ENSAYO SOBRE GERENCIA DE PROYECTOS.

Interfase  Automatizada en la transición de pre prensa a prensa en la Editorial Lumbreras.

El Problema.-

        Resistencia a la implementación de un software de interfase en la transición desde pre prensa al proceso de impresión (prensa), que nos permitiría automatizar este proceso y de esta manera mejorar significativamente no solo el proceso sino también la calidad del servicio de impresión (esto significaba mandar a imprimir directamente desde pre prensa a las máquinas, sin el quemado de placas, el quemado del canson, etc). Aunque se había logrado la aceptación de algunos de los principales involucrados, como por ejemplo: los jefes de las áreas de pre prensa y prensa, los usuarios de planta que encontraban en esta propuesta una alternativa de mejorar su capacidad técnica y con ello motivación y entusiasmo. Sin embargo la alta dirección: el gerente general y el de economía, reconocían los beneficios de la propuesta, pero tenían reparos relacionados con el costo, la modificación del alcance debido a que significaba una cambio dentro del proyecto de modernización de maquinaria que se encontraba en marcha, si el personal estaría en capacidad de manejar este tipo de tecnología. Todos estábamos de acuerdo en los beneficios de esta implementación, pero se temía principalmente que esta mejora, rebasara la capacidad técnica de nuestro personal.  

Antecedentes.- 

        En febrero del 2007, luego de un diagnóstico que arrojó como resultado la necesidad de mejorar la maquinaria del área de prensa (impresiones), se decide impulsar este proyecto de modernización que se inicia en julio del mismo año. Inicialmente el alcance de este proyecto era la adquisición e implementación de 2 máquinas de impresión offset de última generación que serían importadas directamente desde Alemania. El monto del proyecto ascendía a $ 2, 400,000 y sería ejecutado en un plazo de 10 meses. El estudio de factibilidad se desarrollaría durante los 2 primeros meses. Dado el alcance preliminar mencionado anteriormente, durante el estudio surgió la propuesta de implementar una interfase automatizada que mejorará aún más el proceso de impresión y con ello la productividad y calidad del trabajo. Se presentó la solicitud de cambio según formato adjunto con fecha 10 de agosto y la justificación técnica del mismo, así como los beneficios no solo económicos en el mediano plazo, sino también desde la perspectiva del cliente, de los procesos y del personal. Sin embargo en principio la renuencia de la alta directiva estaba relacionada con el mayor costo que significaría este cambio, luego ampliar el plazo y finalmente lo que relacionado al proceso de inducción del personal en esta nueva tecnología.

Ante estas circunstancias y convencidos como equipo y en particular como jefe del proyecto, de los enormes beneficios desarrollamos una estrategia para demostrar la viabilidad de esta mejora:

1. Deberíamos demostrar el beneficio económico en el mediano plazo. Ver el incremento en el presupuesto de este proyecto como una inversión en el mediano plazo.
2. Si bien el plazo se incrementaría, el desarrollo del software podría desarrollarse en paralelo con las otras actividades del proyecto y solo las pruebas finales (1 mes) sería el alargue final.
3. Lo que era más difícil, el tema de una inducción exitosa del personal en esta tecnología.

La Estrategia.-

• Se desarrolló un análisis económico detallado, de la relación costo beneficio de la implementación de esta interfase. El resultado fue muy positivo. La inversión adicional redundaría en una disminución de costos en el proceso de aproximadamente $ 25,000 al mes. Siendo el costo adicional de 75,000 al cabo de 3 meses se habría recuperado. En promedio la productividad se elevaría en 2h diaria debido al quemado de las placas y la impresión de los canson.

• Aunque el proveedor de las máquinas no desarrolla el software, se le comprometió para que trabajará junto con el equipo de  programadores que adicionalmente se tuvo que incorporar. Se logró que el ingeniero a cargo de la venta de las máquinas asignará de manera permanente a un técnico calificado encargado de trabajar con nuestro equipo de programadores. Se les acondicionó un ambiente adecuado de trabajo y se les brindó prioridad en todas sus necesidades: pruebas, información, recursos, etc. A fin de no aplazar en demasía la culminación del proyecto y solo extendernos y lo planificado.

• Para el tema de la inducción y capacitación del personal, se consideró la necesidad no solo en lo relacionado al software para el área de pre prensa, sino también en lo referente al hardware para el personal de planta (prensa). Para ello durante el proceso de elaboración del software participaron el jefe de prensa y un empleado representativo, que durante las capacitaciones que sería a manera de taller, pudiesen servir de apoyo a los programadores que serían los encargados de estas charlas. Lo mismo que durante las pruebas serían los que orientarían el proceso.

• Para el tema del hardware, se hizo algo parecido. Existía un convenio con el proveedor de que nuestro gerente general viajaría a Alemania con los gastos pagados por el proveedor a fin de cerrar el contrato. Entonces ante la necesidad de conocer más detalles  de esta innovación tecnológica, se logró financiar el 50% del viaje de nuestro jefe de planta con el mismo proveedor y asegurar una visita a 3 empresas que ya trabajan con esta tecnología.

Solo cabe añadir que el cambio del alcance fue aprobado, actualmente ya se implemento todo el proyecto y la adaptación de la interfase automatizada, aunque nos tomó 15 días más de  lo previsto por temas de compatibilidad del software, fue totalmente un éxito. Han pasado 2 meses desde su implementación y como se había previsto, el costo de producción se ha reducido en poco menos de los $25,000 inicialmente calculados, pero muy cercano.

Conclusiones.-

• Es comprobado el hecho de que la innovación tecnológica, puede ser motivo de resistencia al cambio, sobretodo en organizaciones que durante  mucho tiempo se han acostumbrado a desarrollar sus actividades de la misma manera.

• Una estrategia de innovación tecnológica debe ser manejada como oportunidad de mejora de competencias, enfocada de esta manera reduce significativamente la resistencia al cambio. Mejor aún es hacer partícipe a los principales involucrados en el proceso de implementación, acercarlos todo lo que sea posible al proceso, lograr su compromiso y de manera objetiva mostrarles los beneficios.

• Las alianzas estratégicas ayudan mucho al objetivo de lograr el cambio, aquí se trata de involucrar a los aliados externos, llámese en nuestro caso proveedores y desarrollar conjuntamente una estrategia dónde ambas partes salgamos favorecidos, como ocurrió en nuestro caso. Existen ocasiones en que la alta dirección se convence más, cuando el juicio de expertos externos válida nuestra propuesta.

• Finalmente no olvidar que el recurso más importante de toda organización, en la que realmente se basa su ventaja competitiva, es su gente. Por ello ninguna innovación tendrá los resultados esperados sino se les compromete y desarrolla para tener las competencias adecuadas de acuerdo a las nuevas exigencias.

Anexo

Formato de solicitud de cambio

Nombre del Proyecto: Mejoramiento del Proceso de Impresión o Prensa en la Editorial ICH

Fecha de solicitud: 10 de agosto del 2007.

Titulo del cambio solicitado: Implementación de software de interfase en la transición de pre prensa a prensa.

Numero de cambio: 01

Solicitado por (nombre e información de contacto): Sra. Rosa Paredes (Jefe del Área de pre prensa.

Categoría del cambio: •Alcance •Programa        •Costo        •Tecnología        •Otros

Descripción del alcance solicitado:

Automatizar mediante la implementación de un software la transición de la etapa de pre prensa a prensa.

...