Auditoría De La Gestión Administrativa

INTRODUCCION

La Empresa Ramírez y Asociados S.A., es unafirma de abogados que se constituyó en Julio de 2011, el cual cuenta con 3 abogados titulares y socios en un porcentaje igualitario de acciones.

El despacho cuenta con secretaria, mensajero y 4 abogados los cuales se especializan principalmente en los ramos civil, mercantil, penal y laboral.

El despacho de Ramírez y Asociados S.A. solicito a un despacho externo que se audite el área de archivo en donde se tienen todos los expedientes de sus clientes y se de asesoría para poder llevar en orden esa área, pues resulta que cada uno de esos expedientes contienen la información necesaria con la que se puede ganar o no los juicios, por lo que es de vital importancia mantenerla ordenada.

Se ha elegido el despacho Barrera Company, S.A., con experiencia de 25 años en el ámbito de leyes, para realizar dicha auditoria y presentar un plan de mejora, aplicación y seguimiento al área, para cumplir con los objetivos administrativos que requieren los recursos y tiempo de la firma.

Para ello, pidió al área que fuera contestado un cuestionario a fin de conocer los procesos internos y la manera en la que se lleva el trabajo dentro del Despacho.

1. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO.

N°. PREGUNTA NO APLICA SI NO RESPUESTA OBSERVACIONES

1 La empresa cuenta con un archivo X El despacho tiene asignado un área para el archivo Es amplio y bien acondicionado para esta operación.

2 Los expedientes se encuentran bajo resguardo X Todo se encuentra resguardado bajo llave OK

3 Que personas tienen acceso a los expedientes X Los 4 abogados y la secretaria Se recomienda la contratación de una persona exclusivamente parala guarda y custodia del archivo.

4 Cuánto tiempo se conservan los expedientes X 5 Años 5 años a excepción de los casos que requieran de un tiempo más amplio y se recomienda tener un archivo muerto.

5 Como están ordenados los expedientes X Por orden alfabético Se recomienda ordenar por folio, ya que es más fácil su localización

6 Existe algún registro de préstamo de expediente X Existe un cuaderno Se recomienda que se maneje un control electrónico o formato.

7 Se encuentra personal de respaldo en caso de ausencia laboral, vacaciones, incapacidad, etc. X Se cuenta con los 4 abogados y una secretaria Se recomienda que se contrate a dos personas que compartan las actividades del archivo y que puedan suplirse en cualquier casos.

N°. PREGUNTA NO APLICA SI NO RESPUESTA OBSERVACIONES

8 Cuanto tiempo está permitido se tenga el expediente fuera del archivo X Se llegan a quedar con el hasta 1 semana Se recomienda que el expediente no esté fuera del archivo más de un día, si se requiere por más tiempo solicitarlo nuevamente

9 Qué medidas se toman cuando es extraviado algún documento de los expedientes X No se cuenta Se recomienda tener extremo cuidado en la custodia de los expedientes, ya que el extravío de algún documento conlleva a la pérdida del caso por no tener los documentos base.

10 Existe algún control del archivo electrónico X Se recomienda un archivo electrónico para llevar un mejor manejo y control de la información de esta manera se modernizan.

11 Se concilian mensualmente los expedientes X Se recomienda la conciliación mensual de los expedientes, para evitar la acumulación de los mismos, ya que se pretende que el archivo cuente con un orden estricto.

N°. PREGUNTA NO APLICA SI NO RESPUESTA OBSERVACIONES

12 Las conciliaciones son verificadas por un empleado responsable X No hay conciliación Se recomienda existan revisiones del área administrativa para el correcto funcionamiento del archivo.

13 El archivo cumple con las medidas de seguridad suficientes tales como extinguidores vigentes, en caso de requerirlos X No hay Se recomienda urgentemente poner atención a este rubro por seguridad y por las multas que pudiera tener la firma, por no contar con la seguridad necesaria en sus instalaciones.

14 Se requiere alguna orden escrita y numerada para la salida del expediente X El cuaderno Se recomienda que el control del archivo se lleve vía electrónica, a cada uno se le asigna un folio numérico y que la entrada y salida de los expedientes se realice a través de un control de firmas y que se asigne a un responsable de alta jerarquía para la supervisión que debería de ser por lo menos una vez al mes

2- Aplicación de las Técnicas y los Procedimientos de Auditoría.

