Caso: Aplicación De Cuadro De Mando Integral

CASO: Aplicación del Cuadro de Mando Integral (CMI) en la “Universidad Los Ángeles de Chimbote – Centro Académico Huancayo” (ULADECH – CAH)

2. ANTECEDENTES Y ESQUEMAS DE SOLUCIÓN: Presentación de dos casos de universidades que aplicaron el CMI

(A) Aplicación del CMI en la Unidad de Relaciones Internacionales de una Universidad Pública de España

La Unidad de Relaciones Internacionales de una Universidad Pública es la responsable de alcanzar acuerdos con instituciones internacionales para potenciar la calidad y cantidad de los intercambios de estudiantes y profesores, esta unidad organiza y controla dichos intercambios. Se pueden comprobar las características siguientes:

 Se vinculan 8 factores - clave de éxito de las cuatro perspectivas(usuarios, finanzas, procesos internos y empleados)

 Los factores – clave de éxito están relacionados entre sí a través de relaciones causa – efecto. Así por ejemplo:

 Si los empleados están motivados y formados, los procesos internos funcionarán mejor. De hecho, la formación y la motivación son la base del rediseño de procesos (Champú y Hammer, 1993).

 Si los procesos internos funcionan mejor, y la calidad del servicio es excelente se conseguirá mayor financiación por parte de otras instituciones.

 Simultáneamente, si se optimizan las perspectivas anteriores, los usuarios estarán más satisfechos.

 Entre los factores - clave de éxito propuesto se incluyen algunos que están relacionados con los principales objetivos de la unidad. Como la satisfacción de los usuarios y otros como la motivación de los empleados.

Para iniciar la confección del CMI se analizara por separado cada una de las cuatro perspectivas que lo integran con las relaciones causa – efecto que se han considerado más significativas.

1. PERSPECTIVA DE LOS EMPLEADOS: Incluye la formación de los empleados y si va acompañada de una política de incentivos, entonces los empleados generaran sugerencias, sobre todo si la organización alienta la puesta en marcha de grupos de mejora. La existencia de sugerencias, acompañadas de incentivos, revierte en una mayor satisfacción de los empleados, lo cual puede mejorar la productividad.

2. PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS: Las sugerencias que generan los empleados formados e incentivados, y las mejoras en la productividad, han de revertir en una mejora de los procesos. Esa mejora se plasma en un aumento del número de procesos rediseñados, la calidad de los servicios prestados y el número de entrevistas realizadas para alcanzar convenios con otras instituciones. Estas entrevistas sirven, tanto para conseguir acuerdos que incrementaran el número de intercambios de estudiantes y profesores con otras universidades , como para captar financiación para poder organizar más actividades internacionales

3. PERSPECTIVA FINANCIERA: Mejora los procesos, trae una mayor eficiencia de los costes y el incremento en el número de entrevistas tendría que verse en un incremento de la financiación para proyectos internacionales. Todo ello, tendría que mejorar las finanzas de la unidad de relaciones internacionales.

4. PERSPECTIVA DE LOS USUARIOS: A medida que mejore la calidad de los servicios prestados por la unidad de relaciones internacionales y se incrementen los intercambios de estudiantes y profesores, como consecuencia de la mejora de las finanzas relativas a la actividad internacional de la universidad, la satisfacción de los usuarios debería mejorar.

Los factores – clave de éxito expuestos de cada una de las cuatro perspectivas pueden integrarse, poniéndose de manifiesto las relaciones causa – efecto entre los diversos factores - clave. A medida que se dispone de datos relativos a cada uno de los factores – clave se puede comprobar el comportamiento de cada una de ellos en función de los demás, lo que permite resaltar los que son decisivos para que la organización alcance sus objetivos.

(B) Propuesta para Operativizar un Plan Estratégico, a través de la Aplicación del Cuadro de Mando Integral

Para hacer la propuesta para operativizar el Plan Estratégico a través de la aplicación del CMI se analiza cada una de las perspectivas a través del Mapa Estratégico de las relaciones causa - efecto : A) APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO, mediante los medios de comunicación corporativos y la selección de las mejores capacidades humanas; B) PROCESOS, con el gobierno y la administración, los sistemas de información corporativos, infraestructura y tecnología, para el control de ingresos, costos y gastos (presupuesto equilibrado); C) CLIENTES (Postulantes, alumnos egresados, graduados y titulados), aumento y mejora permanente de los servicios de apoyo académico y bienestar estudiantil estrechamente relacionado con la calidad en los procesos de enseñanza – aprendizaje lo que nos llevara a obtener una calidad en docencia e investigación; D) COMUNIDAD Y SOCIEDAD, vinculación efectiva con el Estado, la Empresa y la Sociedad Civil ( Programas de Extensión y Proyección Social).

