Cuadro Comparativo

Organización de Eventos

Por Dennis H. Lewis

Marketing de Eventos

La organización de eventos puede ser una iniciativa de marketing muy efectiva. De hecho es una de las actividades de promoción más habituales. Reuniendo a varios clientes o colaboradores a la vez permite transmitir tu mensaje colectivamente a muchas personas interesadas.

Sin embargo, es mucho trabajo.

Si alguna vez has organizado un evento comercial (llevo años haciéndolos) sabes perfectamente que pueden llegar a paralizar una gran parte de la empresa. Por eso, ya que lo haces, es fundamental tener éxito.

A continuación, voy a compartir contigo un plan para triunfar:

1. El contenido del evento es lo más importante.

2. ¿Qué tipo de evento vas a organizar?

3. La Organización Previa del Evento

4. Vender el Evento – Conseguir que vengan.

5. Logística del Evento El Día Grande – que salga todo bien.

6. Después del Evento – conseguir resultados.

1. Contenido del Evento: El Porqué de tu Evento

He organizado muchos eventos de empresa, y he asistido a muchos más.

Sin lugar a dudas, el fallo más común y más serio está en los contenidos. Tristemente, demasiadas veces vuelves a casa con la sensación de haber mal gastado tu más valioso recurso: el tiempo. Nadie quiere desplazarse a un hotel y sacrificar una mañana (o un día completo) para oirte hablar de ti mismo y lo maravilloso que trabaja tu empresa. Vienen para llevarse algo más a casa.

Tampoco, tu objetivo en organizar un evento es hinchar tu ego, pensando en los obligados cumplidos que los asistentes te brindarán. O buscas vender, o buscas formar o tratas de conseguir notoriedad, y esos son objetivos perfectamente medibles y comprobables.

Para alcanzar tus objetivos tienes la obligación de hacer que los asistentes alcancen los suyos. Si quieres vender, tienes que conseguir que se vayan encantados de haber venido. Si quieres formar, tienes que conseguir que vuelvan a casa llenos de nuevos conocimientos. Y si buscas notoriedad, tienes que conseguir que vuelvan a casa hablando sin para de tu empresa.

El primer paso para hacer un evento exitoso está en las expectativas que creamos. Antes de venir, el invitado forma una idea de que esperar en base a lo que le hemos dicho. Por esa razón, la preparación previa, y el marketing del evento son esenciales. Si vienes pensando en reírte las gracias de Lina Morgan y vuelves habiendo visto un concierto de marchas fúnebres, difícilmente van a cumplirse tus expectativas.

El segundo punto clave es la organización de la agenda. Si pretendes incluir una charla puramente promocional (yo no lo recomiendo) debes asegurar que esté rodeado de contenidos con gancho y máxima interés. Durante los muchos años de experiencia que tengo asistiendo a reuniones de IBM, puedo afirmar que hasta las grandes corporaciones fracasan con los contenidos.

Todavía, recibo invitaciones (cada vez asisto a menos de ellos) para pasar una mañana escuchando sobre las bondades de la versión 7.0 del producto 1239 del portfolio de la compañía. ¿Como puede ser que una compañía de tantísima calidad aún no ha aprendido a centrar sus reuniones alrededor del cliente?

Y no es sólo IBM que comete este fallo.

Cuando decides organizar un evento, ponte constantemente en el lugar de tu invitado. ¿Que información está buscando? ¿Que valor añadido vas a conseguir que lleve de vuelto a su casa? ¿Cuales son sus necesidades? ¿Cómo puede tu mensaje dirigirse en función de sus problemas? Al final de la jornada, cada uno de ellos, debería sentir que lleves todo el día hablándole directamente a el.

También debes asegurar que el evento tenga una variedad de contenidos suficientemente amplia para atraer a tus invitados. Si organizas el evento sobre un tema demasiado específico te arriesgas a no conseguir asistencia. Si se trata de una sesión formativa o informativa, procura mirar el tema desde varios ángulos. Cada ponente dará una visión particular y profunda, pero en conjunto el invitado recibirá una visión amplia y completa.

El siguiente peligro más importante son los ponentes. No es fácil hablar en público y mucha gente tienen pánico auténtico a ponerse delante de un grupo de personas.

Aunque la solución más obvia es poner a comunicadores experimentados con talento, no siempre es posible. A veces hay que hacer cestas con los mimbres a tu disposición. Si no tienes manera de incluir en la agenda ponentes buenos y divertidos, tienes que suplir la falta con esfuerzo.

