Dinámica Organizacional

Técnicas de investigación para la auditoría

La auditoría de los recursos humanos: Un proceso necesario

El proceso de evaluación de las actividades de recursos humanos de una empresa requiere una técnica de investigación que ayude a recopilar información sobre esas actividades y las cuales mencionamos a continuación:

Enfoque comparativo El comité o equipo que efectúa la auditoría compara la compañía (o un departamento o división de ella) con otra compañía o con otra división para identificar áreas de desempeño insuficiente.

Consultor externo. El comité de auditoría se basa en el diagnóstico de un consultor externo a la organización o en los resultados que publica una entidad especializada sobre parámetros de la industria, respecto a los cuales puede evaluarse lo que se realiza en la empresa

Enfoque estadístico. A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y actividades.

Enfoque retrospectivo de logros.. Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo respecto a las leyes y a disposiciones internas.

Enfoque por objetivos. El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que aspiraba. Mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

MÉTODO:

Se ha desarrollado un método de investigación que implica el uso de diversas herramientas complementarias:

- Cuestionarios

- Cálculo de Ratios (Check List I)

- Entrevistas

- Análisis de Documentación

Estas herramientas nos permitirán obtener información cuantitativa y cualitativa a cerca de las prácticas de RR.HH. de la empresa.

CUESTIONARIOS:

Se han desarrollado una serie de breves cuestionarios que de una manera directa y objetiva nos van a proporcionar información a cerca de variables cualitativas, como puede ser la satisfacción con las prácticas de Recursos Humanos de la empresa y de variables cuantitativas, como pueden ser el número de cursos de formación que han realizado los empleados a lo largo del año o el número de veces que se les ha pasado el cuestionario de evaluación del desempeño o el de análisis de clima laboral.

El pase de cuestionarios nos va a permitir obtener información de forma rápida y de una gran cantidad de gente, además permite el tratamiento estadístico y computerizado de la información, así como el tratamiento diferencial por categorías (departamentos, género, edad, antigüedad, puesto, etc..).

CÁLCULO DE RATIOS:

Se ha desarrollado una hoja de chequeo (Check List I) en la que, a través de una serie de ítems que el auditor se encargará de cumplimentar a partir de la información que los empleados faciliten, se obtendrán unos datos numéricos que permitirán el cálculo de diferentes ratios relacionados con cada una de las áreas de Recursos Humanos y que permitirán su posterior valoración.

En el caso de que en el sistema de control interno de la empresa ya estén calculados estos ratios, se procederá a a la verificación y el análisis de los mismos.

ENTREVISTAS:

Se procederá a la realización de entrevistas con diferentes empleados de la empresa, algunos vinculados al área de Personal y otros no vinculados, con la finalidad de contrastar y ampliar la información obtenida a partir de las otras herramientas de investigación.

Se ha optado por la modalidad de entrevista semi-estructurada, ya que aunque se va a partir de un guión de preguntas básicas previamente establecido, el entrevistador se permitirá ir enlazando las preguntas con las repuestas que de el entrevistado con el fin de crear un mayor feedback. Se trata de conseguir una conversación fluida, evitando que el empleado se sienta incómodo o tenga la sensación de estar en un interrogatorio.

ANÁLISIS DE DOCUMENTACIÓN:

Se procederá a la solicitud de diferente documentación como puedan ser los impresos utilizados en la evaluación del desempeño, las encuestas para evaluar la formación, las descripciones de los puestos de trabajo, etc. para su análisis y valoración.

Justificación del Método:

La elección de este método viene determinada en gran manera, por las ventajas que ofrece su implementación y posterior análisis.

La ventaja principal de este método mixto es que nos permite evaluar de un modo cuantitativo, a través de ratios estadísticos, datos numéricos y puntuaciones, y también de un modo cualitativo, a través de valoraciones, apreciaciones, actitudes, análisis de conductas, etc.

Las diversas prácticas de Recursos Humanos que se están aplicando en la empresa, obteniendose así una visión global que nos permitirá una posterior valoración más completa.

Factores en los que se fundamenta la metodología:

•Concienciación, por parte de la alta dirección y de los responsables del área de personal, de la rentabilidad del procedimiento.

ðAceptación del empleado por participar en la facilitación de la información.

ðGeneración de un adecuado grado de confianza entre el auditor y los empleados que facilitarán la información.

ðFacilitar datos e información suficiente, pertinente y objetiva.

ðPermitir la actuación independiente del auditor cuando así se requiera, dentro de las instalaciones de la empresa.

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ðEvaluar resultados frente a las metas fijadas. Estar dispuestos a rectificar y a fijar nuevas metas si así se aconseja por parte del auditor.

ðIdentificación de puntos fuertes, débiles y medidas correctivas.

ðAcordar con los responsables

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