Manual de seguridad de normas y procedimiento

INTRODUCCION

La realización del que hacer empresarial cotidiano de los procesos administrativos y tecnológicos viene a transformarse en rutinas, que con el paso del tiempo se van modificando en el desempeño de las tareas; como consecuencia de la división del trabajo, se  hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una organización pública.

Los manuales de normas y procedimientos representan una alternativa y son de gran utilidad en la reducción de errores, en la efectividad de las políticas del organismo en cuanto a eficiencia y eficacia, garantizan un control administrativo, proporcionan una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos de trabajo y, podrían considerarse como una herramienta de consulta y comunicación para los empleados de una organización, ya que facilitan la interacción de las distintas departamentos o coordinaciones a través del flujo de información ( instrucciones o acuerdos) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.

La efectividad del manual administrativo radica en la metodología diseñada para su elaboración, logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los niveles superiores disponga de la información que requiera para realizar determinada tarea.

          A continuación se presentaran los siguientes Manuales de Normas y  Procedimientos aplicados en la Almacenadora Caracas, C.A.:

Direcciones de apoyo y gestión:

1.- Dirección de Auditoria Interna.

• Departamento de control posterior.
• Departamento determinación de responsabilidades.

2.- Dirección de Consultaría Jurídica.

• Adjunta a la consultora.
• Secretaria y archivos.
• Contrataciones.
• Casos judiciales y extrajudiciales.

3.- Dirección de Seguridad Integral:

• Seguridad Física.
• Seguridad Laboral.
• Investigaciones.

4.- Oficina de Atención al Ciudadano.

5.- Gerencia General.

Administrativos:

1.- Dirección de Administración y Presupuesto.

• Departamento de Planificacion y Presupuesto.
• Departamento de Contabilidad.
• Departamento de Compras.
• Departamento de Cobranzas.
• Departamento de Facturación.
• Departamento de Tesorería.
• Departamento de Ventas.

2.- Dirección de Recursos Humanos:

• Reclutamiento y selección.

• Analista de nominas.
• Bienestar Social.

Operativos:

1.- Dirección de Operaciones.

• Departamento de Almacenes
• Departamento de Servicios Generales.
• Departamento de Taller Mecánico.

2.- Dirección de Telemática:

• Informática.
• Telecomunicaciones.

OBJETIVO GENERAL:

Establecer una definición, elaboración, registro y diagramación de los Procedimientos

Administrativos y Operativos de la  Almacenadora Caracas, C.A.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

•  Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
• Determinar en forma sencilla las responsabilidades.
• Facilitar las labores de control, auditoria, evaluación y seguimiento.
• Aumentar la eficiencia de los empleados.
• Facilitar la coordinación de trabajo en la Institución.
• Orientar la manera de realizar el trabajo.
• Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

MARCO LEGAL Y NORMATIVO:

- Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela Artículos 49 numeral 9, 137, 141.

- Ley Orgánica de Contraloría General de la Republica y el Sistema Nacional de Control Fiscal. G. O. 37347 del 17/12/2001 Artículos 7, 24 Parágrafo único, 33 numeral 5,35, 36, 37, 38, 39, 85, 91 numerales 8,22,23,29, 91numerales 8,23,29,92.

- Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Publico. G. O. 37606 del 09/01/03. Artículos 2, 5 ,9 ,21 numeral 7, 22, 23, 55, 131, 132, 134, 187.

- Ley Orgánica de la Administración Publica G. O. 37305 del 17/10/2001 Artículos 6 numeral 3,7 numeral 5,13

- Ley del Estatuto de la Función Publica G. O. 37522 de 06/09/2002 Artículos 33 numeral 11, 46, 57.

- Normas Generales de Control Interno (NGCI) G. O. 36229 del 17/06//1997 CGR. Artículos 3, 5, 6,12, 15, 20, 21, 22.

- Ley Orgánica de Trabajo (LOT.)

- Ley del Seguro Social Obligatorio.

-Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo) y su Reglamento. (Lopcymat).

-Convenios Colectivos de las Almacenadoras.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE

AUDITORIA INTERNA

REGLAMENTO INTERNO DE LA UNIDAD  DE AUDITORIA INTERNA DE LA ALMACENADORA CARACAS, C.A.

TITULO I

DISPOSICIONES GENERALES.

