Manual de organizacion y funciones

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

GERENCIA GENERAL

1. DE LA GERENCIA GENERAL

1.1 OBJETIVO

La Gerencia General tiene como propósito, organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo del BANMAT, de acuerdo a la política institucional establecida por el Directorio y su Presidencia.

1.2 FUNCIONES GENERALES

A la Gerencia General le competen las siguientes funciones:

a) Proponer al Directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos, organización, estrategias y objetivos empresariales.

b) Evaluar el logro de objetivos y el desempeño de las Gerencias y Oficinas a su cargo.

c) Dirigir las acciones de mejora y rediseño de procesos del negocio, la calidad del servicio y de la productividad empresarial.

d) Supervisar los procesos de colocación y recuperación de los préstamos del BANMAT.

e) Supervisar la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicios concernientes a la gestión institucional.

f) Dirigir y coordinar las relaciones de cooperación internacional e interinstitucional.

g) Dirigir la implementación de las disposiciones del Directorio y la Junta General de Accionistas.

h) Disponer la implementación de las medidas correctivas resultantes de las Auditorías realizadas.

i) Delegar las atribuciones necesarias para la mejor marcha de la institución.

j) Desempeñar otras funciones fijadas por el Estatuto Social y el Directorio.

1.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Y COORDINACION

La Gerencia General depende directamente del Directorio y su Presidencia.

El Gerente General ejerce autoridad sobre el personal a su cargo, siendo responsable del cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a la Gerencia General.

La Gerencia General por la naturaleza de sus funciones, mantiene coordinación interna con el Directorio, Presidente del Directorio, Gerencias y Oficinas del BANMAT; y en el ejercicio de sus funciones, mantiene coordinación externa con el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, Ministerio de Economía y Finanzas y demás Empresas, Entidades o Instituciones Públicas o Privadas que así se requiera.

1.4 ESTRUCTURA DE CARGOS

La Gerencia General cuenta con los siguientes cargos:

UNIDAD ORGANICA / CARGOS

GERENCIA GENERAL

Gerente General

Asesor Gerencia General

Secretaria Gerencia General

Auxiliar Administrativo

Chofer Resguardo

Chofer Vehículo

Especialista Seguridad

Técnico Seguridad

Departamento de Imagen Institucional

Especialista de Promoción y Relaciones Publicas

Asistente Comunicaciones

2. DE LOS CARGOS

NOMBRE DEL CARGO : GERENTE GENERAL

FINALIDAD DEL CARGO

Organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo del BANMAT, en concordancia con la política y objetivos institucionales establecidos por el Directorio, ejerciendo su representación legal.

FUNCIONES

a) Proponer al Directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos, organización, estrategias y objetivos empresariales.

b) Participar en las sesiones del Directorio con voz pero sin voto.

c) Evaluar el desempeño de las Gerencias y Oficinas a su cargo, acorde a la política y objetivos institucionales establecidos.

d) Dirigir y supervisar las acciones de mejora y rediseño de procesos del negocio, la calidad del servicio y la productividad empresarial.

e) Dirigir y coordinar las relaciones de cooperación internacional e interinstitucional.

f) Dirigir la implementación de las disposiciones del Directorio y la Junta General de Accionistas.

g) Disponer la implementación de las medidas correctivas resultantes de las auditorías realizadas.

h) Delegar las atribuciones que sean necesarias para la mejor marcha institucional.

i) Desempeñar otras funciones fijadas por el Estatuto Social y el Directorio.

RELACIONES

Reporta a : Presidente del Directorio

Supervisa a : Gerentes de Línea/ Gerentes de Apoyo

Jefes de Oficina

Asesor Gerencia General

Secretaria Gerencia General

Especialista Seguridad

Jefe Departamento de Imagen Institucional

NOMBRE DEL CARGO : ASESOR GERENCIA GENERAL

FINALIDAD DEL CARGO

Asesorar, Ejecutar y coordinar las actividades especializadas en soporte a la Gerencia General.

