Entrevista a John Jairo Caicedo. Transcripción

Entrevista a John Jairo Caicedo. Transcripción

ANDRES: Buenos días, mi nombre es Andres Alvarez, nos encontramos acá para hacer una entrevista, con la finalidad de obtener un poco más de información y aprender más sobre la gestión de proyectos. Hoy nos encontramos con John Jairo Caicedo y él nos va a contar un poco más sobre él.

JOHN: Buenos días, mi nombre es John Jairo Caicedo Bolaños, ingeniero de sistemas, especialista en gerencia de proyectos y magister en ingeniería de software. Durante los más de veinte años de experiencia que tengo como profesional, he tenido la oportunidad de trabajar para diferentes empresas, publicas y privadas. Públicas, por ejemplo, para el departamento nacional de planeación, empresa para la cual trabajé durante quince años, y privadas, por ejemplo, trabajé para Movistar durante cinco años. La experiencia en estas dos empresas en particular, fue bastante interesante, porque fue desde todo punto de vista en crecimiento. Entonces, empieza uno, entra desde un nivel bajo, como desarrollador por ejemplo, empecé yo; luego analista de desarrollador, luego gerente de proyectos, y ya tenía un grupo a cargo. Entonces, basado en la experiencia y en todos los años que trabajé allí, por eso me incliné por la parte de gerencia y tuve pues, la oportunidad también de estudiarlo, y graduarme como especialista en gerencia.

ANDRES: Bueno, ahora vamos a proceder con una serie de preguntas, entonces ¿Para usted qué es la gerencia de proyectos?

JOHN: Bueno, eso es un término que podría decir yo, que para cada persona tiene un significado diferente, aunque pues, usted encuentra en los libros y en la documentación una definición estándar, pero siempre me gusta dar un punto de vista muy particular, porque depende como uno lo vive. La gerencia básicamente, consiste en que usted piense como va a ejecutar una tarea, puede ser grande, mediana o pequeña; normalmente tareas grandes, dónde usted necesita hacer una planeación, y luego, durante la ejecución de ese proyecto verificar que todo lo que se está haciendo se hizo de acuerdo al plan. Si por algún motivo, no se está haciendo de acuerdo al plan, existen unas estrategias y unas metodologías, para usted llevar todo nuevamente a su curso o tratar que los impactos al final sean los mínimos. Siempre el objetivo de un proyecto de gerenciarlo, es que, se cumplan los tiempos; tiempos de entrega, tiempos de pruebas, tiempos de desarrollo, y que al final un cliente quede contento con lo que se entrega, porque él también hace su propia planeación, entonces, si tu le dices: “En seis meses va a estar el proyecto terminado”, pero por algún motivo no termina en seis, sino que termina en ocho, esos dos meses de desface, si no están calculados, si no están estimados, pueden generar un impacto negativo al cliente, o sea, no sólo le quedaste mal, sino que el también va a tener que mover otras cosas, es una cadena.

ANDRES: ¿Por qué es tan importante saber gerenciar proyectos?

JOHN: Es bastante importante, incluso también cuando hablo con mis estudiantes, les cuento que es como la vida misma, tu vida es un proyecto. A veces, las personas son muy desordenadas y en la vida van a “lo que vaya saliendo”, tu vida es un proyecto, cualquier cosa es un proyecto y cada vez que lo miras de esa manera, pues requiere de un proceso de planeación, de mirar que cosas vas a hacer, por ejemplo, en mi caso, constantemente estoy estudiando, estoy haciendo certificaciones, más adelante pienso hacer mi doctorado, y ahí vamos. Entonces, todo es planear, es organizar, es mirar que lo que planeaste se esta cumpliendo, sino se cumplió ¿por qué no? Y tener como una ruta clara de las cosas que vas a hacer, entonces es super importante en todos los ámbitos de la vida.

ANDRES: ¿Cuáles son las características esenciales que debe tener un director de proyectos?

JOHN: Bueno, las clasificaría en dos tipos: uno, pues, hay unas características que se llaman “soft skills”, que son como las características blandas, y son las que cualquier persona debería tener, temas de comunicación, tema de buenas relaciones interpersonales, tema del “don de gente” que decimos, es decir, a veces, las personas se creen que por ser gerentes, se pueden pasar por encima de los demás y yo pienso que es todo lo contrario, si tu eres el gerente eres el primero que debe tener el equipo contento y la gente trabajando, pero porque quiere hacerlo, no por presión; ese tipo de habilidades son muy importantes. Claramente las otras habilidades son las relacionadas con capacidades que se aprenden. PMI que es el “Project Management Institute”, ellos son la entidad más grande a nivel mundial que entrena gerentes de proyectos y tienen una certificación que se llama “PMP”, yo soy certificado PMP y son unos cursos súper, súper completos, dónde están los estándares en el mundo de como debería gerenciarse un proyecto. Aunque todo está escrito, digámoslo así, hay unas etapas que se deben cumplir y hay una rigurosidad en unos procedimientos, eso no quiere decir que el proyecto te va a salir exitoso. Pero si son unas herramientas que te garantizan de que, si tú las sigues y las aplicas, hay una gran probabilidad de que tu proyecto termine bien. Entonces esas capacidades hay que tenerlas y hay que entrenarse para eso.

ANDRES: Es importante ya que usted menciona el PMI ¿Cómo es o como fue su experiencia para certificarse como PMI?

JOHN: Sí, me acuerdo, eso fue en dos mil quince, estudié durante tres meses, eso era los fines de semana, hay entes certificadores en cada una de las de ciudades, acá en Bogotá hay varios y pues era allá entrenamiento físico (asistencial), y luego, toca hacer unos simulacros de una prueba que te hacen, sobre los conocimientos adquiridos, todo es teórico-practico,  y al final te toca presentar un examen directamente con la plataforma del PMI y pues si pasas los puntajes mínimos te certifican.

ANDRES: En cuanto al tema de la comunicación ¿Cómo debe manejar la comunicación un gerente?

JOHN: Creó que es uno de los aspectos más importantes. En la gerencia de proyectos hay un tema que se llama: “control de cambios”. Es normal y la gente a veces no lo piensa así, que en un proyecto las cosas se salgan de curso, es normal. Tú tienes un plan, si todos los planes se cumplieran, el mundo fuera perfecto, eso no ocurre en la vida real. Tienes un plan, y el plan precisamente lo que te dice es “todo debería ir por este curso”. Cuando las cosas se empiezan a salir o te das cuenta que se están saliendo de ese curso, hay que volverlas a alinear y la única manera de darse cuenta que eso está pasando es cuando estas en constante comunicación con tu equipo de trabajo. Si tú no hablas con ellos, no conversas, si no estas pendiente, porque no es solo la parte técnica, es también la parte personal. Si una persona, por ejemplo, es clave en el grupo, que tiene unos conocimientos específicos de un tema, está haciendo una tarea y se enferma y no tienes con quién reemplazarlo, pues eso va a generar un trauma en el proyecto. Normalmente debería haber planes de contingencia, entonces tu ya tienes otra persona con un perfil parecido que te puede ayudar, pero digamos que a veces se alinean los planetas y ocurre que, pues, fallo algo, algo falló y la única manera de darte cuenta que ese potencial fallo te puede causar que se desvié el plan de ejecución es conversando con tu equipo de trabajo. Y la conversación lleva a que tomes alternativas y puedas dar solución a tiempo, e incluso antes de que se presenten los problemas.

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