La comunicación factor estratégico para el éxito de un proyecto.

INDICE

1.        INTRODUCCIÓN        

2.        DESARROLLO        

3.        CONCLUSIONES        

4.        BIBLIOGRAFÍA        

1. INTRODUCCIÓN

Como lo menciona el PMBOK (Project Management Institute, 2013) “Planificar la Gestión de las Comunicaciones es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles”, partiendo de esa definición la necesidad de que la comunicación sea, desde el inicio, una parte integral de las operaciones en el desarrollo de proyectos, ha sido enfatizada por diversos gerentes de proyecto, equipos de trabajo y personas involucradas, quienes han reconocido la importancia de la comunicación como ayuda en la construcción de una base amplia de apoyo para políticas y programas que hacen parte esencial de la estrategia y la cultura de las organizaciones.

Las barreras socio-culturales y una información deficiente dificultan que los integrantes del equipo de proyecto, el patrocinador e interesados (stakeholders) entiendan los beneficios derivados del cambio que produce la ejecución de un buen plan de comunicaciones del proyecto, para y por el proyecto.

La comunicación juega un rol importante al proporcionar oportunidades para que se tomen decisiones de manera concienzuda, sin apasionamientos y con el firme propósito de dar a conocer la realidad del proyecto en todas sus etapas y así poder construir una red de saberes que sean el vehículo para aprender y mejorar como profesionales en la gestión de los proyectos.

En este ensayo se pretende exponer un punto de vista práctico de su aplicación en el ámbito de los proyectos como uno de los elementos estratégicos para alcanzar el éxito de los mismos, sin pretender entrar en el detalle de las técnicas de comunicación.

1. DESARROLLO

Una de las tareas más retadoras y comprometedoras del trabajo del director de proyectos es promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida la consecución de los objetivos, y que estos estén permanentemente alineados con la estrategia de la organización durante la ejecución del mismo hasta su fin. De ahí que la estructuración del plan de comunicaciones se lleve a cabo de forma organizada y consciente respecto a quienes va a ser dirigida, el tipo de información, mecanismos, medios y métodos de distribución, periodicidad y alcance entre otros. Pues este plan es en sí mismo es una estrategia que generará valor al logro de un proyecto exitoso.

En función de lo anterior, el Director de Proyectos debe orientarse por el plan para la dirección del proyecto en el cual proporciona como lo describe el PMBOK (Project Management Institute, 2013) “información sobre cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto”. De igual forma el conocimiento de los interesados, los factores ambientales de la empresa y los activos de los procesos de la organización, ampliarán su base de conocimiento para hacer una ajustada planificación de las comunicaciones requeridas en el proyecto.

Para que las comunicaciones sean estratégicas para el proyecto, el Director de Proyecto debe definir un plan que facilite y promueva la comunicación entre los integrantes del proyecto sean estos internos o externos. Y esta (la comunicación) debe cumplir con una serie de características para que sea efectiva desde el punto de vista de las necesidades de la gestión del proyecto:

• Se recomienda que las comunicaciones sean directas y ajustadas al rol, los objetivos e intereses de cada persona. Esto significa que la información debe ser focalizada en lo que realmente es importante y que afecta el accionar de la persona y del equipo, con el fin de evitar generar confusión y consumo de tiempo innecesario en el estudio de información no relevante para el proceso en particular.
• Es importante dar a conocer el contexto de las solicitudes o información que se transmite, con ello se consigue una mejor comprensión de esta información, una mayor capacidad para asimilar y así aportar y desarrollar el trabajo, en equipo.

• Dado el volumen de información circulante en el proyecto, se deben definir límites que marca el sentido común, esto es; mejor transmitir frecuentemente pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de golpe. Con esto se consigue que el receptor reciba y asimile dicha información. Evitando un contenido “ladrillo” que distrae y no genera valor. Por tanto la información debe ser “la justa y necesaria” dentro de los plazos y calidad establecidos para poder actuar en el momento preciso (en lo posible).

• Debe ajustarse al interesado, esto es, no es lo mismo comunicarse con un miembro del equipo de proyecto que pertenece la organización, que con un proveedor, cliente, consultor o el comité de seguimiento del proyecto; por tanto el mensaje, en expresiones, nivel de detalle, forma, contenido y medio de difusión debe estar ajustado a cada receptor. De ahí la importancia de conocer a los interesados (stakeholders) del proyecto y adaptar en consecuencia las comunicaciones, reflejando tanto los puntos positivos como los negativos relacionados con el proyecto. Es mejor decir que algo va mal y el plan estratégico que se tiene para resolver la situación que no decirlo; la transparencia y confiabilidad como regla.

• El Director de Proyecto debe fomentar que la comunicación tenga una retroalimentación adecuada y para ello debe promover la participación de personas que puedan aportar conocimientos y puntos de vista que favorezcan el trabajo para el logro de los objetivos del proyecto. Especialmente importante en la fase de planificación y al inicio de la ejecución, donde hay un especial interés en descubrir requerimientos y riesgos ocultos.

• Como punto final, tan importante como la información misma, es la selección del medio para establecer la comunicación, pues de este depende en gran medida el volumen, contenido, oportunidad y rapidez con que el Director de Proyecto, equipo de proyecto e interesados se relacionen para reaccionar frente a las demandas y requerimientos propios del proyecto.  

• El Director de Proyecto debe gestionar las comunicaciones desde sus distintas dimensiones (formal o informal, e interna o externa) para que conserve su característica esencial: La de ser un sistema. Que como tal precisa de un tratamiento y una gestión precisa par que genere los resultados esperados.

La comunicación debe ser entendida como un recurso un activo que hay que gestionar para que cumpla sus fines estratégicos de informar y tener un efecto en las relaciones entre los individuos y la contribución que ella en sí misma hace al proyecto.

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