ESPECIALIZACION EN REVISORIA FISCAL Y CONTRALORIA

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA “ESTACION DE SERVICIO PINASACO” EN LA CIUDAD DE SAN JUAN DE PASTO PARA EL ANO 2010

GIOVANNY REVELO

YOLANDA PALACIOS

BYRON H, MAIGUAL RIASCOS

ESPECIALIZACION EN REVISORIA FISCAL Y CONTRALORIA

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON

San Juan de Pasto

2010

1. PROBLEMA DE ESTUDIO

1.1 TEMA DE ESTUDIO

Diseño del Sistema de Control Interno del area administrativa y contable de una empresa comercial, de naturaleza privada, ubicada en la ciudad de San Juan de Pasto.

1.2 AREA INVESTIGACION

La investigación esta direccionada al área administrativa y contable,  ya que permite la aplicación de normas y procedimientos contables y administrativos, que garanticen la calidad de una información clara y oportuna.

1.3 LINEA DE INVESTIGACION

ACTIVIDAD COMERCIAL. Abarca la aplicación de normas comerciales vigentes y todos los aspectos relacionados con la actividad comercial de los entes económicos.

1.4 DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La Estación de Servicio Pinasaco, esta constituida como una empresa comercial,

En primer lugar se busca realizar una reorganización administrativa por los altos costos de funcionamiento en que se esta incurriendo, los que no son proporcionales a los ingresos que recibe, situación que hace indispensable y urgente un reajuste organizacional.

La ausencia de una dependencia de Control Interno, implica que haya una carencia de procedimientos adecuados que permitan con eficiencia y eficacia la prestación del servicio, un inadecuado manejo presupuestal  y ejecución del mismo, desconocimiento de los procedimientos adecuados para la realización de las actividades propias de cada uno de los cargos, desprendiéndose por ello una duplicidad de actividades innecesarias que entorpecen el normal desarrollo de la administración en su tarea de prestación de servicios..

Razones suficientes para el establecimiento de una estructura básica, uniforme y eficiente de control interno administrativo y contable, que permita desarrollar una gestión adecuada dentro de la administración, a partir de lo cual se vera beneficiada la población directamente implicada, por el servicio eficiente y eficaz prestado.

3.2  FORMULACION DEL PROBLEMA

¿El diseño del sistema de control Interno para la Estación de Servicio Pinasaco, permite el mejoramiento de los procesos administrativos y contables, para el cumplimiento de sus objetivos institucionales?

3.2. OBJETIVOS

3.2.1. OBJETIVO GENERAL

Formular y proponer un Sistema de Control Interno, que proporcione eficiencia y coordinación en las áreas administrativas y contables de la empresa “Estación de Servicio Pinasaco” en la ciudad de San Juan de Pasto para el año

3.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Identificar la situación actual de la empresa Estación de Servicio Pinasaco”, con el fin de establecer fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, dentro del proceso administrativo y contable que desarrolla.
2. Evaluar el proceso administrativo utilizado en la actualidad, en cuanto a personal, funciones y procedimientos para la prestación del servicio.
3. Evaluar los procesos y procedimientos contables existentes en la Estación de Servicio Pinasaco.
4. Analizar los procesos y procedimientos administrativos y contables encontrados, para proveer de instrumentos  y mecanismos que permitan fortalecer el desarrollo organizacional y el cumplimiento de los objetivos institucionales de la “Estación de Servicio Pinasaco”
5. Diseñar un manual de procesos, procedimientos y funciones adecuado a las disposiciones legales.

JUSTIFICACION

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

Dentro de la empresa Estación de servicio Pinasaco, es necesario fortalecer el control en las áreas  administrativas y contables con el propósito de minimizar el riesgo y proteger sus activos especialmente el efectivo,  contra  robo ó pérdidas adoptando métodos y normas, salvaguardando el patrimonio de la compañía lo mismo que para verificar la exactitud de los riesgos contables. En la parte administrativa el control interno descansa básicamente en la planeación y organización de actividades, de acuerdo con el objeto social de la empresa que es la venta de combustibles derivados del petróleo la cual requiere una correcta operación de personal eficiente y calificado, dirigido y coordinado en forma adecuada.

Con el Diseño del Sistema de Control Interno del área administrativa y contable en la  empresa Estación de servicio Pinasaco, se mejorará la administración garantizando que sus procedimientos, operaciones y actividades se realicen dentro de la legalidad impuesta por las entidades de control pertenecientes al estado como la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales, Cámara de Comercio, Alcaldía Municipal; logrando de esta manera que se preserve el patrimonio de la empresa.

Con la ayuda del cliente interno de la empresa se desarrollen fielmente los planes y políticas de la organización y que la información presentada en forma oportuna y veraz, de manera que las decisiones se azuman y se ejecuten con sujeción a los principios, visión y misión de la empresa.

El sistema de control interno permitirá, fijar con exactitud las fortalezas y debilidades de la  empresa Estación de servicio Pinasaco, para la cual se requiere comprender la identificación de la cantidad y calidad de los recursos disponibles de la misma disminuyendo costo e incrementando la utilidad.

3.2. MARCO CONCEPTUAL

La administración es la ciencia que estudia la organización de la empresa y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.

La organización es un conjunto de roles que sé interactúan y que se entrelazan para cumplir con los objetivos, el elemento fundamental es el talento humano, a quien se le debe prestar la mayor importancia.

Mediante una buena administración la empresa optimiza sus procesos y le permite tener un adecuado manejo y control de cada elemento que la conforma.  Además su interrelación con el ambiente externo conformado por sus clientes, proveedores, el estado y la sociedad,  demostrando ante estos seguridad, confianza y credibilidad proporcionándole a la empresa continuidad en el mercado.

La estructura organizacional según Mintzberg en su libro Diseño de Organizaciones Eficientes lo define como “Las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos”. La empresa debe contar con una estructura en la cual cada persona asume un papel o un rol que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible, para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas.

Para una adecuada administración la empresa debe contar con un Manual de funciones, guía fundamental que estipula las actividades para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y el grado de responsabilidad de cada miembro dentro y fuera de la empresa. Este servirá como herramienta que facilita la toma de decisiones y la ejecución de las mismas.

La empresa debe destacar los valores que posee, que le permiten mostrar su filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional. Además debe tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organización diferenciándola de las demás empresas.

El principal propósito contable, es proveer información que sea útil para la toma de decisiones, ya que sobre la información toman decisiones nuestros gerentes, inversionistas, proveedores, los órganos del gobierno, sindicatos y muchos otros grupos que tienen interés en el estado financiero de la empresa. Es así, como la contabilidad es el lenguaje de los negocios y las personas a cargo de la organización deben tener claridad en los términos y conceptos contables para poder comunicar lo que ocurre en la empresa.

La Contabilidad es la Ciencia que consiste en recopilar, clasificar y registrar las operaciones mercantiles de una empresa, para producir informes que sirvan de base para la toma de decisiones, con el fin de tener en cualquier momento una información ordenada y sistémica de las operaciones económicas y financieras de la empresa, y reflejadas en los estados financieros.  A continuación nombramos los aspectos mas importantes que se involucran en el desarrollo de parte contable y son base para la realización del proceso Tributario.

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