CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR

Cuentas Por Cobrar

Introducción

La presente investigación tiene como propósito implementar lineamientos contables para el control de las cuentas por cobrar que se llevan en el departamento de cobranza, y además complementan los contenidos académicos fundamentales que se deben desarrollar en la cuentas por cobrar, y los lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar para el manejo eficiente de los recursos financieros .

Hoy en día las empresas privadas requieren de personas que sepan desenvolverse con propiedad, identificando oportunidades y amenazas presentes en el torno y detectando puntos fuertes y débiles que se deben reforzar o eliminar de la organización.

Para poder administrar con eficiencia y eficacia una organización, es importante la información que ella disponga, de manera que nos muestre todo lo que puede o no suceder en su entorno. Por consiguiente, se necesita de una herramienta que suministre información a sus empleados.

Objetivo General:

• Establecer lineamientos del control interno de las cuentas por cobrar para el manejo eficiente de los recursos financieros del departamento de administración de la Empresa Grupo ferre gases C.A.

• Objetivos Específicos:

• Establecer las funciones de cada unos de los integrantes del área de cuentas por cobrar fijando las responsabilidades pertinentes a cada cargo.

• Formular los requisitos para la concesión de créditos de clientes y el valor máximo de créditos.

• Establecer políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.

• Presentar formatos para el control de las actividades del departamento de cuentas por cobrar.

• Aplicar un control interno para mejorar el funcionamiento del departamento de cuentas por cobrar.

• Justificación

Objetivos de la contabilidad.

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

• 1. Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

• 2. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.

• 3. Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

Control Interno.

Es el conjunto de actividades puesta en práctica en una empresa para que, sustentadas en métodos sistemáticos se logren alcanzar los siguientes objetivos.

• 1. Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.

• 2. Evite que sean contraídos pasivos indebidamente.

• 3. Aumentar las eficiencias en las operaciones.

• 4. Alcanzar exactitud y contabilidad en la información financiera.

• 5. Lograr que se cumplan las políticas establecidas en la empresa.

Elementos de Control Interno.

Para alcanzar estos objetivos, el sistema de control interno debe estar sustentando en los siguientes elementos:

• 1. Organización de la Empresa: La organización está conformada por una serie de elementos a través de los de los cuales se logra que las actividades de la empresa se desarrollen en forma armoniosa y sistemática. Estos elementos son:

• a. Dirección: En toda empresa deben existir la persona o personas que la dirijan y asuman la responsabilidad de las políticas y decisiones tomadas al ejecutarlas.

• b. Coordinación: Este elemento de control interno persigue el objetivo de establecer una relación armoniosa y sincronizada entre los diferentes centros de actividades, para evitar la duplicidad de funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso debido a que el anterior no ha sido cumplido.

• c. División de Funciones: Es uno de los elementos claves del control interno. Gira en torno a la previsión de que jamás debe permitirse que en una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso en la realización de una transacción comercial. Para ello, debe lograrse que cada operación pase por varias personas diferentes cuyas funciones no tengan realizaciones entre sí. con ellos se logra que los funcionarios que realizan la transacción, no puedan intervenir en el registro de la misma ni tengan la custodia del bien involucrado.

Control interno de las cuentas por cobrar.

Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de:

• a- Ventas.

• b- Despacho.

• c- Facturación.

• d- Crédito y Cobranzas.

• e- Cuentas por cobrar.

• f- Caja.

Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas.

Se sugiere a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en tomo al ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas:

• Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:

• a. El departamento de ventas en cuanto a condiciones.

• b. El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos:

• 1. Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén.

• 2. Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén.

• 3. Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente.

• 4. Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas.

c) Respecto a facturación:

• 1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

• 2. Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho de mercancías son facturadas.

• 3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso.

• 4. Una vez elaborada la factura se procederá a verificada en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

d) En cuanto a crédito y cobranzas.

• El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar.

• Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:

• a. Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.

• b. Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.

• Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente controlado.

Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario responsable.

• Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable.

• Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:

Respecto al Control Interno.

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

8. Verificar que las cuentas por cobrar

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