas algunas serán aplicadas dependiendo del ramo de actividad en el cual se desarrolla la empresa y otras serán de aplicación general.

Por ejemplo, si la empresa se dedica a la fabricación o venta de productos alimenticios, quienes capacitan a los empleados en el manejo de alimentos deben estar bien informados sobre las normas de bromatología. Hay otras normas también dictadas por organismos externos a la empresa que son aplicadas a la generalidad de las empresas, son ejemplo de ello las normas de contribución a la seguridad social (con algunas variantes, según se trate de empresas de construcción, industria y comercio en general., servicio doméstico, etc.) para las personas que se dedicarán a la liquidación de sueldos.

En lo que se refiere a la reglamentación interna, se puede hablar de normas y reglamentos que regulan el funcionamiento de la empresa. Los nuevos empleados deben ser capacitados principalmente en esta área en los inicios de su relación con la empresa, instruirlos respecto a conductas específicas que se requieren según las tareas encomendadas (por ejemplo, si es empleado de un banco debe tener claro que el brindar información está regido por el secreto bancario).

Es importante la tarea de capacitar ya que los empleados al ser instruidos en la normativa laboral y legal vigente, saben que es lo que deben y lo que no deben hacer, esto favorecerá al cumplimiento de las mismas, es decir esto será una condición muy favorable para alcanzar con razonable seguridad los objetivos asociados al cumplimiento de leyes y regulaciones.

Dentro del tema de capacitación, específicamente sobre las políticas con personal de la empresa, es importante fomentar y estimular al personal a que informe sobre las posibles infracciones, tanto de las leyes y regulaciones como de las normas internas.

De esta forma se está inculcando una conducta de control, de y entre los empleados, que favorecerá el cumplimiento de las normas.

Dentro de las políticas y prácticas de RRHH el evaluar el desempeño es importante para mejorar la motivación en el trabajo. Las personas desean y necesitan retroalimentación respecto a la manera en que actúan, y la evaluación de desempeño ofrece una oportunidad para darle esa retroalimentación. Si el desempeño no es el adecuado la entrevista de evaluación, representa una oportunidad para revisar los progresos del subordinado y elaborar un plan para rectificar las deficiencias en el desempeño que se identifiquen.

Para que la evaluación del desempeño sea eficaz, es necesario que en la etapa de retroalimentación se comunique a los empleados en forma clara y sencilla los criterios de evaluación y las calificaciones otorgadas. Un posible error que puede cometer el evaluador es juzgar superficialmente y con prejuicios, manteniendo al empleado al margen de lo que se piensa de su trabajo; esto conduce inevitablemente a la desmotivación y a un desempeño permanentemente ineficiente.

En síntesis, es importante que el subordinado considere justa la evaluación y a este respecto hay que hacer cuatro cosas:

• Evaluar su desempeño frecuentemente

• Asegurarse de que el supervisor está familiarizado con el desempeño de la persona.

• Asegurarse que hay un acuerdo entre el supervisor y el empleado respecto a las responsabilidades de su puesto.

• Solicitar la ayuda de la persona cuando se formulen planes para eliminar debilidades en el desempeño.

Por ejemplo, en el área de ventas, puede ser una actividad del gerente de ventas (establecida por su superior) mantener contentos a los vendedores de la empresa. Para poner esto en práctica, es necesario crear un criterio medible, como puede ser establecer un porcentaje máximo de rotación del personal de ventas en el período de un año.

Una vez definidos la actividad y los criterios de medición para evaluar el desempeño del gerente de ventas, en lo que respecta al manejo de personal, podemos compararlo con la realidad.

Si existiese una desviación se deberá investigar el por qué, o sea si el porcentaje real de rotación es mayor al esperado, nos daría la pauta para pensar por ejemplo que el personal no está conforme y podría inferirse

que el desempeño del gerente no es el esperado.

La evaluación del desempeño es lo que nos permite encontrar la desviación y corregirla, creando así condiciones que ayudan a la mejor utilización de los recursos humanos y a lograr con razonable seguridad los objetivos asociados al uso eficaz y eficiente de los recursos; para el caso de tratarse de personal asignado al área contable estas condiciones podrían favorecer el logro de los objetivos asociados a la elaboración de información contable confiable.

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