MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS Y

FINANCIEROS

Dosquebradas, Septiembre de 2.000

INTRODUCCIÓN

Una de las etapas avanzadas de los modelos gerenciales basados en la “Gerencia de Procesos” tiene que ver con la standarización de las actividades que conforman los procesos por cada una de las “Unidades Estratégicas de Negocios”. Dichas actividades contienen una serie de pasos obligatorios que se constituyen en los “procedimientos” por cada actividad.

Si bien la serie de procesos organizacionales que conforman la cadena económica de la organización constituyen el punto de contacto de la empresa con sus clientes, debe tenerse en cuenta que ellos parten de un contacto inicial denominado “conocimiento de las expectativas de los clientes” y luego la entrega final del bien o servicio, luego de pasar por la cadena de valor agregado de la compañía, son los procedimientos de las actividades los que logran que la entidad cumpla adecuadamente con cada eslabón de la cadena, los cuales deben estar enmarcados en operaciones que generen calidad, oportunidad, eficiencia, eficacia, economía y autocontrol. Estos procedimientos son el fundamento para lograr la construcción de prerrequisitos que terminan constituyéndose en una “Gestión de la Calidad Total”, conocida mundialmente como Total Quality Management (TQM).

Para el efecto es menester reconocer que “todo trabajo es un proceso conformado por una cadena metódica y secuencial de actividades generadoras de valor, las cuales tienen una serie de pasos y tareas por cada actividad, denominadas procedimientos”.

Entendido así, es fácil deducir que los procedimientos que en sumatoria conforman los denominados “Manuales de Procedimientos”, no reconocen por sí mismos la existencia de las actividades que conforman cada uno de los procesos de las Unidades Estratégicas de Negocios de la organización. En ese entendimiento lógico es concluir que el presente “Manual de Procedimientos” para la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Dosquebradas, por sí solo, no constituye un modelo de “Gestión de la Calidad Total” pero sí refleja las principales tareas y operaciones de las actividades de los procesos más representativo, por lo cual se refiere exclusivamente a los procedimientos administrativos y financieros.

EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

DE DOSQUEBRADAS (RISARALDA)

RESOLUCION NUMERO ....

Por la cual se adopta el “Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros” para la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Dosquebradas (Risaralda).

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE DOSQUEBRADAS,

En usos de sus facultades legales:

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adóptase el presente “Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros” para la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Dosquebradas (Risaralda), a partir del 1° de diciembre de 2.000.

ARTÍCULO SEGUNDO: Los procedimientos administrativos y financieros de las principales actividades que conforman los procesos de la cadena económica de la organización son de obligatorio y forzoso cumplimiento por todos los funcionarios vinculados a la empresa, en especial de aquellos responsables de las actividades conforme a las funciones asignadas. Por lo tanto quien pretermita los procedimientos señalados incurrirá en causal de mala conducta y se hará merecedor a las sanciones establecidas en la normatividad interna vigente o , en su defecto, por la norma aplicable según la naturaleza de la entidad.

ARTÍCULO TERCERO: A partir de la vigencia del presente Manual de Procedimientos, se entenderá que estos producirán como resultado documentos internos de soporte, documentos fuente o Actos Administrativos propiamente dichos a efectos de generar actuaciones públicas soportadas en las normas legales que permitan el reconocimiento de obligaciones y derechos a favor o en contra de la organización. En tal virtud ningún acto será válido ni con él podrá realizarse trámite alguno sin el cumplimiento cabal de los procedimientos aquí establecidos.

ARTÍCULO CUARTO: La presente Resolución surte efectos a partir de la fecha de expedición y publicación.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Dosquebradas (Risaralda) a los quince (15) días del mes de noviembre de dos mil (2.000).

LUZ ENSUEÑO BETANCUR BOTERO

Gerente E.S.P. Domiciliarios de Dosquebradas (Risaralda)

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION.

1. Antecedentes ........................................

MARCO CONCEPTUAL.

I. ACTIVIDADES PRELIMINARES ............................

II. CONSIDERACIONES GENERALES ...........................

1. La Política Fiscal y el Control de los

recursos públicos ..............................

2. El Estado: La Gran Empresa .....................

III. DIAGNOSTICO PRELIMINAR: EL PROBLEMA .................

1. Situación actual ...............................

2. Estructura administrativa actual ...............

a) Matriz de escala salarial .................

b) Organigrama ...............................

MARCO TEORICO.

IV. TECNICAS ADMINISTRATIVAS ............................

1. Desarrollo institucional .......................

2. Cómo aplicar la Reingeniería ...................

V. REQUISITOS MINIMOS DEL SISTEMA

1. Enfoque sistémico ..............................

2. Subsistemas operativos .........................

VI. IDENTIFICACION DE SUBSISTEMAS Y PROCESOS ............

1. Identificación de subsistemas ..................

a) Diseño y rediseño de procesos .............

b) Flujogramas de procesos ...................

c) Fundamentación teórica ....................

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

INTRODUCCION.

1. ANTECEDENTES.

Pasaron muchos años para que en Colombia se diera comienzo a un verdadero proceso de organización financiera para las entidades del sector público que involucrara el aspecto más determinante para el control como es el sistema contable.

Para el montaje de un óptimo sistema administrativo y financiero no basta con un catálogo de normas. Para garantizar un adecuado manejo gerencial es indispensable diseñar en diagramas de recorrido los respectivos flujos de la información que se requiere para la toma de decisiones. Estos diagramas detallan las actividades y tareas que debe soportar la información como también señalan cuáles funcionarios son los directamente responsables de tal o cual labor y trabajo para obtener una serie de documentos resúmenes de la información que son, en últimas, la base para las transacciones contables.

Como consecuencia del diseño de los sistemas de información, útiles para el proceso administrativo y financiero, se hace necesario replantear completamente los formatos de papelería actualmente utilizados para que se adecuen perfectamente a los nuevos requerimientos del manejo de la información. Estos formatos están sencillamente descritos en el texto del presente documento como soporte de cada uno de los respectivos formatos.

Como se desprende del planteamiento conceptual incluido en los primeros acápites del desarrollo del trabajo se utilizó una nueva técnica administrativa denominada "Reingeniería de Procesos" que en lenguaje sencillo significa partir de lo óptimo en los manejos de la información y los procedimientos administrativos y financieros actuales. Se partió de la base de la necesidad de manejo de información de la entidad con sus correspondientes registros contables para diseñar los flujogramas de la información y formatos de papelería. Se consideró que era la técnica de mejor aplicación para el montaje del sistema de control interno y considero haber acertado.

En la parte final del documento se dan una serie de sugerencias y recomendaciones sobre aspectos relevantes en la aplicabilidad del sistema diseñado y en el futuro manejo de la información. Sin embargo, de ellas puedo recalcar la imperiosa necesidad de adoptar una política permanente de capacitación a la totalidad de los funcionarios de la empresa con el objeto de lograr un cambio de actitud sobre el nuevo modelo y a su vez crear una cultura organizacional de eficiencia en el manejo y suministro de la información necesaria para la toma de decisiones y la aplicabilidad de la política gerencial.

2. JUSTIFICACIÓN.

Dado que en el Estado y fundamentalmente en las entidades prestadoras de servicios públicos del país no ha existido un Sistema de Control Interno con sus correspondientes manuales, el control administrativo y financiero se ha supeditado exclusivamente al manejo presupuestal, por lo que es necesario complementarlo con los demás los procedimientos que, adicional

...