La O Y M Y La Productividad Enpresarial

La Organización y Métodos y La Productividad Empresarial

Definición:

El avance de la productividad empresarial y todos los evidentes defectos que ésta posee ha puesto en alerta a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración. Es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas unidades de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la organización.

Organización y Métodos es una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las tareas, como disponer procedimientos y como llevar a cabo trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y el máximo de eficacia en los resultados.

Así mismo Organización y Métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios en mejorar la organización y los métodos empleados, su finalidad es asegurar al máximo la eficiencia en los procesos administrativos mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización.

Origen de Organización y Métodos:

La creación de unidades de Organización y Métodos se vinculan a los esfuerzos de una reorganización administrativa tendiente a racionalizar y hacer más eficiente, éstos antecedentes se remontan a 1821

La evolución que ha seguido se puede dividir en dos fases importantes:

1.La primera que abarca el periodo de 1917 a 1964, done inicia la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de unidades de Organización y Métodos en toda la administración.

2. La segunda fase es, a partir de 1965 en donde se dedican a modernizar la administración e introduce las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Funciones:

Las funciones consisten en la orientación general en el conjunto de la administración y se pueden destacar de la siguiente forma:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la empresa.

2. Adecuar la organización y las funciones de la empresa desarrollando actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la empresa en la aplicación de técnicas administrativas.

La Organización y los Procedimientos Administrativos son lineamientos que marcan el fracaso o éxito de una empresa y para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que por su complejidad y especificidad requieren del aporte de especialistas. Una de esas técnicas se orienta a optimizar la eficiencia y la eficacia de los servicios administrativos y ésta es la Organización y Métodos, la cual analiza los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa para el logro de los objetivos establecidos.

La Organización y Métodos surgen como un criterio de Eficientísimo en el uso de los recursos, a fin de racionalizar los gastos e las áreas de servicio orientándose a la Productividad y la Calidad Total.

La idea es mejorar en Calidad Proclividad y Servicio, es aquí donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es la única área de la Organización que ve a la misma como un todo.

Representación de las actividades de Organización y Métodos

.Respecto a la estructura de la Organización

 Estudiar la estructura jerárquica.

 Reordenar los niveles jerárquicos.

 Crear o suprimir órganos.

 Modificar la estructura de la empresa.

Asignación de funciones:

 La descripción del cargo.

 Fijación de tareas para cada función asignada.

 La autoridad y responsabilidad requerida para la función.

 El perfil personal y técnico requerido para desempeñar la función.

Medición del trabajo administrativo:

Es un conjunto de técnicas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello desarrollar las actividades previstas dentro una organización.

Análisis de los procedimientos:

Detección de errores respecto a:

 Control interno.

 Reiteración de trámites.

 Archivos repetitivos.

 Pasos innecesarios.

Responsabilidades del Área de Organización y Métodos:

 Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales,

 Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa.

 Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones, funciones, características de cada puesto de trabajo.

 Proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y destacar la adecuada asignación de responsabilidades y autoridad a dichos sectores

.

 Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en el trabajo administrativo.

 Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios.

 Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseños aprobados.

 Cuidar que la distribución en planta de los puestos de trabajo sea lo más racional posible en relación con los circuitos administrativos que deban satisfacer.

Ventajas de la Organización y Métodos

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un gerente es que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo de indagar las posibles soluciones sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.

Características que debe tener la unidad de Organización y Métodos:

 Tener tiempo de estudiar los problemas y buscar soluciones sin ninguna presión.

 Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

 Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

 Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

La Organización y Métodos como técnica y herramienta para mejorar las operaciones de trabajo

Los Estudios de Organización y Métodos representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.

A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales de la organización, en área o unidades administrativas, se realiza con el fín de considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de trabajo.

Para que los Estudios de Organización y Métodos obtengan los éxitos deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área objeto

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