Operacion De Grupos

o Operaciones de Grupos & Convenciones

Hay que tener en cuenta que hay una diferencia entre una prospectacion y un cierre de ventas, el primero es un cliente potencial y el segundo es cuando este cliente ha dado un anticipo y el grupo se concreta. Cuando existan corporativos de ventas regionales es necesario de llevar un control de grupos con el fin de optimizar el chart de ocupación, el proceso es el siguiente

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o Operaciones de Grupos & Convenciones

o Apertura de Grupos para el chart

 ｷ  Nombre

 ｷ  Empresa/agencia/Mayorista

 ｷ  Fecha de Entrada y Salida

 ｷ  No de Habitaciones

 ｷ  Cortesías Confirmadas

 ｷ  Precio pactado por habitación o por persona

 ｷ  De acuerdo al plan del hotel ( all, b&b, ep, Map, Fap )

 ｷ  Status del grupo ( Tentativo o definitivo )

 ｷ  Fecha de tiempo limite

o Esta información se tomara en cuenta para reportes semanales en el Chat de grupos, el procedimiento administrativo será el siguiente

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Confirmación de Grupo Una ves autorizado el espacio por el encargado del chart de grupos elaborara su carpeta de grupos, la autorización no deberá de pasar de 24 hrs. en caso de no contar con espacio se le dará fechas disponibles. Al momento de recibir el primer deposito antes del tiempo limite se deberá de realizar un FORMATO DE GRUPO con la misma información solamente anexando las políticas de grupos & cancelación así como fechas de deposito y copia del mismo ( ficha bancaria o transferencia )

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Operación Interna Una ves recibido el primer deposito el grupo pasa de tentativo a definitivo pasando copia del mismo a reservaciones para que lo ingrese al sistema y se otorgue un numero de confirmación, esta información la deberá de verificar el ejecutivo a cargo con el fin de corroborar que los datos sean correctos.

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La hoja de seguimientos debe de ir del lado derecho y arriba toda la información, durante el tiempo previo a la llegada del grupo el ejecutivo de ventas será el responsable de todos los seguimientos y cancelaciones, hasta llegar las fechas establecidas y recibir la lista de acomodo y el programa del grupo. Si hay oficinas regionales estas deberan enviar toda la información para poder aumentar la información en la carpeta de grupos.

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Seguimiento El seguimiento se realizara vía telefónica, personal o mail con el fin de cuidar el grupo y estar al tanto de sus necesidades o cambios del mismo así como estar al tanto de los tiempos limites y que estén en la cuenta bancaria del hotel Requerimientos especiales Cualquier petición como negociación de tarifa, aumento de cortesía, descuento en ayb deberá ser autorizada por la gerencia

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Visita de Inspección Como parte de la negociación se podrá ofrecer al cliente la posibilidad de una visita de inspección con el fin de que conozca las instalaciones y el servicio del hotel, se deberá de programar fecha, hora y no de personas para que un ejecutivo ya se de ventas o de grupos los reciba y los realice el recorrido por las áreas claves del hotel. Una ves confirmada la fecha se dara trato VIP ( amenidades especiales, upgrade en caso de haber espacio, carta de bienvenida, ect )

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La finalidad de la visita es corroborar datos, revisar programa, verificar salones depósitos del grupo y programa del mismo así como de preferencia el rooming list tentativo. Una ves recibida la información se le enviara posteriormente para su revisión y aprobación se dará copia al ejecutivo de ventas encargado del grupo para su conocimiento

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Una ves que el cliente informa o deposita se realizara la carta contrato que es la misma información antes descrita pero con las cláusulas de depósitos y cancelaciones aunando el bloqueo del grupo y firmado por parte del cliente. Programa del Grupo En caso de existir necesidades del cliente se desarrollara este programa en forma cronológica desde la llegada hasta la salida del cliente, aquí se pone información en caso de haber cargo adicional. Instructivo de grupo El gerente de grupos deberá elabora y distribuir el instructivo con un mínimo de 3 días antes de

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