Manuales De Funciones, Procesos Y Procedimiento.

TABLA DE CONTENIDO

PAG.

1. INTRODUCCIÓN 3

2. JUSTIFICACION 4

3. OBJETIVOS 5

3.1. OBJETIVO GENERAL 5

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 5

4. MANUAL PROCEDIMIENTOS 6

4.1. Objetivos del manual de procedimientos 7

4.2. Importancia del manual de procedimientos 8

4.3. Ventajas del manual de procedimientos 9

4.4. Conformación del manual 10

4.5. Presentación del manual para su aprobación y sociabilización 14

4.6. Revisión y actualización 16

4.7. Aplicación del manual 17

4.8. Macro procesos apoyados a través del manual de procedimientos 18

5. MANUAL DE FUNCIONES 19

5.1. Objetivos del manual de funciones 20

5.2. Importancia del manual de funciones 21

5.3. Ventajas del manual de funciones 22

5.4. Desventajas del manual de funciones 23

5.5. Como se elabora un manual de funciones 24

5.6. Estructura de los manuales de funciones 25

5.7. Formas de realizar el desarrollo del manual de funciones 26

5.8. Características del manual 28

6. GLOSARIO 29

7. CONCLUSIÓN 30

8. BIBLIOGRAFÍA 31

INTRODUCCÓN

Toda empresa requiere un sistema o método de planeación para el desarrollo de sus objetivos, la toma de decisiones, el cumplimiento de sus actividades y la organización general de sí misma.

Un medio por el cual pueden llegar a cumplir con todos los puntos planteados anteriormente son los manuales, ya que al implementarlos permiten conocer el funcionamiento interno de cada departamento, sección, u oficina. Facilitando la ubicación y orientación del personal, además que permite establecer clara determinación en las funciones y responsabilidades de cada cargo, facilitando así la comprensión de cada área organizacional que integra a la empresa.

JUSTIFICACIÓN

Dentro de las empresas encontramos un sin número de herramientas que nos facilitan el trabajo diario, es necesario tener conocimientos sobre estas para lograr un mejor desempeño en el ámbito laboral; una de estas herramientas son los manuales administrativos los cuales son de gran importancia ya que nos facilita la comprensión y orientación del personal permitiéndonos asi establecer claras determinaciones en las funciones y responsabilidades a cada cargo.

En el presente trabajo se realiza con el fin de tener un mayor conocimiento sobre los manuales anteriormente mencionados.

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

 Conocer los diferentes instrumentos de trabajo por medio de los cuales se describe la forma como están organizadas las empresas para cumplir con su objetivo laboral, clasificando los grados de dependencia de cada área administrativa que la integra y sus relaciones de autoridad y dependencia.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identificar los diferentes manuales, sus ventajas y desventajas al ser empleados en una empresa.

 Diferenciar el uso de cada uno de estos manuales.

 Conocer la estructura de los manuales de procedimiento, proceso y función.

 Identificar la importancia de cada uno de estos manuales en una empresa.

4. DEFINICION MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

4.1. OBJETIVOS DEL MANUAL PROCEDIMIENTO

- Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.

- Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la gestión departamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la gestión institucional).

- Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente gestión del capital humano como recurso que agrega valor a los servicios prestados en el municipio de Valparaíso.

- Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada Área, Departamento, Sección, Oficina, etc...

4.2 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

• Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistémica).

• Interviene en la consulta de todo el personal.

• Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como; la simplificación de trabajo como; análisis de tiempos, delegación de autoridad, eliminación de pasos, etc.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria (Paradigmas).

• Determina de forma sencilla las responsabilidades por fallas hechas bajo paradigmas.

• Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y estudio de desempeño.

• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades, regulando a su vez la carga laboral.

• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

4.3 VENTAJAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

• Facilita la uniformidad de control con el cumplimiento de la rutina de trabajo sin permitir arbitrariedad.

• Permite evaluar la operatividad de las unidades de negocios.

• Facilita las labores de las auditorias

• Es de gran ayuda para el entrenamiento de personal nuevo dentro de la

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