Procedimiento gestion de documentos
Enviado por fanny2710_11 • 6 de Febrero de 2016 • Tutoriales • 1.463 Palabras (6 Páginas) • 217 Visitas
(Rev. 00)
N° copia | Copia asignada a |
1 | Grupos |
ELABORADO POR: | REVISADO POR: | APROBADO POR: | |
CARGO: | Documentador | Integrador | Integrador |
NOMBRE: | Gabriel Reque | Max Romero | Max Romero |
FIRMA: | |||
FECHA: | 02/12/15 | 02/12/15 | 02/12/15 |
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Tabla de Control de Cambios de Documentos
Revisión Página | 01 | 02 | 03 | 04 | Fecha | Observaciones |
Todas | Gabriel Reque | 02/12/2015 | Creación de documento |
Objetivo | ||
Este procedimiento establece los criterios que garanticen el adecuado control de la documentación (documentos y registros) del Sistema Integral de Calidad. | ||
2 | Ámbito | |
Este procedimiento aplica a toda la estructura documental del Sistema Integral de Calidad para asegurar su efectividad. | ||
3 | Responsables | |
3.1 | RED: Responsable del Sistema de Control de Documentos | |
3.2 | ADC: responsable de controlar las versiones y ejemplares de los documentos controlados, y mantener la Lista Maestra. | |
3.3 | Propietario del Proceso: responsable de que el proceso utilice documentos idóneos | |
4 | Definiciones y abreviaturas | |
4.1 | SICAL | Sistema Integral de Calidad. |
4.2 | ADC | Administrador de Documentos Controlados; responsable de controlar las versiones |
4.3 | Autor | Encargado de elaborar o modificar un documento, generando una nueva versión del mismo. |
4.4 | Lista Maestra | Lista que identifica los documentos controlados del Sistema de Calidad, incluyendo el estado de la versión actual. |
4.5 | Propietario del proceso | Responsable designado por la Alta Dirección para que gestione el proceso y tome las decisiones referidas a su marcha operativa. |
4.6 | Solicitante | Persona que solicita efectuar cambios al documento |
4.7 | Documento/Documentación | Conjunto de información organizada que posee datos significativos del SICAL y su medio de soporte. |
4.8 | Documentos Internos | Son todos los documentos adicionales a la estructura documental requeridos por la organización, para asegurar la efectiva planeación, operación y control de sus procesos. (Ejemplo: guías técnicas, especificaciones, tabuladores, calendarios, otros manuales, etc.). |
4.9 | Documentos Externos | Documentos que pertenecen a entidades externas del SICAL y que marcan directrices para la realización de las funciones. |
5 | Documentos de Referencia | |
5.1 | ISO 90003:Procedimiento para el control de versiones de los documentos | |
6. | DISPOSICIONES ESPECIFICAS | |
6.1 | Será responsabilidad del titular de cada Unidad Administrativa, vigilar y establecer los mecanismos y áreas necesarias para la administración de documentos bajo su resguardo. | |
6.2 | Todas las solicitudes de crear, modificar o eliminar documentos deben ser diligenciadas por el responsable del respectivo proceso en el formato establecido para tal fin. | |
6.3 | Cualquier servidor de la Entidad, puede identificar la necesidad de crear, modificar y/o eliminar cualquier documento, y presentar la propuesta al ADC | |
6.4 | Se debe mantener actualizado la lista maestra de documentos, con las versiones actuales, los cambios presentados y el control de los documentos obsoletos. Asimismo deberán estar almacenados en el repositorio compartido: | |
6.5 | Los documentos como caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos deben ser revisados en forma periódica (Mínimo 1 vez al año) y en caso de ser necesarios actualizarlos a fin de asegurar la continua adaptabilidad y cumplimiento con los requisitos aplicables. | |
6.6 | Los cambios y adiciones en el documento digitalizado quedan marcados con comentarios indicando la Versión y la fecha de modificación. De la misma forma se marcan los textos eliminados con tachado e indicando la versión y fecha de eliminación como comentario. | |
6.7. | La codifcación del documento se establece de la siguiente forma TT_CC_NNNNNN TT: Prefijo de dos caracteres que indica si es un documento interno (IN) o externo (EX) CC: Prefijo del módulo propietario del documento (2 caracteres) NNNNNN: Nombre del documento (hasta 30 caracteres) | |