Finalmente tenemos que hacer una propuesta de Indicadores de Gestión :

PERSPECTIVA/ FACTORES CLAVE OBJETIVO INDICADORES PROPUESTOS

COMUNIDAD Y SOCIEDAD

Vinculación con el Estado, la empresa y la sociedad civil Verificar la ejecución de convenios con fines de investigación, servicios y consultoría y evaluar el impacto de los programas de extensión y proyección social. • Facultades acreditadas

• Convenios Firmados/en ejecución

• Eventos auspiciados y realizados

CLIENTES

Calidad en la docencia Evaluar a través de una encuesta la calidad de los procesos de enseñanza y aprendizaje y evaluar los resultados alcanzados • Excelente, satisfactorio, no satisfactorio

• % aprobados; % desaprobados;% retirados

• Nº de docentes con grado de Doctor o Magíster

PROCESOS

Gestión Administrativa, Económica-Financiera Evaluar la gestión Administrativa y financiera para mantener un presupuesto equilibrado, siendo eficaces de forma eficiente en todos los procesos académicos y administrativos • % ingresos por tasas educativas

• % otros ingresos

• % presup. de funcionamiento

• % presup. De inversión

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO

Capacidades Humanas Seleccionar y evaluar las mejores capacidades humanas • Postulantes-Regl. de admisión

• Docentes y jefes de Prácticas-Regl. de Ascensos y Promociones

• Personal Administrativo-Regl. de carrera Administrativa

3. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA SOLUCIÓN DEL CASO

 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. Enfoca temas amplios e incluye objetivos estratégicos que son selectivos y flexibles; posicionan a la organización en términos de su entorno hoy. Sus fases son: Diagnóstico – Vocaciones – Objetivos Estratégicos – Estrategias – Proyectos de Inversión; Cubre un período u tiempo extenso (generalmente 5 a mas años).

 DIAGNÓSTICO. Debe reflejar la situación vigente del ámbito que se explora y sus proyecciones para el futuro más o menos inmediato, bajo ciertas hipótesis de cambios en el desempeño de la economía y de las instituciones sociales.

 LINEA DE BASE. es un valor de un indicador o de un conjunto de indicadores al inicio de la ejecución de una intervención.

 DESARROLLO HUMANO. Un proceso mediante el cual se busca la ampliación de las oportunidades para las personas, aumentando sus derechos y capacidades. Ausencia de capacidades humanas es un factor clave de la pobreza.

 ENFOQUE DE POTENCIALIDADES. La movilización de las potencialidades, entendidas como capitales o recursos inadecuada o insuficientemente aprovechados, conduce a activar procesos de crecimiento del aparato productivo y del empleo. Implica la creación o consolidación de unidades o cadenas productivas concretas que, bajo determinadas condiciones y estrategias (cómo, cuándo, quiénes, dónde) internas y externas a cada localidad y proyecto, pueden sustentar procesos de desarrollo humano.

 CUADRO DE MANDO INTEGRAL. Es un sistema de gestión que traduce la visión, misión, las metas y estrategias en un conjunto de indicadores, con el propósito de ponerlas en práctica, controlarlas, medir su efectividad y ajustarlas en función del futuro.

 Herramienta de gestión estratégica que permite gerenciar cualquier tipo de empresa u organización.

CONSTA DE TRES HERRAMIENTAS:

1) MAPA ESTRATÉGICO (Pensar):

Es la representación gráfica que muestra la interrelación de las hipótesis (Objetivos) en las que se basa la estrategia. Debe ser capaz de mostrar los EFECTOS que se van a lograr y por qué CAUSAS se generarán, en las diferentes perspectivas.

Perspectivas: FINANZAS ¿Qué objetivos financieros debemos lograr para ser exitosos?– CLIENTES ¿Qué necesidades de los clientes debemos atender para tener éxito?– PROCESOS ¿En que procesos debemos ser excelentes?- APRENDIZAJE ¿Qué se debe continuar mejorando?

2) MATRIZ TABLERO (Gerenciar): Es un formato tabular en que se presentan:

OBJETIVO. Es el blanco de la acción que permite organizar los medios hacia un lugar futuro que ha sido seleccionado y que convoca los esfuerzos por lograrlo, en un periodo establecido de tiempo, una etapa, que habrá de permitir el recálculo de la acción, el análisis de los desvíos de la trayectoria prevista y las acciones que se consideren necesarias para alcanzar nuevas situaciones objetivos.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. Son objetivos

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