Artículo 1. El presente Reglamento establece la estructura, organización, atribuciones y responsabilidades de la Unidad de Auditoria Interna de la Almacenadora Caracas, C.A, así como los principios, bases y lineamientos que la rigen.

Artículo 2. La Unidad de Auditoría Interna tendrá rango de Gerencia y forma parte de la estructura organizativa de la Almacenadora Caracas, C.A.

Artículo 3: La Unidad de Auditoria Interna de la Almacenadora Caracas, C.A, tiene por objeto prestar un servicio de examen posterior, sistemático y profesional de las actividades administrativas, presupuestarias y financieras de la misma, con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen, orientando las políticas y estrategias al establecimiento de un control integral de la gestión, en el marco del modelo social y de derecho propugnado por la Constitución de la República Boiivariana de Venezuela.

TÍTULO II

DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Artículo 4. Corresponde a la Máxima Autoridad de la Almacenadora Caracas, C.A, garantizar que la Unidad de Auditoria Interna sea dotado de los recursos presupuestarios, humanos y materiales necesarios para asegurar el ejercicio eficiente de los servicios enumerados en el artículo anterior del presente Reglamento.

Artículo 5. Las funciones del órgano de control interno serán ejecutadas con base ai Plan Operativo Anual y al Plan Anual de Auditoria, aprobado por la Superintendencia de Auditoria Interna (SUNAI), en cuya elaboración se aplicarán criterios de economía, objetividad, oportunidad y relevancia material.

Articulo 6. Las funciones de la Auditoria Interna, estarán desvinculadas de las operaciones y demás actividades administrativas de la Almacenadora Caracas, C.A, a fin de garantizar la necesaria independencia de criterio y objetividad en sus actuaciones.

Artículo 7. La Unidad de Auditoria Interna de la Almacenadora Caracas, C.A, estará adscrita a la Máxima Autoridad Jerárquica de la Almacenadora Caracas, C.A.

Artículo 8. La Unidad de Auditoria Interna de la Almacenadora Caracas, C.A, tendrá las siguientes competencias:

1. Evaluar el sistema de control interno, incluyendo e! grado de operatividad, eficacia y eficiente, bajo los cuales operan los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia, la eficacia y economía de sus operaciones.

2. Realizar auditorias, estudios, análisis e investigaciones de cualquier tipo y naturaleza, respecto de las actividades de la Almacenadora Caracas, C.A, así como los estudios e investigaciones necesarios para evaluar el cumplimiento y los resultados de las políticas y decisiones dictadas por la Máxima Autoridad.

1. Realizar el examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las actividades administrativas, presupuestarias, financieras, operacionales y de gestión que ejecuten todas las dependencias de la Almacenadora Caracas, C.A.
2. Ejercer el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes de la Almacenadora Caracas, C.A.
3. Ejercer las potestades de investigación, de determinación de responsabilidades administrativas y sancionatorias, en los términos previstos en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
4. Promover y atender las iniciativas de las comunidades en el proceso de la participación ciudadana en el control fiscal, mediante la creación, organización, funcionamiento y coordinación de las contralorías sociales, de acuerdo a las normas dictadas por la Contraloría General de la República, destinadas a fomentar la participación ciudadana.
5. Cumplir con las disposiciones del Plan Operativo Anual, en cuya elaboración se aplicarán criterios de economía, objetividad, oportunidad y de relevancia material.
6. Informar a la Máxima Autoridad, los resultados, conclusiones y recomendaciones de las actuaciones que practique, así como a las autoridades de las áreas o dependencia de la Almacenadora Caracas, C.A, objeto de la actuación fiscal, a quienes legalmente esté atribuida la posibilidad de adoptar las medidas correctivas necesarias.

TITULO III

DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA.

CAPÍTULO I

DE LA ESTRUCTURA BÁSICA.

Artículo 9. Para el cumplimiento de sus competencias, la Unidad de Auditoria Interna tendrá la siguiente estructura organizativa:

Despacho del Auditor Interno.

Departamento de Control Posterior.

Departamento de Determinación de Responsabilidades.

Artículo 10. Las dependencias indicadas en el artículo anterior contarán con el personal profesional, técnico y administrativo necesario para el cumplimiento de sus funciones.

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