Elaboraracion De Estrategias Para La Optimización Del Procedimiento De Control Interno De Las Cuentas Por Cobrar

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Los procedimientos adecuados, representan una herramienta indispensable para el logro de los objetivos de la empresa, en virtud que presentan todos los pasos a seguir, de forma lógica y cronológica en la realización de las diversas actividades que realiza el personal involucrado en el procedimiento. Las cuentas por cobrar representan un control de los aumentos y distribuciones derivados de las ventas de conceptos distintos a las mercancías y a la prestación de servicios a crédito que toda empresa, ya sea grande o pequeña, debe llevar, siendo el contador el responsable directo de los controles, cobranza y hasta la parte legal relacionada con los documentos que se utilicen como garantía de pago. Las cuentas por cobrar pertenecen al grupo de los activos circulantes, representando el derecho que tienen la empresa de exigir a sus clientes de pago de su deuda por las ventas de mercancías o la prestación del servicio.

Dispaca Centro, C.A., es una empresa privada, dedicada a la compra y venta de mercancías al mayor y al detal en el ramo de papelería en general, artículos de oficina, artículos escolares entre otros; esta empresa viene funcionando desde hace aproximadamente 25 años, en su estructura organizativa cuenta con una Gerencia General de la cual depende el Departamento Administrativo y del que derivan las Secciones de Caja, Venta, Compra y Contabilidad, esta ultima encargada de todas las transacciones financieras de la Organización en donde se lleva el control de las operaciones adscritas a las partidas mercantiles por la empresa.

Actualmente en la Librería Dispaca Centro C.A., específicamente en la Sección de Contabilidad el procedimiento de control interno de las cuentas por cobrar no es efectivo, situación que se viene observando desde hace aproximadamente un año, dado que al momento de realizar el cierre contable mensual se observan incrementos en los montos por cobrar a clientes El procedimiento en estudio, no es efectivo en estos momentos, esto no quiere decir que anteriormente no lo haya sido, sino que por los cambios significativos, suscitado en el entorno ha dejado de ser el adecuado. Herramienta de mucha importancia para el logro de los objetivos de las organizaciones. Un procedimiento idóneo permite al personal conocer los pasos a seguir en el cumplimiento de sus actividades.

La Situación que se viene presentando debido que esta empresa brinda créditos a mas de quinientos clientes, los cuales son registrados en sus libros como cuentas por cobrar a clientes, según facturas por cobrar con vencimiento a 30 días, esta cuenta ha ido incrementando, observando poco movimiento en cuanto a abono se refiere (por morosidad por parte de clientes); acumulando un gran numero de facturas vencidas sobrepasando hasta los diez millones de bolívares por parte de un solo clientes; lo que trae como consecuencia aumento en el riesgo de no poder contar con efectivo para invertir y cumplir con el ciclo de operación económica.

De continuar así con el excesivo incremento de las cuentas por cobrar a clientes, en la Librería Dispaca Centro C.A., puede ocasionar a la empresa falta de liquidez, un estado de pérdidas y ganancias negativo, aumento de las cuentas incobrables, acarreando no poder cumplir con sus obligaciones y hasta el cierre de la misma. En base a lo antes descrito, este estudio surge por la necesidad que tiene la Librería Dispaca C.A., en analizar las cuentas por cobrar a clientes, para así poder elaborar estrategias con la finalidad de optimizar el procedimiento en estudio. Además de examinar los retrasos e inconvenientes que se presentan al momento de conceder un crédito, de esta manera poder tomar una mejor decisión en cuanto a monto y a quien se les brinda dicho crédito.

Dada la situación antes expuesta, se hace necesario, y como una forma de solucionar la problemática estudiada, plantear las siguientes interrogantes ¿Es posible presentar estrategias con la finalidad de optimizar el procedimiento de control interno de las cuentas por cobrar?, como segunda interrogante ¿El personal involucrado en el procedimiento en estudio, estará dado a la aceptación y aplicación de las estrategias sugeridas?, y como última interrogante¿ El personal directivo estará consciente que para que un procedimiento pueda ser efectivo, debe estar normalizado?

