INTERACCIÓN DESDE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

INTERACCIÓN DESDE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Clasificación Documental

La clasificación consiste en agrupar jerárquicamente “los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original” (Cruz Mundet, 1994), es una labor intelectual que hace parte de la organización de los archivos, inicialmente se debe hacer una identificación de las características homogéneas de los documentos teniendo en cuenta el estudio previo a la organización productora, sus procedimientos organizacionales y funciones. La Clasificación es ordenar, es agrupar por características homogéneas la información, de esta forma se establecen sistemas de clasificación acordes a cada organización según la estructura de la institución, su misión y la información encontrada en ella^[1].

Desde otra perspectiva, la clasificación “es la operación mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se van separando, formando conjuntos orgánicos de documentos” (Dupla de Moral, 1997). Así la clasificación a su vez consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con los principios de procedencia y orden original” (Cruz Mundet, 1994).

Según el procedimiento determinado para la organización de la información debe ceñirse a sistemas u “operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para con ello revelar su contenido” (Archivo General de la Nación, 1997), se entiende que el proceso trata completamente la información. Así la finalidad de clasificar es agrupar la información homogéneamente con el fin de recuperarla en el tiempo y poder disponer de ella, apoyándose en un lenguaje documental que representa semánticamente una información procesada.

Por otra parte, la labor archivística a nivel nacional nace de varias motivaciones que llevan a un individuo, un grupo o una institución a la pregunta de: ¿cómo lograr conservar el presente cuando lo mire desde el futuro? ¿Qué documentos debo guardar para analizar el presente en el futuro? ¿Cómo puedo cristalizar el presente para que desde cualquier escenario futuro pueda conocerse con la mayor certeza aquello que hoy se nos aparece como indudable?, en relación con la necesidad de control documental que la sociedad requiere para lograr un marco organizativo considerado, dado a través del desarrollo de diversos procesos cuya finalidad es gestionar la información para asegurar el acceso, garantizar los derechos, difundir la información, crear cultura, apoyar a la investigación y propender por la construcción de una memoria colectiva para el país, se reglamenta con la Ley 80 de 1989, por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

A partir de estos conceptos Schellenberg (Shellenberg, 1987), identifica 2 tipos de clasificación:

• Clasificación funcional: indica las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo, son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al establecer clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas.

• Podrán establecerse las clases o clasificaciones principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre la base de las funciones y las clases elementales y otras agrupaciones de documentos como resultado de cada actividad.

• Clasificación orgánica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con los diferentes departamentos administrativos o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, unidades y demás agrupaciones existentes.

El segundo estará referido a las Series y Sub-series documentales, es decir los testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina. Además de las dependencias, en el cuadro de clasificación deben registrarse las series documentales producidas en ejercicio de las funciones, a las que se les asignará un número siguiendo un orden establecido en cada dependencia, el cual, agregado al de ésta, identificará la serie (Norma Internacional para la Descripción de Funciones, 2014).

La aplicación de los principios archivísticos de procedencia y orden original permite realizar clasificaciones orgánicas, funcionales o mixtas de los fondos documentales, agrupando y jerarquizando los documentos de un fondo con arreglo a unos niveles jerárquicos, de los que se han definido claramente los correspondientes al sub fondo, sección de fondo, serie, sub-serie, unidad de instalación y unidad documental simple o compuesta (Norma Internacional para la Descripción de Funciones, 2014).

De todos ellos, es la serie la más representativa de todas las agrupaciones documentales, que se define como conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgánico, responden a la misma función administrativa, están sujetos al mismo trámite o uso administrativo, y tienen características similares en cuanto al contenido y, a menudo, en cuanto al aspecto externo (Gallego Domínguez & López Gómez, 1991).

La palabra sección es ambigua en cuanto a su significado, por ello se entiende que debe referirse al total del que forman parte. Básicamente se habla de las secciones de un fondo o de las secciones de un archivo. Es un término fuertemente asentado en los Archivos Históricos más antiguos y de mayor tradición; la sección está formada por documentos sistematizados por los archiveros a lo largo del tiempo y agrupados debido a principios relacionados con su llegada al archivo, por los condicionantes de la investigación, y por distintas formas de entender y aplicar el principio de procedencia. Es de clara influencia francesa, y se implantará en España a partir del Congreso de Bruselas de 1910, a través de los escritos de Paz y Espejo (Martínez García, 1999).

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