Esto quiere decir lo que todo actor sabe perfectamente: HAY QUE ENSAYAR.

Salvo eventos muy pequeños (menos de 20 invitados) de corta duración, no puedo insistir más en este punto. No hay nada que agradecerán más tus invitados que asistir a un evento preparado y pulido.

Quizás el mayor especialista en eventos empresariales sea Apple. Steve Jobs es una auténtica leyenda en este campo. Solo el hecho de que vaya a dar un discurso levanta expectación mundial. Para los que nos gusta verle trabajar, es increíble mirar cómo cada vez alcanza mayores niveles de entrega y efectividad.

Steve Jobs es un obsesivo de la preparación y el ensayo. Cada charla, cada demostración y cada chiste está planeado y ensayado múltiples veces. Jobs busca retornos muy concretos de sus presentaciones y sabe perfectamente el esfuerzo que requiere conseguirlos.

Tu evento seguramente no llegue nunca al nivel de perfeccionamiento de los eventos de Apple, pero puedes aprender mucho de ellos.

Sobre todo si cuentas con ponentes inexpertos y tímidos debes practicar con ellos. Ayúdales a hacer que la charla sea agradable, divertido y con fundamento. No sólo aumentarás tus propios resultados, sino además aliviarás en gran medida el estrés para tus ponentes.

Un evento de empresa requiere mucho trabajo. La logística, marketing, preparación y organización casi siempre eclipsa lo realmente importante: los contenidos. En las próximas páginas voy a compartir contigo todos los pasos que debes de hacer para que sea un éxito.

Pero si tienes que fallar en algo, que sea en la organización. Vendrán menos personas, o sufrirán alguna molestia (no habrá café), pero si los contenidos son estupendos y son entregados con entusiasmo e ilusión, volverán a casa contentos.

Aburrirles con charlas “de producto” y ponentes poco preparados y toda la buena organización no servirá para nada.

Si quieres que nuestros expertos se encarguen de la “fontanería” del evento para que tu equipo pueda dedicarse a lo importante, rellena el siguiente formulario y nos pondremos en contacto en seguida.

2. Tipos de Eventos

La manera de organizar tu evento depende en gran medida del tipo de evento que sea.

Cada tipo de evento tiene un objetivo concreto y por consiguiente debe organizarse de acuerdo con los resultados esperados. No es lo mismo organizar un viaje incentivo que una inauguración de un local.

A continuación veremos algunos tipos de eventos comunes:

2.1. Presentación Comercial

El objetivo de un evento de este tipo es dar a conocer tus productos y servicios y provocar la contratación de los mismos. Suelen ser de una mañana o una tarde, cómo mucho. Para este tipo de evento, tu obsesión es despertar el interés del invitado.

El contenido del evento es tu mejor arma. Cada charla tiene que ser ocurrente, enfocado hacía el cliente y sustantivo. Cómo dijo mi abuela, “es más importante dar que recibir.” Y allí está la paradoja.

Tienes que transmitir tu mensaje comercial de tal forma y con tal sutileza que no parezca un mensaje comercial.

Si tu evento va a durar 3 horas dedica sólo 40 minutos para hablar “de lo tuyo.” Además divide estos 40 minutos en tres bloques. Al principio del evento dedica 10 minutos a hablar sobre como puede tu empresa resolver el problema de negocio en cuestión. Más tarde, en medio de la jornada, incluir una charla de 20 minutos para profundizar en tu mensaje. Para terminar utilizar los últimos 10 minutos para resumir y hacer que todo el evento sea enfocado hacía tu mensaje.

No hace falta nada más para tener un gran éxito.

2.2. El Seminario

El seminario puede ser una gran arma comercial si lo empleas bien. Igual que una presentación comercial, el secreto está en el contenido. Tu obsesión tiene que ser enfocada hacía lo que el invitado va a llevar consigo (en su cabeza) a final del día.

Los seminarios suelen durar una jornada completa y están relacionados exclusivamente con un tema de interés.

Por ejemplo, la Cámara de Comercio puede organizar un seminario sobre la facturación electrónica. Durante esta jornada hablarían varios expertos sobre diferentes aspectos del tema. Cada uno atacaría desde un punto de vista diferente.

Para que un grupo de empresarios (o sus empleados) dedican tanto tiempo a tu evento, es imprescindible que la calidad de la información sea excelente.

Para conseguirlo, recomiendo que incluyas, cómo el segundo poniente, un experto de renombre o un comunicador conocido. Aunque su charla no tenga un fondo técnico cien por cien orientado al tema de la jornada, si tiene gancho

...