Justificación de la investigación

La presente investigación se justifica, dado que en la actualidad es imprescindible que el personal tenga pleno conocimiento de los procedimientos administrativos que realiza, con la finalidad de planificar, controlar las actividades financieras y productivas de la organización. La presente investigación tiene como objetivo principal elaborar estrategias para la optimización del procedimiento del control interno de las cuentas por cobrar, en el departamento administrativo, específicamente en la unidad de contabilidad. Esto, permitirá conocer las fallas existentes en el procedimiento en estudio y la puesta en práctica de lineamientos administrativos que faciliten y agilicen el control interno de las cuentas por cobrar.

La optimización de los procedimientos a través de la implementación de nuevas estrategias, resulta ser un instrumento de solución a las actividades propias del área administrativa, con la finalidad de proporcionar a los empleados y clientes nuevas estrategias para resolver la problemática y agilizar la fluidez de clientes al Departamento administrativo y así lograr un clima de confianza, donde exista una mayor eficiencia, disponibilidad por parte de los empleados de la empresa, de tal forma de mantener el prestigio del mismo en el mercado como empresa seria y responsable con sus clientes.

Objetivos

General

Elaborar estrategias para la optimización del procedimiento de control interno de las cuentas por cobrar, llevado a cabo en la empresa Librería Dispaca Centro, C.A., Puerto Ordaz Estado Bolívar

Específicos.

• Diagnosticar la situación actual del procedimiento de control interno de las cuentas por cobrar llevado a cabo en la Sección de Contabilidad, adscrito al Departamento Administrativo.

• Determinar las causas por las cuales existen facturas por cobrar acumuladas, con el fin de mejorar el desenvolvimiento de las o la persona sobre las cuales recaen las funciones de cobranzas.

• Presentar las normas que regulan el procedimiento en estudio, con el fin de mejorar el desenvolvimiento de las personas sobre las cuales recaen la responsabilidad del control interno de las cuentas por cobrar.

• Presentar estrategias con la finalidad de mejorar el procedimiento actual de control interno de las cuentas por cobrar a los clientes, estudiando la factibilidad de aplicar nuevas técnicas que permitan la efectividad del mismo.

Alcance y limitaciones

La investigación se desarrollará por medio de la recopilación de datos obtenidos en el mismo lugar de los hechos, lo que permite más veracidad en cuanto a la realidad estudiada y a los controles internos o las medidas tomadas por una Organización, lo que le permite cumplir con los procedimientos establecidos para la realización o desarrollo de sus actividades, abarca todo el aspecto organizacional de la empresa en cada uno de sus unidades, es por ello que está dirigida a todo el personal involucrado en el procedimiento en estudio.

Entre las limitaciones para realización de este trabajo, se puede mencionar la dificultad para obtener cierta información, la cual se considera confidencial y el poco tiempo disponible del personal que labora en el Departamento Administrativo y en la Sección de Contabilidad, para dar información. Así mismo, por poco tiempo para realizar el mismo y por la falta de una planificación y organización de la empresa más adecuada, quien actualmente no cuenta con programas, manuales e instructivos, normas y procedimientos actualizados que permitan controlar la situación que se está suscitando. La empresa Dispaca Centro, C.A. está ubicada en la carrera Upata edificio Siciliano planta Baja local 1 y 2 frente a la zapatería Ramírez, Puerto Ordaz Estado Bolívar.

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Organización

Dispaca Centro Compañía Anónima, fue creada el 25 de Febrero de 1.982, registrada bajo el N° 72 folios 406 al 412, en sociedad con “Papelería y Afines, C.A”. Inscrita en el registro mercantil de circunscripción judicial del estado Bolívar, puerto Ordaz el 27 de Octubre de 1.980, y cuyo presidente; el Sr. Martín de la Iglesia Luís. Anteriormente llevaba el nombre de “Librería Lis, C.A.”, la cual había sido inscrita el 27 de Octubre de 1.980. Es hasta el 07 de febrero de 1.995 cuando se efectúa la modificación del nombre por el que tiene actualmente según acta registrada con el N° 02, Tomo CN 14, Folios 7 al 10.

El 27 de Agosto del año 2.000, se resuelve estructurar por razones de actualización y de vigencia o actuación la junta Directiva desde donde se decide nombrar como directores principales a los señores: Maya M. Enriqueta Loredan, Oscar Ramón Quijada Gamardo, José Luís Blanco Bermúdez. Dispaca que lleva de fundada aproximadamente 20 años, tiene como función principal,

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