Organización De Un Hotel

¿Qué Es Organización De Un Hotel?

Ámbitos laborales: En hotelería existen dos grandes ámbitos laborales, el Front y el Back, el primero está enfocado a la atención al huésped y tiene como finalidad hacerlo sentir como en su casa o su oficina, atendiendo hasta el mínimo posible sus necesidades de alojamiento, comida, confort y seguridad, así como proporcionar todo lo necesario para que los negocios que realice se puedan llevar a cabo con éxito. El Back en cambio es la parte dedicada a la administración, control de los bienes y manejo del personal del hotel, así como del mantenimiento de las instalaciones del mismo, todas ellas orientadas a garantizar que los departamentos del Front puedan cumplir con su función, pero también a vigilar que se cumplan con las políticas de control y estándares de calidad estipulados desde la dirección general misma o por la dirección corporativa, de tratarse de éste el caso.

Las áreas tradicionales del Hotel: A su vez, éstos dos grupos están divididos en grandes áreas cuya finalidad es la de agrupar los departamentos por funciones específicas, llamadas de nivel Ejecutivo porque en ellos recae la responsabilidad de la “operación” y/o “administración”, siendo estas: Dirección General, División Cuartos, Alimentos y Bebidas, Recursos Humanos, Mantenimiento, Ventas y Administración, en algunos casos cuando un departamentos de servicio es tan grande o especializado como por ejemplo un Spa o un departamento de Sistemas, éstos se conceptual izan como un área de nivel ejecutivo, todos ellos generando y requiriendo información para una adecuada toma de decisiones y una mejor administración de sus recursos humanos y materiales.

Las necesidades de información: Para que los servicios al huésped se realicen de forma más eficiente, es necesario que la información sea lo más completa y fidedigna posible, siendo los departamentos como Reservaciones, Recepción, Banquetes o Grupos y Convenciones, quienes por tener el primer contacto con el cliente, son en quienes recae la responsabilidad de las decisiones tomadas a su vez por los departamentos como Conserje o Botones, Ama de Llaves, Cajas y Teléfonos, entre otros, donde el error por equivocación u omisión podría repercutir en un aspecto grave de decisión o servicio mal comprendido o mal realizado, originando con ello la pérdida de un cliente o una cuenta muy importante.

El complejo mundo del Servicio: El servicio, en suma, es el principal motor y bandera de un hotel, sin un eficiente personal que garantice la satisfacción del cliente, no habrá instalación moderna o suntuosa que retenga a un huésped, sin embargo, también es importante que las instalaciones, tarifas de habitaciones, costos por servicios y aspectos de limpieza y seguridad estén a la altura de lo que el hotel ofrece y que el huésped espera recibir. Para ello la informática ha permitido hoy en día la simplificación de procesos, procedimientos y hasta eliminado funciones mediante la automatización que proporciona más información, control y recursos a los departamentos que directamente interactúan en beneficio de éste servicio, como es el caso de la comunicación simplificada de huéspedes de un grupo llegando, o bien la atención ágil en el servicio del restaurante o la calidad y eficacia en la atención de un evento apoyado en un sistema de información oportuno.

Las fusiones y la nueva estructura: La hotelería de hoy en día, apoyado en sistemas de información que simplifican los procedimientos de trabajo, le ha permitido crear un nuevo concepto laboral, donde varias funciones se simplifican y en otros casos las funciones de dos puestos se integran en uno solo, éste es el caso de departamentos como Compras y Almacén, como Auditoria Nocturna y Recepción Nocturna o bien Auditoria de Ingresos y Contabilidad., Recursos Humanos y Nómina, todo ello sin que se deteriore el servicio, sino más bien reintegrándolos y simplificándolos, permitiendo que la comunicación sea más ágil y la depuración de funciones mejore las estructuras de organización, donde la informática es la herramienta que permite ser más eficiente.

División De Un Hotel

Área Administrativa:

Contabilidad: Este sistema permite tener los controles necesarios para manejar la información financiera con elementos modernos; permite contar con las herramientas necesarias para una oportuna toma de decisiones; se obtiene la información financiera en el momento en que se necesite y le auxilia a cumplir con la responsabilidad fiscal con rapidez y eficiencia.

Cuentas por cobrar: En este módulo se controla la cartera de clientes del Hotel de manera automática, comprende este sistema las operaciones provenientes de huéspedes y compañías a quienes se otorga crédito, así como de renta de salones, celebraciones y eventos diversos. Permite el sistema obtener reportes en el momento en que desee de manera actualizada, logrando eliminar una doble captura y la posibilidad de errores en la misma.

Cuentas por pagar: El sistema de cuentas por pagar, proporciona un medio dinámico y preciso para el registro y control de las operaciones realizadas con proveedores y proporciona, además, a los administradores de la función de proveedores, suficiente información para sus actividades de análisis y planeación, así como apoyo para la optimización del flujo de efectivo.

Inventarios Los objetivos de este sistema son proporcionar información actualizada que permite mejorar la toma de decisiones y reducir el inventario, así como mantener un estricto control de las operaciones en el Hotel.

Alimento y bebidas Este sistema permite el control de movimientos de artículos de centros o áreas de servicio como son traspasos entre cocinas, traspasos entre cocinas y bares, bajas de mercancías y devoluciones a almacén; también lleva control del consumo de empleados y de comandas expedidas en el área de servicio.

Área Operativa:

Registro de huéspedes Este módulo contempla en control de huéspedes en proceso de registro y a los ya registrados; además controla el manejo de las habitaciones dentro del Hotel.

Caja o facturación Es responsable principalmente del manejo de cargos en línea, a folios de huéspedes en el Hotel o de no huéspedes, de la actualización automática del archivo para auditoría, impresión y visualización de folios bajo demanda y conexión con los sistemas de punto de venta en los diferentes centros de servicio.

El Módulo de Reservaciones Se encargado de reservaciones, de atender personalmente los llamados

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