FUNCIONES

a) Absolver consultas relacionadas con su especialidad.

b) Realizar estudios e investigaciones sobre mejora y rediseño de procesos del negocio, la calidad del servicio y de productividad empresarial.

c) Revisar y/o estudiar documentos administrativos y emitir informes técnicos especializados.

d) Participar en comisiones y reuniones de trabajo.

e) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General.

RELACIONES

Reporta a : Gerente General

Supervisa a : No Aplicable

NOMBRE DEL CARGO : SECRETARIA GERENCIA GENERAL

FINALIDAD DEL CARGO

Ejecutar actividades de apoyo secretarial y administrativas que conlleven un grado de responsabilidad y confiabilidad, requeridos por la Gerencia General.

FUNCIONES

a) Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Gerencia General, a través del sistema de Tramité Documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo general y confidencial correspondiente.

b) Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento pertinente.

c) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Gerencia General, coordinando las reuniones y citas respectivas.

d) Tomar dictados taquigráficos, redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones, así como mecanografiar o digitar los textos encargados.

e) Llevar el manejo y efectuar la rendición de fondos de la Caja Chica de Gerencia General.

f) Efectuar el requerimiento y distribuir los útiles de oficina de la Gerencia General, efectuando el control de los mismos.

g) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por el Gerente General.

RELACIONES

Reporta a : Gerente General

Supervisa a : Auxiliar Administrativo

Chofer Resguardo

Chofer de Vehículo

NOMBRE DEL CARGO : AUXILIAR ADMINISTRATIVO

FINALIDAD DEL CARGO

Ejecutar actividades de apoyo administrativas con cierto grado de complejidad, responsabilidad y confiabilidad.

FUNCIONES

a) Distribuir documentos de la Gerencia General.

b) Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente.

c) Recoger los materiales y útiles de oficina de la Gerencia General.

d) Efectuar labores de limpieza y desinfección de los ambientes físicos e instalaciones de la Gerencia General y Presidencia, incluyendo los servicios higiénicos.

e) Efectuar las acciones referentes a la eliminación de los desechos, resultado de su labor de limpieza.

f) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas.

RELACIONES

Reporta a : Secretaria Gerencia General

Supervisa a : No aplicable

NOMBRE DEL CARGO : CHOFER RESGUARDO

FINALIDAD DEL CARGO

Conducción y reparación sencilla de vehículos motorizados

FUNCIONES

a) Conducir vehículos motorizados, realizando ocasionalmente viajes interprovinciales

b) Cumplir con el Reglamento de Transito y las normas internas de la Institución, informando sobre las ocurrencias sucedidas en el itinerario de trabajo.

c) Efectuar el mantenimiento y/o reparaciones mecánica sencillas del vehículo a su cargo, solicitando aquellas de mayor complejidad al área respectiva informando sobre las ocurrencias en el itinerario de trabajo.

d) Informar sobre el recorrido, ocurrencias, consumo de combustibles y operatividad del vehículo o equipo a su cargo.

e) Realizar otras funciones que le sean asignadas.

RELACIONES

Reporta a : Secretaria Gerencia General

Supervisa a : No aplicable

NOMBRE DEL CARGO : CHOFER VEHICULO

FINALIDAD DEL CARGO

Conducción y reparación sencilla de vehículos motorizados u otros.

FUNCIONES

a) Conducir vehículos, realizando ocasionalmente viajes interprovinciales.

b) Cumplir con el Reglamento de Transito y las normas internas de la Institución, informando sobre las ocurrencias sucedidas en el itinerario de trabajo.

c) Operar el equipo pesado de acuerdo a instrucciones.

d) Efectuar el mantenimiento y/o reparaciones mecánicas sencillas del vehículo o equipo a su cargo, solicitando aquellas de mayor complejidad.

e) Informar sobre el recorrido, ocurrencias, consumo de combustible y operatividad del vehículo o equipo a su cargo.

f) Realizar otras funciones que le sean asignadas.

RELACIONES

Reporta a : Secretaria de Gerencia

Supervisa a : No aplicable

NOMBRE DEL CARGO : ESPECIALISTA SEGURIDAD

FINALIDAD DEL CARGO

Organizar, dirigir y supervisar el desarrollo de las actividades de seguridad, adoptando medidas preventivas para eliminar o neutralizar todo tipo de riesgo y peligro

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