Ensayo sobre Libro de Entrega de Servicio

Índice

INTRODUCCIÓN:

El Libro de Entrega de Servicio es un documento utilizado por el Jefe del CRT, el Jefe del CTC, Auxiliar de Circulación, Supervisor de Conducción,  Encargados de Vías y Guardapasos como una herramienta que permite dejar un registro escrito de las novedades ocurridas por turno de guardia, en todo lo referente a la seguridad en la circulación y manejo del personal que deban ser de conocimiento de los funcionarios en servicio.

En lo sucesivo, se presenta  un procedimiento para el llenado de este libro y de esta manera manejar un lenguaje único al registrar dicha información.

OBJETO:

• Contar con un instructivo que permita establecer un parámetro único de llenado para el Libro de Entrega de Servicio y evitar con esto las desigualdades en los procedimientos.
• Manejar un lenguaje único de la información.
• Llevar un registro de la información en forma organizada y precisa.

LIBRO DE ENTREGA DE SERVICIO:

Para la realización del siguiente procedimiento se tomarán en cuenta dos clases de elementos, que son fundamentales a la hora de destacar la presentación, orden, distribución de la información en un reporte y la redacción inteligente. Estos elementos se mencionan a continuación:

• ELEMENTOS DE  FORMA:

Los elementos de forma son aquellos que constituyen el aspecto físico donde va a ser plasmada la información y comprende los siguientes lineamientos:

1. Aspecto Material: se refiere a: el libro, color de la tinta, distribución de las partes de la información (márgenes, espacios y sangrías), nitidez, claridad y pulcritud.

1. El Libro: se utilizarán Libros de Actas, empastados, debidamente foliados (independientemente de la cantidad de folios) y con hojas rayadas de papel blanco, en cualquiera de las presentaciones de sus bases.
2. Color de la Tinta: para el asentamiento de la información se utilizará bolígrafo cuya tinta sea de color negro o azul, quedando prohibido el uso de marcadores de punta fina. En caso de querer resaltar alguna información relevante se podrá utilizar un marcador resaltador en la zona donde se requiere destacar.
3. Distribución de las Partes de la Información:

c.1) Márgenes:

        - Margen Superior e Inferior: el preestablecido en el Libro de Actas.

        - Margen Izquierdo y derecho: el preestablecido en el Libro de Actas.

c.2) Espacios: se escribirá el reporte de forma continua sin dejar líneas y espacios en blanco. Si por alguna razón se dejase una línea o un espacio de la misma en blanco, éste se tachará con un trazado horizontal. Al finalizar dicho  reporte se trazará una línea diagonal que abarque dos líneas, indicando con esto la culminación del reporte del turno.

1. Nitidez: en vista que la información será manuscrita, los rasgos de la escritura deben aparecer nítidos, claros y sencillos para que sean fácilmente legibles.
2. Pulcritud: igualmente el reporte debe distinguirse por su pulcritud. Por lo tanto, éste no podrá contener tachaduras, enmiendas, raspaduras, borrones o correcciones con líquido correctivo. En caso de que exista una equivocación en alguna palabra o información escrita, ésta debe ser tachada trazando una línea horizontal sobre la misma, permitiendo la lectura de la misma y realizar una aclaratoria del equívoco.
3. Claridad: consiste en presentar el escrito de tal manera que sea fácilmente comprensible, sin dar lugar a otras interpretaciones usando para ello palabras sencillas y correctas, debiendo utilizar el lenguaje técnico adecuado, guardando el respeto y la moderación a la hora de redactar el mismo.

1. Aspecto Gramatical: este aspecto no es de menor importancia, pues de él depende la comprensión de la información. El responsable de la redacción ha de procurar en todo momento, el uso correcto de las normas de ortografía.  

• ELEMENTOS DE CONTENIDO:

Son aquellos que comprenden la organización del cuerpo del reporte y será desarrollado en el libro correspondiente para cada funcionario en su guardia.

Establece las siguientes partes:

1. Encabezamiento: deberá ser escrita en dos (2) líneas de forma corrida dejando espacios considerables entre un dato y otro, contendrá la siguiente información:

1. Fecha: se escribirá día (números arábigos), mes (apócope del mes) y año que recibe la guardia.
2. Hora: se anotará en formato de 24 horas (hora militar), la hora y minuto que recibe la guardia.
3. Turno: se especificará el turno de trabajo que se va a laborar, especificando la hora de llegada y salida del mismo.
4. Recibe: se anotará la identificación (nombre y apellido) legible del personal que redactará el reporte

1. Contenido del Reporte: este dependerá del rol que desempeñe cada funcionario y será desarrollado en el libro respectivo para su rol y llevará la siguiente información:

1. Personal asistente e inasistente: esta información solo será escrita por el funcionario que tenga personal a su cargo y especificará el nombre completo y cargo que desempeña el personal que se encuentra de guardia, así como también el personal que esté ausente en su jornada laboral.
2. Contenido General del Reporte: será escrita la información general de las novedades ocurridas en el turno de guardia, resaltando lo que considere de importancia como se explico anteriormente y sin omitir ninguna información.

1. Cierre: los datos que se mencionan a continuación serán anotados una vez terminada la entrega de servicio.

1. Entrega: se anotará la identificación (nombre y apellido) legible del personal que redactó el reporte.
2. Hora: se anotará en formato de 24 horas (hora militar), la hora y minuto que culminó la guardia.

Consideraciones Generales: Se le recuerda a todo el personal, que la entrega de servicio debe hacerse de forma personalizada entre ambas partes, evitando dejar así incertidumbres que atente a la seguridad en la circulación.

ANEXO Nº 1: DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y ELEMENTOS DE CONTENIDO

LEYENDA:

1. Encabezamiento.
2. Contenido General del Reporte.
3. Cierre.

ANEXO Nº 2: CORRECCIÓN DE ERRORES O EQUIVOCOS

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