Gestión De Documentos

5.6. CONTENIDO

• Se puede incluir un índice numerado, aunque podrá estar ausente en aquellos documentos en los que, por su brevedad, no tenga sentido su inclusión.

• La secuencia del contenido varía de acuerdo al tipo de documento:

 Procedimiento: Ver anexo B

 Instructivo: Ver anexo C

 Otros: Para el caso de manuales, guías, especificaciones, tablas y otros documentos, el contenido es flexible adecuándose a las necesidades del desarrollo de cada actividad, para su identificación como mínimo se debe indicar la revisión y/o fecha.

5.7. ELABORACIÓN Y/O MODIFICACIÓN

• La necesidad de elaborar documentos o modificarlos (por un cambio mayor) puede ser planteada por cualquier Personal del área/proceso, mediante una solicitud verbal o por e-mail al respectivo responsable del proceso o área.

• El responsable de proceso o área analiza la conveniencia de elaborar o modificar el documento.

• El responsable del proceso o área informa al área de Calidad la elaboración o modificación del documento vía email

• El área Calidad analiza la naturaleza del documento con el fin de validar el tipo de documento a elaborar o la modificación del mismo.

 Para la elaboración de nuevos documentos el área de Calidad envía las plantillas correspondientes de acuerdo al tipo de documento a elaborar, con una identificación de DOCUMENTO BORRADOR, y asigna la codificación correspondiente.

 Para la modificación de documentos el área de Calidad envía el documento en formato editable con una identificación de DOCUMENTO BORRADOR y asigna la versión correspondiente.

 En el caso de formatos, el responsable de cada proceso o área remite el formato vía e-mail al área de Calidad para su codificación o actualización de la revisión. La codificación del formato indica su aprobación.

• El responsable del proceso o área designa a un personal del área para la respectiva elaboración/modificación del documento.

• En la modificación de documentos por cambios menores, el responsable del proceso o área, debe tachar la palabra u oración afectada y colocar la corrección con la firma y fecha del cambio. Estos cambios son informados al área de Calidad vía verbal o por e-mail, para la corrección del documento original. Estos cambios se verifican en la revisión anual.

• Para aquellas unidades que cuenten con un software de elaboración y/o modificación de documentos se realizará de acuerdo al manual de usuario de software respectivo.

5.8. REVISIÓN

• La revisión de nuevos documentos y documentos actualizados, se realiza de acuerdo al Anexo D.

• La respectiva área realiza la revisión de la documentación vigente, de acuerdo a la necesidad del área o de manera anual.

• Se verifica que los documentos reflejen las actividades del área. Si hubieran cambios en el procedimiento, se informará al área de Calidad, quién generará una nueva versión del documento. Los cambios detectados se registran en el campo “Control de cambios de los documentos”.

• Si no existen cambios en el procedimiento, permanece la misma versión y se actualiza la fecha de la revisión y aprobación

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