6.8 | El repositorio compartido tiene el siguiente enlace: https://upcedupe-my.sharepoint.com/personal/u201215904_upc_edu_pe/Documents/TP3_repositorio/Gestion_Documentos Y tiene siguiente estructura:
Por cada carpeta de cada proceso se tienen las siguientes carpetas:
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6.9 | El acceso al repositorio será de la siguiente forma: Lectura y Escritura: ADC Solo Lectura: Otros | |
6.10 | Todas las solicitudes serán enviadas al correo del ADC u201215745@upc.edu.pe | |
6.11 | Las solicitudes se codificarán de la siguiente forma: NroSolicitud_Fecha Además, será almacenada en formato PDF. | |
6.12 | Se establece un formato para la carátula y para los encabezados y pie de página. | |
6.13 | Las observaciones al documento de solicitud se harán mediante comentarios utilizando la herramienta Adobe Reeader. | |
7 | Precondición | |
7.1 | Existe una solicitud de cambio al documento | |
8 | Poscondición | |
8.1 | Registro y difusión del cambio del documento solicitado, se informa al solicitante el resultado y se solicita al administrador de control de versiones para codificar la nueva versión del documento. | |
9 | Flujo | |
Responsable | Actividad | |
9.1 | Solicitante | Obtiene un formato “Solicitud de Elaboración / Modificación/Eliminación de Documentos Controlados“, lo completa y lo remite al ADC mediante un correo electrónico. |
9.2 | ADC | Asigna el código a la solicitud lo almacena en el repositorio y lo deriva al propietario del proceso mediante un correo electrónico. |
9.3 | Propietario del proceso | Evalúa la solicitud, pudiendo aceptarla, pedir mayor información o rechazarla. Si necesita mayor información, precisa la información adicional requerida y lo devuelve al ADC para que se canalice al solicitante mediante un correo electrónico. |
9.4 | ADC | Canaliza solicitud al solicitante con el requerimiento de mayor información. |
9.5 | Propietario del proceso | Si la rechaza, sustenta el motivo de rechazo, y la devuelve al ADC. |
9.6 | ADC | Canaliza la solicitud al RED para su revisión y aprobación |
9.7 | RED | Revisa la solicitud y si está de acuerdo con el rechazo la firma.; caso contrario, la devuelve al propietario del proceso para su ajuste. |
9.8 | Propietario del proceso | Si la acepta, designa al autor, quien se encargará de elaborar o modificar el documento. |
9.9 | Autor | Elabora el documento o modificación y lo alcanza al propietario del proceso para su revisión ∙ Si es creación se codifica el documento y se actualiza la Lista Maestra de Documentos. ∙ Si es modificación se realiza el cambio y debe aplicarse el proceso de control de versiones. Se actualiza la lista maestra. ∙ Si es eliminación se debe marcar el documento en medio digital como obsoleto, registrar en el listado maestro y grabar el documento a la carpeta de Obsoletos. |
9.10 | Propietario del proceso | Revisa la versión preparada por el autor, aceptándola o planteándole que realice mejoras. Si plantea mejoras, devuelve la versión preparada al autor para que las realice. Deriva la versión preparada al ADC para que obtenga la aprobación del RED. |
9.11 | ADC | Deriva la versión preparada al RED para su aprobación. |
9.12 | RED | Revisa propuesta y, si está de acuerdo, la firma; caso contrario, la devuelve al ACD para que la canalice al propietario del proceso. |
9.13 | ADC | Almacena la nueva versión en la carpeta Actual y distribuye mediante un correo la generación de la nueva versión del documento. |
10 | REGISTROS | |
10.1 | 01-DS-P06-01 Solicitud de Elaboración / Modificación de Documentos Controlados | |
10.2 | 01-DS-P06-02 Lista Maestra | |
10.3 | 01-DS-P06-03 Control de Documentos Internos/Externos | |
11 | ANEXOS | |
11.1 | Formato de Solicitud de Elaboración / Modificación de Documentos Controlados | |
11.2 | Formato de Lista Maestra | |
11.3 | Formato de Tabla de tiempos estimados por la emisión de documentos | |
11.4 | Relación de Documentos Internos que serán gestionados | |
11.5 | Formato de Carátula y encabezados |
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