Manual De Funciones Vy Procedimientos

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DOCUMENTALES.

INTRODUCCION

Cuando hablamos de gestión documental debemos decir que son todas las normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización; al hablar de el manual de funciones y operaciones que se debe manejar debemos hablar de un instrumento de trabajo que contiene el conjunto d normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basado en los respectivos procedimientos, sistemas, norma y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para el desarrollo de esa rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa.

Este manual es realizado para que cada uno de los trabajadores que aquí desempeñen sus labores sepan que hay unas normas estipuladas de trabajo y conozcan cuales deben ser sus funciones según sea el cargo que desempeñen.

El conocimiento de las funciones y de los derechos que cada trabajador tiene permiten que se sientan más cómodos y analicen si es o no una persona capaz y con los conocimientos suficientes para labora en esta empresa, a los empleadores para saber a ciencia cierta qué tipo de trabajadores requiere para cada área y saber cuál es el perfil profesional que necesita buscar al tener un vacante en su empresa, también para manejar perfectamente su documentación, y si en algún caso sucediera un caso extremo con algún empleado tener cono demostrar ante las autoridades la manera en que se trabaja en su empresa.

JUSTIFICACIÓN

Este manual se crea con el fin de servirle de apoyo a la empresa para la selección adecuada de su personal, para saber cuáles deben ser las habilidades que debe tener el personal que aquí trabaje, el conocimiento de cómo serán tratados los documentos, para que tanto los empleados como la empresa conozca las funciones que cada empleados deberá desarrollar cotidianamente, para que los clientes puedan ver si es necesario como serán tratados sus archivos, cuál será el proceso que se le dará, para demostrar la absoluta regularidad de la gestión desde la perspectiva legal, fiscal, histórica y confidencial.

Para aclarar que el procedimiento que se realizara en toda la gestión será el mismo (clasificación-organización-descripción) estos serán los deberes de los empleados sin dejar atrás la confidencialidad a la que todos nuestros clientes tiene derechos.

OBJETIVO GENERAL.

Dar a conocer cuáles serán exactamente las actividades que se realizaran dentro de la empresa, según cada dependencia y cuál será el manejo adecuado que se le dará a cada cliente que desee que le prestemos nuestros servicios.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

A. El conocimiento de la actividad a realizar por cada empleado.

B. Darle a conocer a nuestros clientes el manejo que se le dará a sus archivos.

C. Estar revisando con exactitud si las actividades se están realizando como lo estipula la norma.

D. Conocer cuáles son los tiempos que se manejan para la realización de cada actividad.

E. Saber si se cuenta o no con el personal capacitado idóneamente para la realización de las funciones especificas.

F. Por medio de este manual utilizar estrategia de trabajo para ofrecer un excelente servicio de calidad a nuestros clientes.

G. Si se llevara a tener falencias en el sistema saber concretamente cual es el punto que esta fallando.

GENERALIDADES DE LA PRESTACION DE SERVICIOS DOCUMENTALES

QUIENES SOMOS

Somos una empresa con el objeto de prestar servicios archivísticos y brindar soluciones integrales a las encomiendas de los clientes a nivel departamental, prestándoles asesoría y apoyo estratégico orientado a optimizar los procesos archivísticos.

La Gestión Documental se ha convertido en una ventaja competitiva en el mercado empresarial. Así, la automatización del sistema de archivo físico, brinda una serie de beneficios que permiten a la organización, enfocar sus esfuerzos en la gestión diaria, logrando altos niveles de productividad y disminución en costos.

NUESTROS CLIENTES

La empresa Serviarchivos S.A ha prestado sus servicios a empresas de todos los sectores industriales y económicos, formando una alianza sólida y permanente con sus clientes.

Empresas multinacionales

Sector del gobierno

Sector de salud

Sector educación

Sector financiero

Industria manufactura

Sector comercial

Compañías aseguradoras

Sector farmacéutica

NUESTROS SERVICIOS

Soluciones para las empresas

El uso de la información, para la toma de decisiones, establecer indicadores de gestión, conocer la situación actual y pronosticar el futuro de las organizaciones. De igual forma, la generación de información al interior de las organizaciones, requiere de un manejo estratégico y organizado de todos los tipos de documentos que se necesitan para dar continuidad a la gestión diaria.

Sin embargo, el aumento en los costos e improductividad que se derivan del manejo del archivo físico, se evidencia cada vez más en las organizaciones:

Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar, y distribuir documentos.

La producción de papel en la oficina típica está creciendo anualmente un21%.

Se estima que del 15 al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.

Un empleado administrativo gasta 400 horas anuales (25% tiempo improductivo), buscando, imprimiendo, y enviando documentos.

CUALES SON LOS DEBERES DE NUESTROS CLIENTES

Deber de cancelar el pago oportunamente de los servicios prestados.

Deber de participar como ciudadanos.

Deber de usar adecuadamente el servicio.

MARCO INSTITUCIONAL

OBJETO DE LA EMRPESA

SERVIARCHIVOS S.A. es una empresa que brinda soluciones tecnológicas y archivísticas en el manejo de encomiendas, implementando servicios integrales de información.

La empresa fue creada y conformada por profesionales especializados en el archivo, con experiencia en el área de gestión documental y de la información.

Constituimos nuestro equipo de trabajo por profesionales altamente calificados para ofrecer productos y servicios de alta calidad, siguiendo instrucciones específicas del usuario, desempeñándonos con responsabilidad, eficacia y eficientemente.

Ofrecemos seguridad en las actividades dadas por el conocimiento y la experiencia de nuestro personal innovando en la tecnología, y así mismo suministrando los recursos necesarios para la información de nuestra empresa.

MISIÓN

Prestar servicios integrales de gestión documental, adoptado especialmente a las necesidades de nuestros clientes enmarcando mejoramiento continuo, buscando rentabilidad y satisfacción tanto para los clientes como para la empresa.

VISION

Para el año 2016 ser un excelente aliado en el diseño y ejecuciones integrales de gestión archivística, que generen valor y mejoramiento en la competitividad de nuestros clientes.

OBJETIVO

Ser una empresa prestadora de servicios archivísticos, manejando el servicio de archivo y encomiendas que nos solicitan los clientes a nivel nacional, la metodología y procedimiento que requieren en la ejecución del programa gestión documental y la normatividad archivística legal vigente, para garantizar el flujo de la información, obteniendo así mejor productividad de las empresas

POLÍTICAS DE LA EMPRESA

Estamos comprometidos en el perfeccionamiento de nuestros servicios, basándonos en las normas vigentes establecidas, enfocándonos a prestar un buen servicio productivo y humano.

Garantizar el mejoramiento mediante capacitaciones permanentes para nuestros empleados.

Implementar nuevas tecnologías aplicando las normas y criterios archivísticos establecidos en la ley 594 de 2000.

Prestar servicios de asesoría y administración documental, garantizando a nuestros clientes oportunidad, seguridad y confidencialidad.

ORGANIGRAMA NIVEL JERARQUICO DE LA EMPRESA

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA

PROCESO DE SOLICITUD DEL CLIENTE

Además de los procesos de atención de solicitudes de nuestros servicios, la organización debe definir los procedimientos necesarios para atender otro tipo de solicitudes relacionadas con el portafolio

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