El Despacho Barrera Company, S.A., se apoyo en tres técnicas utilizadas en el BOLETIN 5010 de las Normas y procedimientos de Auditoria y Normas para atestiguar, para conocer la manera de proceder internamente en el área de archivos. Se pudo constatar que las técnicas utilizadas fueron:

a) Verificación ocular, mediante la cual se observó la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos. El intermediario es el auditor, quien se cercioró de ciertos hechos y circunstancias, en especial las que estaban relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, según lo que se marcó y explicó en el cuestionario que previamente se aplicó.

b) Técnica Oral, mediante la indagación con los trabajadores, conversaciones con los funcionarios y cotejando con la forma en la que se explicó el proceso organizacional implementado en el área. Las entrevistas se realizaron al personal del bufete, sin embargo, se consideró que los resultados que ésta técnica arrojó no constituyeron evidencias suficientes para poder encontrar la problemática posible dentro del área.

c) Verificación escrita, consistiendo en evaluar de manera crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conformaron un proceso administrativo, sin dejar de lado su naturaleza, y la conformidad con los criterios normativos que el auditor trajo consigo. Evidentemente la documentación nos arroja la información necesaria para poder comparar los resultados y así poder encontrar cual puede ser la situación a resolver.

Derivado de la auditoría realizada en los días pasados, estos son los hallazgos, observaciones y sugerencias que se realizaron a la firma Ramírez y Asociados, S.A., para mejorar el funcionamiento de la misma.

Hallazgos principales:

• Se cuenta con un archivo amplio y con capacidad para almacenar un número considerable de archivos.

• Este archivo se encuentra resguardado bajo llave lo que permite a los clientes tener cierta seguridad de que su información está protegida.

• El tiempo en el que se mantienen en resguardo es adecuado para los casos cortos ya que se tienen por un periodo de 5 años.

• Por el momento el registro que se tiene de los archivos está organizado por orden alfabético, lo que permite que sea fácil la ubicación cuando se requiere.

• El medio de registro de las entradas y salidas de los expedientes se realiza por medio de una bitácora.

• La empresa cuenta con personal suficiente para cubrir ausencias por diferentes causas.

• Se tiene permitido en tiempo hasta una semana para que los expedientes se tengan fuera del archivo

• No se cuenta con un respaldo de archivo electrónico.

• No existe el proceso de conciliación de los archivos que se realice de forma periódica.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Se recomienda principalmente el contratar o crear un servicio de respaldo electrónico para llevar un mejor control de los archivos, con fácil acceso a las personas indicadas utilizando contraseñas las cuales se recomienda que sean cambiadas periódicamente para evitar el mal uso de la información.

Adicional a esto, se recomienda que se asignen números de folios los cuales ayuden a la localización por fechas de ingreso, tipo de caso que se está atendiendo (refiriéndose a esto, si es de cuestión civil, mercantil, etc.), por ejemplo los casos sobre cuestiones civiles iniciarían con el número 100, los de cuestión civil con el 200, etc.

Otra de las recomendaciones es la contratación de una persona encargada exclusivamente del resguardo de los documentos para evitar asignarle esta responsabilidad a una secretaria la cual puede afectar sus actividades.

El tiempo que transcurre con los documentos fuera del archivo se debe reducir a un día, esto evitará que se pierdan o se utilicen de manera ilegal los archivos..

Dictamen del Auditor Externo

A la Asamblea de Accionistas

Ramírez y Asociados S.A.

En mí carácter de Auditor asignado los objetivos e la auditoría fueron para brindar a ustedes mi dictamen sobre la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información contenida de acuerdo a el control interno que maneja la firma, en su archivo relacionado a expedientes que manejan de sus clientes, durante el mes de Diciembre de 2013.

Durante este dictamen he obtenido, de los directores y administradores, la información sobre las operaciones, documentación y registros que considere necesario examinar. Asimismo, he revisado el control interno de Ramírez y Asociados S.A. al 31 de Diciembre de 2013.

El hallazgo más importante es que no hay apego en cuanto a las Normas Nacionales e Internacionales que se rigen actualmente por el IMCPemitidas por IFAC y que refieren al control operacional.

Se recomienda que en todo momento se estudie, analice y lleven total apego al control interno operacional de los expedientes, para las siguientes sugerencias:

1. Tener control de la custodia del archivo, de 1 o 2 personas como máximo, de tan importantes

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