Comunicación Gerencial

LA COMUNICACIÓN

La comunicación, es la base fundamental en el desarrollo de cualquier organización, es a través de ella que se puede lograr formar grupos creadores de sistemas que generen éxito organizacional. Por lo tanto debe ser el pilar fundamental que el gerente no puede obviar para lograr los objetivos y metas de la organización a la cual dirige.

Es de hacer notar que, la palabra comunicación viene del latín communis, común, de aquí se deriva que el comunicador desee establecer una comunidad de información con otro receptor. La comunicación es la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. Estos símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales.

Tanto el latín como los idiomas romances han conservado el especial significado de un término griego (el de Koinoonia) que significa a la vez comunicación y comunidad. También en castellano el radical común es compartido por los términos comunicación y comunidad. Ello indica a nivel etimológico la estrecha relación entre "comunicarse" y "estar en comunidad". En pocas palabras, se "está en comunidad" porque "se pone algo en común" a través de la "comunicación".

La Comunicación, es el proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. En los últimos 150 años, y en especial en las dos últimas décadas, la reducción de los tiempos de transmisión de la información a distancia y de acceso a la información ha supuesto uno de los retos esenciales de nuestra sociedad.

Por su parte, Fernández (1999) afirma que "la comunicación aparece en el instante mismo en que la estructura social comienza a configurarse, justo como su esencial ingrediente estructural, y que donde no hay comunicación no puede formarse ninguna estructura social"... Para el autor el término comunicación debe reservarse a la interrelación humana, al intercambio de mensajes entre hombres, sean cuales fueren los aparatos intermediarios utilizados para facilitar la interrelación a distancia.

Considerando las concepciones anteriores se puede definir la comunicación como: "la relación comunitaria humana consistente en la emisión-recepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad, siendo por ello un factor esencial de convivencia y un elemento determinante de las formas que asume la sociabilidad del hombre".

Para que haya comunicación es necesario un sistema compartido de símbolos referentes, lo cual implica un intercambio de símbolos comunes entre las personas que intervienen en el proceso comunicativo. Quienes se comunican deben tener un grado mínimo de experiencia común y de significados compartidos Fernández (1999).

En cuanto a su propósito, Aristóteles en sus tiempos deja muy claramente asentado que la meta principal de la comunicación es la persuasión, es decir, el intento que hace el orador de llevar a los demás a tener su mismo punto de vista.

Berlo (1999) afirma que nos comunicamos para influir y para afectar intencionalmente a otras personas. De igual modo afirma que nuestro fin básico (al comunicarnos) es alterar la relación original existente entre nuestro organismo y el medio que nos rodea.

TIPOS DE COMUNICACIÓN, SEGÚN EL CONTEXTO:

En este sentido, Chiavenato (2005) expresa que a grandes rasgos se pueden señalar tres tipos de comunicación, esta diferenciación es dependiendo de las características de los receptores:

1. Comunicación interpersonal.

2. Comunicación masiva.

3. Comunicación organizacional

1) La Comunicación Interpersonal es aquella que se realiza generalmente cara a cara, entre dos individuos o un grupo reducido de personas. Conversaciones cotidianas entre familiares, o también cartas entre amigos (comunicación escrita)

2) La Comunicación Masiva está representada principalmente en los medios de difusión de información: radio, televisión, periódicos, revistas, INTERNET, entre otros. El mensaje es enviado por un emisor y no hay respuesta inmediata, hay miles de receptores: viendo, oyendo o leyendo los mensajes.

3) Comunicación Organizacional este tipo de comunicación se aplica en las organizaciones es denominada comunicación organizacional. Esta comunicación se da naturalmente en toda organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño y en consecuencia no es posible imaginar una organización sin comunicación.

Bajo esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio, (Fernández, 1999).

Según Chiavenato (2005), la comunicación organizacional "es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella". Para autores como Carlos Ramón Padilla la comunicación organizacional es "la esencia, el corazón mismo, el alma y la fuerza dominante dentro de una organización".

"La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación" (Fernández, 1999).

Desde esta perspectiva, la comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.

COMUNICACIÓN GERENCIAL EFECTIVA

Aunque la administración es un trabajo que requiere muchos roles, toda administración comienza con una comunicación efectiva. Excelentes políticas, capacitación laboral y satisfacción del consumidor, todo se basa en la habilidad de comunicarse efectivamente. Una comunicación efectiva tiene dos partes: ésta requiere que el gerente se comunique exhaustivamente y que se asegure que los empleados entendieron lo que les fue comunicado. Sin alguno de estos elementos, puede existir un potencial de confusión, frustración y moral baja entre los empleados.

INTERCAMBIO DE IDEAS

Crea una encuesta para que tus empleados llenen. Hace la encuesta de manera anónima para que tus empleados se sientan en la libertad de ser honestos. Diseña la encuesta de forma tal que tus empleados califiquen la efectividad de tu comunicación desde 1 hasta 10 (siendo 1 muy pobre y 10 excelente). Crea sentencias tal como: "Siempre entiendo las instrucciones dadas", "califica la comunicación en su conjunto", "califica la comunicación corporativa". Toma estas encuestas y utilízalas para evaluar que tan efectiva es tu comunicación según tus empleados. Crea un grupo focal con alguno de los empleados claves en tu negocio y ten una discusión grupal basada en las preocupaciones de las encuestas. Estos dos enfoques te proveerán de un buen lugar de partida para evaluar tu comunicación.

IDENTIFICA EL TIPO DE COMUNICACIÓN

La comunicación gerencial implica dos tipos de comunicación: comunicación interpersonal y comunicación corporativa. Cada vez que interactúas con un empleado, te estás involucrando en una comunicación interpersonal. La comunicación corporativa es cualquier comunicación que viene desde la compañía en la que estás trabajando. Éstas pueden ser políticas, memos o expectativas establecidas para los empleados. Toma la información de las encuestas y los grupos focales y usa las áreas de fortaleza y debilidad para identificar si la comunicación es un asunto interpersonal o corporativo. Una vez identificadas las diferencias, puedes abordar con eficacia las áreas de debilidad.

IMPLEMENTAR CAMBIOS

Una vez que ha identificado las áreas de debilidad en tu comunicación, implementa una estrategia para el cambio. Crea una lista de las áreas de debilidad que son interpersonales y otras que son corporativas. Las áreas que son corporativas llévalas a tu superior y abórdalas con él o ella. Ten soluciones al problema de antemano y ofrece sugerencias de cómo mejorar la comunicación corporativa. Revisa las áreas que son interpersonales y pon especial atención en la implementación del cambio. Si la retroalimentación muestra que los empleados no se sienten comprendidos, entonces crea una política de puertas abiertas y deja en claro que estarás disponible en cualquier momento para hablar y escuchar.

LA COMUNICACIÓN PARA LA EFICIENCIA GERENCIAL

La comunicación es fundamental para la eficiencia gerencial. Todo gerente debe comprender bien sus habilidades de comunicación y entender los retos que esta implica.

Pero la comunicación efectiva no es asunto fácil. Tendemos a pensar que no se requiere de habilidades o de experiencia para comunicarnos – después de todo, todos nos comunicamos de alguna forma u otra. Por otro lado, surgen constantemente nuevas perspectivas en la comunicación, que no terminamos de entender completamente. Es por ello que los sistemas de comunicación a menudo fallan, a veces con consecuencias desastrosas.

Clampitt analiza los seis retos fundamentales que enfrentan los gerentes en relación a la comunicación: información, canales, retroalimentación,

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